Lorsque l’on parle de protection des données, le délégué à la protection des données (DPO) occupe une place centrale. Dans un monde qui devient de plus en plus sensible aux violations et aux risques liés à la protection des données, les entreprises sont encouragées à externaliser leur délégué à la protection des données afin d’assurer que leurs activités sont en adéquation avec les réglementations et directives locales et internationales. Pour ce faire, les DPO externalisés doivent comprendre leurs missions et obligations afin de garantir une protection optimale des données. En tant que moteur primaire pour l’application correcte du règlement européen sur la protection des données (RGPD), le DPO externalisé joue un rôle central dans la gestion de toutes les opérations liées à la confidentialité et au respect de la vie privée.

Le rôle du délégué à la protection des données (DPO) au sein d’une entreprise

Un délégué à la protection des données DPO est un atout inestimable pour toute organisation. Sa connaissance approfondie des lois et réglementations relatives à la confidentialité des données, ainsi que sa capacité à identifier les risques potentiels, permettent aux entreprises de mieux se conformer aux exigences du RGPD en matière de protection des données. De plus, les entreprises ont la possibilité d’externaliser leurs besoins en DPO, ce qui leur permet de bénéficier d’une vision professionnelle sans avoir à consacrer des ressources à la formation ou à la gestion de ce poste au sein de l’entreprise. En définitive, le délégué à la protection des données DPO externalisé joue un rôle essentiel dans la mise en place de mesures efficaces de sécurité des données.

DPO interne ou externe : quelle est la différence ?

Un DPO peut être embauché en interne ou externalisé. Un DPO externalisé dispose généralement d’une plus grande expertise, car il bénéficie de plus d’expérience pratique accumulée. Cependant, tout dépend de la taille et de la structure de votre organisation ainsi que du budget dont vous disposez. Toutefois, un DPO externalisé peut être une excellente option pour toute entreprise, grande ou petite. Non seulement il ou elle a plus d’expérience à faire valoir, mais il ou elle dispose également d’un plus grand nombre de connaissances dans d’autres secteurs, ce qui peut s’avérer inestimable lorsqu’il s’agit de la conformité en matière de protection des données.

L’accès à un ensemble de compétences diversifiées permet d’élaborer de meilleures stratégies et de prendre des décisions adaptées à chaque scénario d’entreprise. L’externalisation des services d’un DPO permet à une organisation d’avoir une confiance totale dans le RGPD et garantit que les conseils et l’assistance technique les plus appropriés sont toujours disponibles.

Les missions du DPO

En plus de s’assurer que votre organisation respecte les normes du RGPD, le DPO externalisé doit également veiller à ce que les processus soient mis en œuvre pour garantir que toutes les questions relatives à la protection des données sont adressées et traitées de manière appropriée. Les principales missions du DPO sont :

• Informer et conseiller sur toutes les questions relatives au RGPD, 
• Veiller à la bonne application du règlement, 
• Vérifier les évaluations d’impact sur la protection des données (DPIA), 
• Servir de point de contact pour les autorités de contrôle telles que l’APD/CPVP en Belgique ou la CNIL en France, 
• Traiter les plaintes et les litiges des personnes concernées,
• Donner des conseils sur les obligations en matière de “privacy by design” et de “privacy by default”. Elles seront également consultées en cas de violation de données (fuites, par exemple). 

Afin de garantir la conformité de votre entreprise aux exigences du RGPD, vous pouvez choisir d’externaliser un DPO ayant une expertise dans ce domaine. Cependant, cette liste est non exhaustive car vous pouvez confier à votre délégué à la protection des données d’autres tâches qui ne soient pas en conflit avec ces missions obligatoires. Leur mission consiste également à veiller à ce que votre entreprise applique correctement la loi RGPD pour protéger toutes les informations personnelles sensibles afin que vos employés, clients, partenaires commerciaux et fournisseurs ne souffrent pas de pertes ou de dommages causés par une mauvaise gestion des informations confidentielles.

Les obligations du DPO

Les obligations du délégué à la protection des données DPO externalisé sont claires : il doit fournir des processus et des procédures et veiller au respect des politiques internes en matière de protection des données. Cela garantit la conformité avec le RGPD et fournit une plateforme aux entreprises pour qu’elles respectent leurs obligations légales. De plus, des formations doivent être dispensées et mises à jour régulièrement afin que tous les employés soient conscients de leur rôle et de leurs responsabilités en matière de protection des données. Le DPO est chargé de s’assurer que ces mesures ont été prises et il est responsable en dernier ressort de tout manquement de l’entreprise à rester en conformité avec les réglementations en vigueur.

Il est essentiel que les obligations du délégué à la protection des données DPO soient claires, afin qu’il puisse s’acquitter de son rôle de manière efficace et efficiente. Il doit notamment avoir un accès direct ou indirect aux données traitées et connaître toutes les activités menées par l’entreprise, y compris dans les pays tiers où la gestion des données peut être exigeante. De même, il est essentiel que toute organisation reconnaisse le DPO comme une source d’information crédible en matière de protection des données et que cela se reflète dans les pratiques internes. Si elles sont respectées, ces obligations permettront aux organisations de tirer tous les avantages de l’externalisation de leur DPO.

Conclusion

Le DPO a pour mission d’informer, de conseiller et de contrôler toutes les activités liées au traitement des données afin de protéger les informations personnelles contre l’utilisation abusive ou le vol. Il doit avoir un accès direct aux données traitées afin de pouvoir vérifier qu’elles sont conformes aux exigences légales, et former les employés aux obligations qui leur incombent en vertu de la loi.

Les responsabilités étant clairement définies, les organisations pourront tirer pleinement parti de l’externalisation d’un DPO qui comprendra comment respecter au mieux les réglementations tout en protégeant les données sensibles des clients. Il est important que les entreprises, quelle que soit leur taille, qui envisagent de mettre en œuvre ces changements soient conscientes de ce que cela implique exactement et du type d’expertise requis lors de la sélection d’un fournisseur tiers pour ce type de services.