Transmission DMST / Dossier Médical en Santé au Travail entre le SPST

Lorsque le salarié change d’entreprise ou lorsque l’entreprise modifie son service de prévention et de santé au travail (SPST), il est indispensable d’assurer la continuité du suivi médical. Le DMST, ou dossier médical en santé au travail, contient des informations déterminantes pour l’évaluation et la protection de la santé du salarié étudions les les réglés de Transmission DMST.

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La transmission de ce dossier d’un SPST à un autre s’effectue sous certaines conditions légales, en veillant à respecter la vie privée du salarié et son droit d’opposition.

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1. Demande de transmission du DMST par le nouveau SPST

1.1. Information et absence d’opposition du salarié

Le nouveau SPST peut demander la transmission du DMST à l’ancien SPST, à condition que le salarié ait été informé préalablement de cette démarche et qu’il n’ait pas exprimé d’opposition auprés de l’ancien service.

À retenir : L’ancien SPST reste le responsable initial du DMST. C’est donc à lui de recueillir et d’enregistrer la position du salarié concernant la transmission.

1.2. Rôle de l’ancien et du nouveau SPST

• Ancien SPST : informe le salarié, vérifie qu’il n’y a pas d’opposition et, le cas échéant, transmet le DMST.

Comment faire ?

Objet : Information relative à la transmission de votre Dossier Médical en Santé au Travail (DMST)

Madame, Monsieur,

Vous relevez désormais d’un nouveau service de prévention et de santé au travail (SPST). Dans le cadre de la continuité de votre suivi, nous pouvons être amenés à transmettre votre Dossier Médical en Santé au Travail (DMST) à ce nouveau SPST.

Conformément aux dispositions légales, nous souhaitons vous informer de cette démarche. Vous disposez d’un droit d’opposition : si vous ne souhaitez pas que votre dossier soit transmis, nous vous invitons à nous le faire savoir avant le [date limite : jj/mm/aaaa]. Passé cette date, et en l’absence d’opposition de votre part, nous procéderons à la transmission sécurisée de votre DMST.

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Pour exercer votre droit d’opposition, vous pouvez nous contacter :

• • • • Par courrier, à l’adresse suivante : [Adresse du SPST actuel]
      • Par e-mail, à [adresse e-mail de contact]

À défaut d’opposition, seules les informations strictement nécessaires à la continuité de votre suivi médical seront transmises par nos soins. Nous vous rappelons également que toutes les actions de consultation, de modification ou de transmission de votre DMST sont tracées et restent soumises au secret médical.

Pour toute question ou précision complémentaire, n’hésitez pas à nous contacter au [numéro de téléphone] ou par e-mail.

Nous vous remercions de votre attention et restons à votre disposition.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

[Nom et qualité du signataire]
Service de prévention et de santé au travail (SPST)
[Coordonnées complètes]

 

• Nouveau SPST : sollicite la transmission et reçoit le dossier uniquement si aucune opposition n’a été formulée.

Exemple de courrier pour une personne idividuelle

Objet : Demande de transmission du Dossier Médical en Santé au Travail (DMST)

Madame, Monsieur,

Nous avons le plaisir de vous informer que [Nom du salarié] relève désormais de notre Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST). Dans le cadre de la continuité de son suivi médical, nous souhaiterions récupérer son Dossier Médical en Santé au Travail (DMST), conformément aux dispositions de l’article R. 4624-45-7 du Code du travail.

Afin de respecter la législation en vigueur, nous vous prions de bien vouloir confirmer qu’aucune opposition n’a été exprimée par [Nom du salarié] quant à la transmission de son DMST. À défaut d’opposition, nous vous remercions de bien vouloir nous transmettre, par le canal sécurisé de votre choix, l’intégralité du DMST dans un délai de [XX jours] à compter de la réception de ce courrier.

Nous restons bien entendu à votre disposition pour toute information complémentaire ou tout échange quant aux modalités sécurisées de transmission. Vous pouvez nous joindre par téléphone au [Numéro de téléphone] ou par e-mail à [Adresse e-mail].

Dans l’attente de votre retour, nous vous remercions de votre collaboration et vous prions de croire, Madame, Monsieur, en l’expression de notre considération distinguée.

[Nom et qualité du signataire]
Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST)
[Coordonnées complètes]

Exemple de courrier pour une entreprise adhérente

Objet : Demande de transmission groupée des Dossiers Médicaux en Santé au Travail (DMST) – Changement de SPST

Madame, Monsieur,

Nous vous informons que l’entreprise [Nom de l’entreprise] relève désormais de notre Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST). Afin d’assurer la continuité du suivi médical de l’ensemble des salariés de cette entreprise, nous souhaiterions, conformément à la réglementation en vigueur (article R. 4624-45-7 du Code du travail), récupérer les Dossiers Médicaux en Santé au Travail (DMST) de chacun d’entre eux.

Nous vous prions, dans un premier temps, de bien vouloir confirmer qu’aucun salarié n’a exprimé d’opposition à la transmission de son DMST. Si tel est le cas, nous vous remercions de procéder à la transmission de l’ensemble des dossiers à notre service, par un canal de communication sécurisé, dans un délai de [XX jours] à compter de la réception de la présente demande.

Nous restons naturellement à votre disposition pour toute question complémentaire ou précision concernant les modalités de transmission, la sécurisation des échanges ou la prise en compte d’éventuelles oppositions tardives. Vous pouvez nous contacter :

• • • • Par téléphone au [Numéro de téléphone]
      • Par e-mail à [Adresse e-mail]

Dans l’attente de votre retour, nous vous remercions pour votre coopération et vous prions de croire, Madame, Monsieur, à l’assurance de notre considération distinguée.

[Nom et fonction du signataire]
Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST)
[Coordonnées complètes]

Exemple de procédure à mettre en place

La procédure insiste sur les points de vigilance clés : respect du secret médical, information du salarié, droit d’opposition, traçabilité et délais légaux.

1. Objectif de la procédure

• Assurer la continuité du suivi médical du salarié à l’occasion d’un changement de Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST).
• Respecter la réglementation (article R. 4624-45-7 du Code du travail et articles L. 1110-4 et R. 1110-1 et suivants du Code de la santé publique) en matière de confidentialité et de secret médical, le guide CNIL de 2022 et les secrets de 2024.
• Préserver les droits du salarié, notamment son droit d’opposition à la transmission de son DMST.
• Garantir la traçabilité de toutes les actions menées (consultations, modifications, transmissions).

2. Domaine d’application

Cette procédure s’applique à :

1. Tout DMST détenu par un SPST souhaitant le transférer ou devant le transmettre, à la demande d’un nouveau SPST.
2. Tout DMST qu’un SPST doit récupérer, à la demande d’une entreprise adhérente (en cas de changement de SPST) ou d’un salarié transféré individuellement.

3. Cadre légal et référentiels

• Code du travail :
  • Article R. 4624-45-7 (information du salarié et absence d’opposition).
  • Dispositions relatives aux expositions professionnelles (R. 4412-55, R. 4426-9, R. 4451-83).
• Code de la santé publique :
  • Article L. 1110-4 (secret médical).
  • Articles relatifs à l’hébergement des données de santé.
• Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) :
  • Principe de minimisation des données.
  • Responsabilité du responsable de traitement (ancien SPST), obligations du nouveau SPST (destinataire).
  • Guide CNIL 2024

4. Responsabilités et acteurs

1. Ancien SPST (Responsable du traitement initial du DMST)
   • Informer le salarié de la possibilité de transmission de son dossier.
   • Recueillir l’opposition éventuelle.
   • Transmettre le DMST au nouveau SPST si aucune opposition n’a été exprimée.
   • Conserver le DMST si le salarié s’y oppose ou s’il ne dépend plus d’aucun SPST.
2. Nouveau SPST
   • Initier la demande de transmission auprès de l’ancien SPST (pour un salarié individuel ou pour tous les salariés d’une entreprise adhérente).
   • Vérifier que le salarié n’a pas exprimé d’opposition.
   • Recevoir et intégrer le DMST dans son système, en veillant au secret médical et aux règles de traçabilité.
3. Salarié
   • Peut accepter ou refuser la transmission.
   • Bénéficie d’une information claire sur la finalité de la transmission et ses droits.
4. Entreprise adhérente (dans le cas d’un changement global de SPST)
   • Peut accompagner la mise en relation avec l’ancien SPST et le nouveau SPST.
   • Doit informer collectivement ses salariés de l’éventuel changement de SPST, sans toutefois accéder aux DMST, qui sont couverts par le secret médical.

5. Déroulement de la procédure

5.1. Transférer un DMST (Ancien SPST -> Nouveau SPST)

1. Information du salarié
   • L’ancien SPST doit informer le salarié, par tout moyen traçable (courrier, mail, etc.), de la demande de transmission de son DMST au nouveau SPST.
   • Le salarié dispose d’un délai raisonnable pour exprimer son opposition.
   • L’ancien SPST précise que, sans opposition formelle avant ce délai, le DMST sera transmis.
2. Recueil d’éventuelles oppositions
   • Le salarié peut informer l’ancien SPST (par courrier, e-mail, etc.) qu’il refuse la transmission de son DMST.
   • Toute opposition reçue doit être documentée (date, moyen de contact, identité du salarié).
   • En cas d’opposition, seul un résumé minimal (liste des vaccinations, résultats de tests tuberculiniques, etc.) peut être transmis, si la réglementation l’autorise.
3. Transmission sécurisée
   • Passé le délai d’opposition, si aucune opposition n’est exprimée, l’ancien SPST envoie le DMST au nouveau SPST.
   • Le transfert doit se faire via une messagerie sécurisée, conforme aux exigences de confidentialité (par exemple, une messagerie de santé agréée).
   • Avant l’envoi, l’ancien SPST vérifie que le DMST ne contient que les informations strictement nécessaires. Les données concernant des tiers doivent être anonymisées ou supprimées si elles ne sont pas indispensables.
4. Traçabilité des actions
   • L’ancien SPST conserve la preuve de l’information envoyée au salarié, ainsi que la date de la transmission.
   • Le nouveau SPST enregistre la date de réception et l’identité de la personne qui intègre le DMST dans le système.
5. Archivage
   • L’ancien SPST mentionne dans son registre des traitements la date de transmission et le destinataire du dossier.
   • Le nouveau SPST met à jour son registre pour intégrer ce nouveau traitement de données.

5.2. Récupérer un DMST (Nouveau SPST -> Ancien SPST)

1. Demande de récupération
   • Le nouveau SPST formule une demande officielle auprès de l’ancien SPST, précisant l’identité du salarié ou de l’ensemble des salariés d’une entreprise adhérente.
   • Il demande à l’ancien SPST de confirmer l’absence d’opposition.
2. Validation de la non-opposition
   • L’ancien SPST vérifie dans ses registres ou dans sa documentation que le salarié n’a pas exprimé d’opposition.
   • En l’absence d’opposition, l’ancien SPST procède à la transmission sécurisée du DMST.
3. Intégration du DMST
   • À réception, le nouveau SPST intègre le dossier dans son système d’information médicale.
   • Il applique son propre protocole de confidentialité et de traçabilité (enregistrement de la date, de la personne ayant réalisé l’import, etc.).
4. Cas d’une transmission groupée pour une entreprise adhérente
   • Le nouveau SPST peut envoyer une liste de l’ensemble des salariés concernés.
   • L’ancien SPST confirme, pour chacun, qu’aucune opposition n’a été exprimée.
   • La transmission se fait individuellement ou par lots, en veillant à la sécurisation et à la traçabilité.
5. Mise à jour du registre
   • Le nouveau SPST documente la réception du DMST dans son registre des traitements (ou module de suivi).
   • Toute anomalie ou donnée manquante doit être signalée à l’ancien SPST.

6. Points de vigilance

1. Opposition du salarié : Le nouveau SPST ne recueille pas l’opposition (c’est un rôle de l’ancien SPST). S’il reçoit une opposition par erreur, il doit la transmettre sans délai à l’ancien SPST.
2. Secret médical : Seul le personnel médical (médecin du travail, infirmiers) ou l’équipe médicale spécialisée doit accéder au DMST.
3. Données de tiers : Avant la transmission, anonymiser ou supprimer les références à d’autres salariés si ces informations ne sont pas utiles au suivi du titulaire du DMST.
4. Traçabilité : Horodater les accès et les transmissions, conserver la preuve de l’information du salarié, noter la date de réception par le nouveau SPST.
5. Durée de conservation : Respecter les délais légaux (généralement 40 ans, mais susceptibles d’extensions selon les risques professionnels ou d’abrègement en cas de décès, etc.).
6. Hébergement des données : Si le SPST fait appel à un hébergeur de données de santé (HDS), s’assurer que ce dernier respecte les dispositions du Code de la santé publique.

7. Traçabilité et registres

• Registre des traitements : Mentionner la finalité « transmission ou récupération du DMST », la base légale (respect d’une obligation légale, R. 4624-45-7), la durée de conservation et les catégories de destinataires.
• Registre des oppositions : Conserver la preuve de chaque opposition (date, moyen de réception, identité du salarié).
• Registre des sous-traitants : Le cas échéant, si un hébergeur est utilisé, l’indiquer avec les mesures de sécurité prises.
• Compte-rendus d’audit : Garder une trace des contrôles internes ou externes (audits, vérifications de conformité).

8. Archivage et contrôle

1. Archivage
   • Les documents d’information transmis au salarié (courrier, email) doivent être conservés.
   • Les éléments de preuve (capture d’écran, export, logs informatiques) sur le transfert ou la réception du DMST doivent être conservés pendant la durée légale.
2. Contrôle interne
   • Programmer des vérifications régulières de la procédure (audits internes) pour s’assurer que toutes les étapes sont bien respectées.
   • Corriger rapidement les écarts (non-respect du délai d’information, absence de traçabilité, etc.).
3. Contrôle externe
   • En cas de contrôle ou d’audit (par exemple, SPEC 2217 ou inspection de l’autorité compétente), mettre à disposition la procédure, les registres et toute preuve de bonne application (traçabilité, oppositions gérées, modes de sécurisation).