Spsti droits des salariés suivis : Le Service de Prévention en Santé au Travail (SPSTi) a des obligations spécifiques pour garantir les droits des personnes concernées en matière de données personnelles. Voici un résumé des mesures clés :
Obligation de Transparence
Le SPSTi doit informer les personnes concernées sur la manière d’exercer leurs droits, conformément à son obligation de transparence.
Droits Fondamentaux
- Droit d’accès : Les personnes peuvent accéder à leurs informations personnelles.
- Droit de rectification : Les personnes peuvent demander la correction d’informations inexactes ou incomplètes.
- Droit d’effacement : Les personnes peuvent demander l’effacement de leurs données dans certaines conditions, par exemple, si les données ne sont plus nécessaires ou si leur traitement est illicite.
- Droit à la limitation : Les personnes peuvent demander à « geler » l’utilisation de leurs données, notamment si elles contestent leur exactitude ou si elles souhaitent les conserver pour des raisons légales.
Droits Complémentaires
- Droit d’opposition : Si le fichier est basé sur l’intérêt légitime du SPSTi, la personne concernée a le droit de s’opposer à l’utilisation de ses données.
Procédures en Pratique
Lorsqu’une demande d’exercice d’un droit est reçue, le SPSTi doit suivre une procédure en cinq étapes. Il est recommandé de collaborer avec le délégué à la protection des données pour définir les rôles et les étapes de gestion de la demande.
Exceptions et Délais
- Des frais raisonnables peuvent être demandés pour des demandes particulières.
- En cas de demandes complexes ou nombreuses, le délai de réponse peut être prolongé à trois mois, à condition d’informer la personne concernée.
Vérification de l’Identité
Le SPSTi ne doit pas systématiquement demander une pièce d’identité pour vérifier la qualité du demandeur, surtout si d’autres moyens de vérification sont disponibles.
Règles de droit
Les travailleurs ainsi que les autres personnes concernées (personnels des services de santé au travail (SPSTi), clients des SPSTi interentreprises, etc.) disposent de droits afin de garder la maîtrise de leurs informations personnelles. Le SPSTi doit leur expliquer comment les exercer dans le cadre de son obligation de transparence. Par ailleurs, lorsqu’elles exercent leurs droits, les personnes concernées doivent obtenir une réponse avant un mois.
Dans le cadre des fichiers mis en œuvre par les SPSTi, les personnes concernées disposent d’un socle de droits. Elles peuvent ainsi :
- accéder à leurs informations personnelles;
- demander à ce qu’elles soient rectifiées ;
- les faire effacer ;
- les « geler » c’est-à-dire les maintenir en l’état (droit à la limitation).
Ces droits permettent aux personnes concernées de prendre une part active dans la gestion des informations personnelles les concernant :
Parallèlement à ce socle de droits, les personnes concernées peuvent disposer de droits complémentaires conditionnés au fondement légal du fichier, c’est-à-dire à la justification permettant de le mettre en œuvre.
En pratique
Lorsqu’il reçoit une demande d’exercice d’un droit, le responsable du fichier (généralement le SPSTi) doit procéder en cinq étapes :
Afin de pouvoir être en mesure de répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées dans les délais prévus par les textes, il est recommandé de définir une procédure en collaboration avec le délégué à la protection des données afin de :
- définir les rôles de chacun pour être en mesure de répondre aux personnes concernées, notamment les travailleurs ;
- encadrer temporellement les différentes étapes de gestion de la demande.
A NOTER !
Si par principe, aucun paiement ne peut être exigé, des frais raisonnables liés à une demande particulière (par exemple, demande d’une copie supplémentaire) pourront être demandés dans des situations exceptionnelles.
De plus, si la demande d’exercice d’un droit est complexe à traiter ou si le SPSTi doit faire face à de nombreuses demandes, il peut lui fournir une réponse dans un délai de trois mois au lieu d’un, sous réserve qu’il l’en ait informée et qu’il lui ait présenté les motifs justifiant le report de sa réponse.
ATTENTION !
S’agissant de la vérification de la qualité du demandeur, le SPSTi ne doit pas automatiquement demander une pièce d’identité à une personne concernée souhaitant exercer un droit (par exemple, lorsqu’un travailleur utilise sa messagerie électronique professionnelle sécurisée pour effectuer une demande d’exercice des droits, il n’apparaît pas nécessaire de demander un justificatif d’identité supplémentaire).
Pour aller plus loin
Justification de l’Utilisation des Informations Personnelles
La première étape est de déterminer la base légale pour le traitement des données personnelles. Cela peut être une obligation légale, l’exécution d’un contrat, ou un intérêt légitime. La base légale détermine quels droits les personnes concernées peuvent exercer. Par exemple, si le traitement est basé sur le consentement, la personne a le droit de retirer son consentement à tout moment.
Information des Personnes Concernées
Il est impératif d’informer les personnes concernées de leurs droits et des modalités pour les exercer. Cette information doit être claire, concise et facilement accessible. Elle peut être fournie via une politique de confidentialité ou directement lors de la collecte des données.
Encadrement des Rôles et Étapes en Interne
Pour être en mesure de répondre aux demandes dans un délai d’un mois, il est crucial de définir une procédure interne. Cela inclut la désignation des responsables pour chaque étape du processus et la mise en place d’un système pour suivre les demandes. Une collaboration étroite avec le délégué à la protection des données est recommandée.
Explication des Éléments Techniques
Lorsqu’une demande d’accès ou de copie des informations est faite, il est important d’expliciter tous les éléments qui pourraient ne pas être compris par la personne concernée, comme les sigles ou abréviations. Cela garantit que la personne a une compréhension complète de ses données.
En suivant ces étapes, vous serez non seulement en conformité avec le RGPD, mais vous renforcerez également la confiance et la transparence avec les personnes concernées.
Références
- SPSTI : Comment le Service de Prévention en Santé au Travail informe-t-il les personnes concernées de l’utilisation de leurs informations personnelles ?
- SPSTi : Quelles informations peuvent être collectées par un Service de Prévention en Santé au Travail ?
- SPSTi : Quelle est la durée de conservation des fichiers constitués par le Service de Prévention en Santé au Travail ?
