[Nom de votre Service de Prévention en Santé au Travail (SPSTI)]
Politique de Conservation des Données pour SPSTi
Ce document est un exemple et doit être adapté en fonction des besoins spécifiques, des pratiques de votre service, et des lois et règlements en vigueur. Il est recommandé de consulter un professionnel de la protection des données personnelles pour s’assurer de la conformité de cette politique avec toutes les lois et réglementations applicables.
Préambule:
La présente politique de conservation des données définit les durées de conservation applicables aux données personnelles traitées par [Nom de votre SPSTI] et les modalités de leur destruction à l’issue de ces durées. Elle vise à assurer la conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et les législations nationales en vigueur, tout en garantissant la protection des droits des individus concernés.
1. Durées de Conservation:
Les données personnelles sont conservées pendant une durée qui n’excède pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Les durées de conservation sont déterminées en fonction de la nature des données et des obligations légales et réglementaires applicables.
2. Critères de Détermination des Durées:
Les durées de conservation sont établies en tenant compte de:
- La finalité du traitement et la nécessité de conserver les données pour réaliser cette finalité.
- Les obligations légales et réglementaires de conservation.
- Les recommandations des autorités de contrôle en matière de protection des données.
3. Destruction des Données:
À l’expiration des durées de conservation, les données personnelles sont détruites de manière sécurisée afin de prévenir tout accès non autorisé ou toute divulgation. Les supports physiques sont détruits par broyage ou incinération, et les données électroniques sont effacées de façon définitive et irréversible.
4. Archivage:
Certaines données peuvent être archivées au-delà des durées de conservation pour des raisons d’intérêt public, de recherche scientifique ou historique, ou à des fins statistiques, conformément aux dispositions légales et réglementaires. L’accès à ces données archivées est strictement contrôlé et limité.
ATTENTION : le SPST doit veiller à ce que toutes les dispositions soient prises afin d’assurer la confidentialité des informations ainsi conservées ou hébergées.
En principe, le dossier doit être conservé pendant une durée de 40 ans à compter de la date de la dernière visite ou du dernier examen du titulaire au sein du SPST concerné (dans la limite d’une durée de 10 ans à compter de la date du décès de la personne titulaire du dossier).
Certaines exceptions sont toutefois prévues :
- si la responsabilité médicale du service ou de professionnels de santé est mise en cause (recours gracieux ou contentieux), ces délais peuvent être suspendus ;
- certains articles du Code du travail prévoient des échéances spécifiques :
- 50 ans après la fin de la période d’exposition à des agents chimiques dangereux (article R. 4412-55 du Code du travail) ;
- pendant une période pouvant atteindre 40 ans après la cessation de l’exposition à des agents biologiques (article R. 4426-9 du Code du travail) ;
- jusqu’au moment où le travailleur exposé à des rayonnements ionisants a ou aurait atteint l’âge de 75 ans et, en tout état de cause, pendant une période d’au moins 50 ans à compter de la fin de l’activité professionnelle impliquant une exposition aux rayonnements ionisants (article R. 4451-83 du Code du travail).
5. Revue des Durées de Conservation:
Les durées de conservation sont revues régulièrement pour s’assurer de leur pertinence et de leur adéquation avec les finalités du traitement. Toute modification des durées de conservation fait l’objet d’une documentation appropriée.
6. Information des Individus:
Les individus concernés sont informés des durées de conservation de leurs données personnelles et de leurs droits en matière de protection des données, notamment le droit d’accès, de rectification, et d’effacement.
7. Responsabilité:
Le délégué à la protection des données de [Nom de votre SPSTI] est responsable de la mise en œuvre de cette politique de conservation des données et de la vérification régulière de son application.
8. Contact:
Pour toute question ou demande relative à cette politique de conservation des données, veuillez contacter le délégué à la protection des données de [Nom de votre SPSTI] à l’adresse suivante: [adresse email].
Contacter DPO PARTAGE au 01 83 64 42 98 pour toutes vos questions ou le Formulaire de contact
