Le cadre juridique du Dossier Médical en Santé au Travail (DMST) a été récemment actualisé par la loi n° 2021-1018 du 2 août 2021. Cette loi vise à renforcer la prévention en santé au travail et attribue au Service de Prévention en Santé au Travail (SPSTi) la responsabilité du fichier DMST. Le SPSTi est donc tenu de respecter les règles de protection des données, notamment en ce qui concerne la collecte, la durée de conservation et l’accès aux informations.
Contenu du DMST
Le DMST est un fichier qui contient des informations personnelles sensibles sur l’état de santé des travailleurs. Ces informations sont collectées lors de visites médicales régulières et ne peuvent être conservées que si elles servent à prévenir toute altération de la santé du travailleur. Le RGPD impose un régime particulier pour la gestion de ces données sensibles.
Durée de conservation
Il n’y a pas de règles spécifiques dans le code du travail concernant la durée de conservation du DMST. Cependant, pour les travailleurs exposés à des risques particuliers, des règles spécifiques s’appliquent. Le SPSTi doit donc déterminer une durée de conservation adaptée en fonction de divers critères, notamment les risques professionnels.
Confidentialité et accès
Le secret professionnel, et en particulier le secret médical, protège les informations contenues dans le DMST. Seules les personnes autorisées peuvent y accéder. Des mesures techniques doivent être mises en place pour garantir la sécurité et la confidentialité de ces données.
Partage des informations
La loi permet un dispositif d’accès et de partage des informations entre le Dossier Médical Partagé (DMP) et le DMST, à condition que le travailleur donne son consentement. Ce partage est encadré et ne peut être effectué que par des professionnels de santé habilités.
Règles de droit
Un grand nombre d’informations utilisées par les services de santé au travail (SPSTi) concernent l’état de santé des travailleurs et figurent dans leur dossier médical en santé au travail (DMST).
La loi n° 2021-1018 du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail a donné un nouveau cadre juridique au DMST.
Le SPSTi est le responsable du fichier (responsable de traitement) utilisé aux fins de gérer le DMST. Il est juridiquement responsable de la bonne application des règles en matière de protection des informations contenues dans le DMST en ce qui concerne l’étendue des informations personnelles recueillies sur les travailleurs, leur durée de conservation, le contrôle de la gestion des accès par les personnels du SPSTi, la définition de mesures de sécurité à mettre en œuvre, etc.
En pratique
Contenu du DMST
Le DMST est un fichier contenant des informations personnelles ayant pour finalité de prévenir toute altération de la santé du travailleur du fait de son activité professionnelle et d’assurer son suivi médical.
Seules des informations répondant à cet objectif, recueillies notamment à l’occasion des visites de prévention et de suivi (renouvelées au maximum tous les cinq ans), de suivi individuel renforcé (renouvelées au maximum tous les quatre ans), ou de pré-reprise, peuvent être enregistrées et conservées dans le DMST.
Les informations personnelles présentes dans le DMST sont considérées comme sensibles par le RGPD car elles comprennent des informations personnelles concernant l’état de santé des travailleurs. Leur collecte, leur utilisation et leur conservation obéissent par conséquent à un régime particulier.
Le tableau ci-dessous recense par catégories les informations susceptibles d’être présentes dans le DMST (les exemples ne constituent pas une liste exhaustive des informations pouvant être traitées) :
| Catégories d’informations | Exemples d’informations personnelles pouvant être collectées dans le DMST |
| Informations socio-administratives | Nom, prénom, date et lieu de naissance pour identifier le travailleur et écarter tout risque d’homonymie Employeur Historique des rendez-vous avec le SPSTi Identifiant national de santé (INS) Situation personnelle ou familiale (par exemple, pour intégrer les facteurs de fatigue/risque hors travail tels que les aidants familiaux) Information du travailleur sur ses droits et recueil de son consentement en ce qui concerne les règles applicables au « volet santé au travail » de son dossier médical partagé (DMP) |
| Emploi occupé/activité professionnelle | Profession actuelle Horaires de travail et modalités des trajets entre son domicile et son lieu d’activité professionnelle Description des activités ou tâches effectuées permettant d’identifier les risques Risques identifiés : nature des nuisances (physiques, chimiques, biologiques, organisationnelles, autres) Secteurs d’activité et professions antérieures |
| Santé du travailleur | Qualification de travailleur handicapé ou notion d’invalidité Grossesse Risques psycho-sociaux (intégrant les facteurs de fatigue/risque hors travail) Antécédents médicaux personnels, notamment ceux présentant un intérêt pour le suivi de la santé du travailleur ou en lien avec un accident de travail, une maladie professionnelle ou une maladie à caractère professionnel (taux d’IPP) Etat vaccinal pour les vaccinations obligatoires Résultat de l’examen clinique réalisé Examens complémentaires demandés par le médecin du travail |
| Appréciation des expositions auxquelles le travailleur est soumis (en tenant compte des études de poste, des fiches de données de sécurité transmises par l’employeur, du document unique d’évaluation des risques professionnels et de la fiche d’entreprise) | Ensemble des données d’exposition du travailleur à un ou plusieurs facteurs de risques professionnels : contraintes physiques (ex. : manipulations de charges) environnement physique (ex. : agents chimiques dangereux) rythme de travail (ex. : travail de nuit) Tout autre information portant sur l’exposition à un risque professionnel que le professionnel de santé du SPSTi estime de nature à affecter l’état de santé du travailleur |
| Propositions et avis des professionnels de santé du SPSTi | Proposition d’amélioration ou d’adaptation du poste de travail, de reclassement, etc. Echanges avec l’employeur et le travailleur concernant les mesures individuelles d’aménagement, d’adaptation ou de transformation du poste de travail ou des mesures d’aménagement du temps de travail |
ATTENTION !
Pour chaque travailleur, l’identifiant du DMST est le numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques (NIR) utilisé comme INS. L’utilisation de l’INS est strictement encadrée par les articles L. 1111-8-1, R. 1111-8-1 et suivants du code de la santé publique ainsi que le référentiel consacré à l’INS (arrêté du 27 mai 2021).
ATTENTION !
Seules les informations nécessaires au suivi du travailleur peuvent être utilisées. Celles touchant à l’intimité de sa vie privée (religion, orientation sexuelle, opinions politiques, etc.) ne sont pas nécessaires au SPSTi pour exercer ses missions. A ce titre, elles ne doivent en principe pas être collectées.
Durée de conservation du DMST
Il n’existe pas, dans le code du travail, de règles concernant la durée de conservation du DMST.
En revanche, pour les travailleurs susceptibles d’être exposés à des risques particuliers, il existe dans ce code des règles spécifiques imposant soit la tenue d’un dossier médical spécial soit une durée de conservation spécifique du DMST. Quand un dossier médical spécial est tenu, mention doit en principe en être faite dans le DMST.
Il est donc recommandé d’appliquer le dispositif suivant :
- concernant les DMST des travailleurs non exposés à des risques particuliers, il revient au SPSTi en tant que responsable du fichier de retenir une durée de conservation adaptée, tenant compte au plan de la réglementation sur la protection des données personnelles du principe de minimisation (seules les informations personnelles adaptées, pertinentes et limitées doivent être conservées dans le DMST) et de l’obligation de conserver ces informations pour une durée limitée et adaptée permettant de garantir le suivi sanitaire des travailleurs et la protection de leurs intérêts particuliers notamment au plan de la prévention et de la reconnaissance des risques professionnels ;
- concernant les dossiers des travailleurs exposés à des risques particuliers, le SPSTi doit respecter les durées de conservation prévues dans le code du travail.
Le tableau ci-dessous recense les différentes durées de conservation à appliquer aux dossiers médicaux des travailleurs (dossier médical spécial ou DMST) exposés à des risques particuliers.
| Nature du risque | Durée de conservation des informations |
| Agents biologiques pathogènes (art. R. 4426-9 du code du travail) | Conservation du dossier médical spécial pendant une durée de 10 à 40 ans, après la fin de la période d’exposition |
| Agents chimiques dangereux et amiante (art. R. 4412-55 et R. 4412-95 du code du travail) | Conservation du dossier médical durant 50 ans, après la fin de la période d’exposition |
| Rayonnements ionisants (art. R. 4451-83 du code du travail) | Conservation du DMST jusqu’au moment où le travailleur a ou aurait atteint l’âge de 75 ans et, en tout état de cause, pendant une période d’au moins 50 ans après la fin de la période d’exposition |
| Réalisation de travaux en milieu hyperbare (art. 35 du décret n° 90-277 du 28 mars 1990) | Conservation du dossier médical spécial pendant 20 ans au moins |
ATTENTION !
Un décret en Conseil d’Etat, pris après avis de la CNIL, doit venir fixer les modalités de mise en œuvre du DMST. Des précisions et/ou modifications seront peut-être apportées concernant la durée de conservation du DMST.
Transmission des informations présentes dans le DMST
Les informations enregistrées dans le DMST sont protégées par le secret professionnel, et en particulier le secret médical.
La règle du secret médical impose que le SPSTi ne transmette les informations personnelles contenues dans le DMST des travailleurs que dans le cadre d’un accès autorisé, sous peine de voir cette transmission qualifiée de violation de données. Elle impose, au plan technique, la mise en place de mesures garantissant la sécurité et la confidentialité des informations et une politique stricte de gestion des habilitations et des accès.
Afin de garantir l’échange, le partage, la sécurité et la confidentialité des informations relatives à la santé des travailleurs dans leur DMST, les systèmes d’information, les services ou les outils numériques destinés à être utilisés par les professionnels de santé exerçant au sein des SPSTi doivent être conformes aux référentiels d’interopérabilité et de sécurité élaborés par l’Agence du Numérique en Santé.
Les personnes pouvant accéder aux informations contenues dans le DMST sont strictement définies par les textes.
Enfin, la loi n° 2021-1018 du 2 août 2021 reconnaît la contribution de la santé au travail à la santé publique. Elle prévoit un dispositif d’accès et de partage des informations contenues dans le dossier médical partagé (DMP) et le DMST.
Focus sur le dispositif d’accès et de partage des informations contenues dans le DMP et le DMST
Le DMP comporte un volet relatif à la santé au travail dans lequel sont versés les éléments du DMST du travailleur, nécessaires au développement de la prévention ainsi qu’à la coordination, à la qualité et à la continuité des soins.
Ce volet ne peut être complété que si le travailleur, préalablement informé, a donné son consentement. Les catégories d’informations susceptibles d’y être collectées sont définies par la Haute Autorité de santé, dans le cadre de recommandations de bonnes pratiques.
Le médecin du travail chargé du suivi de l’état de santé du travailleur peut accéder à son DMP et alimenter le volet relatif à la santé au travail, sous réserve que le travailleur donne son consentement exprès après avoir été informé préalablement de sa possibilité de restreindre l’accès au contenu de son DMP.
Le travailleur peut s’opposer à l’accès du médecin du travail chargé du suivi de son état de santé à son DMP. Ce refus ne constitue pas une faute et n’est pas porté à la connaissance de l’employeur.
Le volet relatif à la santé au travail du DMP est accessible, uniquement à des fins de consultation, aux professionnels de santé appartenant à l’équipe de soins participant à la prise en charge habituelle du travailleur (en dehors du contexte professionnel), à la condition que le travailleur préalablement informé y consente.
Liste des questions à se poser :
- De quelles informations sur le travailleur le professionnel de santé du SPSTi a-t-il vraiment besoin pour prévenir une altération de son état de santé et assurer son suivi ?
- Une procédure d’information et de recueil du consentement des travailleurs est-elle mise en place concernant les règles applicables au « volet santé au travail » du DMP ?
- Quelles informations du DMST est-il nécessaire d’intégrer dans le volet « santé au travail » du DMP (si le travailleur a donné son accord) ?
- Les mesures mises en place pour assurer la sécurité et la confidentialité des informations personnelles contenues dans le DMST sont-elles conformes à la règlementation sur la protection des données personnelles et aux référentiels d’interopérabilité et de sécurité élaborés par l’Agence du Numérique en Santé ?
- Les professionnels peuvent-ils accéder, au regard de leurs missions, aux informations recueillies dans le DMST ?
- Une procédure de gestion des habilitations et des accès est-elle mise en place entre les professionnels qui partagent des informations contenues dans le DMST ?
- Les professionnels de santé du SPSTi utilisent-ils une messagerie sécurisée pour échanger des informations sur l’état de santé des travailleurs ?
Références
- Articles 5, 32 et 35 du RGPD
- Articles L. 1111-15 et s. du code de la santé publique
- Articles L. 4624-8 et s. du code du travail
- Guide sur la sécurité des données personnelles (septembre 2018)
Informations nécessaires pour le suivi du travailleur
Le professionnel de santé du SPSTi a besoin d’informations spécifiques sur l’état de santé du travailleur, ses antécédents médicaux, les résultats de ses examens médicaux et les conditions de son environnement de travail. Ces données sont essentielles pour évaluer les risques auxquels le travailleur est exposé et pour mettre en place des mesures de prévention.
Procédure d’information et de consentement pour le DMP
Il est crucial qu’une procédure d’information et de recueil du consentement soit mise en place. Le travailleur doit être informé des règles applicables au « volet santé au travail » du DMP et donner son consentement explicite pour le partage de ses informations médicales.
Informations à intégrer dans le DMP
Les informations du DMST qui sont pertinentes pour la prévention et le suivi médical du travailleur devraient être intégrées dans le « volet santé au travail » du DMP. Cela peut inclure des données sur les examens médicaux, les vaccinations, les expositions à des risques professionnels, etc., toujours avec le consentement du travailleur.
Conformité des mesures de sécurité
Les mesures de sécurité pour protéger les informations du DMST doivent être conformes à la réglementation sur la protection des données personnelles et aux référentiels d’interopérabilité et de sécurité de l’Agence du Numérique en Santé. Cela inclut des mesures techniques et organisationnelles pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données.
Accès aux informations du DMST
L’accès aux informations contenues dans le DMST est strictement réglementé. Seuls les professionnels de santé habilités et ayant une raison valable liée à leur mission peuvent accéder à ces données.
Gestion des habilitations et des accès
Une procédure de gestion des habilitations et des accès doit être mise en place pour réguler qui peut accéder aux informations du DMST. Cette procédure doit être documentée et régulièrement mise à jour.
Utilisation d’une messagerie sécurisée
Il est fortement recommandé que les professionnels de santé du SPSTi utilisent une messagerie sécurisée pour échanger des informations sensibles sur l’état de santé des travailleurs. Cela fait partie des bonnes pratiques pour garantir la confidentialité et la sécurité des données.
