Pharmaciens : Quelles sont vos obligations à l’égard de votre personnel au niveau du RGPD ?

RGPD Informer votre personnel du traitement de leurs données personnelles

Dans le cadre des responsabilités liées à la gestion administrative du personnel au sein de l’entreprise, diverses tâches nécessitent la collecte de données personnelles des employés. Cette collecte de données est indispensable lors de l’accomplissement de diverses formalités administratives, notamment lors de l’embauche de nouveaux collaborateurs.

Lors de l’embauche, il est essentiel de recueillir des informations pertinentes sur les individus embauchés afin de compléter les démarches administratives nécessaires. Ces informations sont également cruciales pour mettre à disposition des employés les outils informatiques appropriés et pour organiser efficacement leur travail au sein de l’entreprise.

En outre, la gestion des formations et des carrières des employés implique également la collecte et l’utilisation de données personnelles pour assurer un développement professionnel adéquat et pour répondre aux besoins et aspirations de chaque membre du personnel. La tenue du registre unique du personnel est également une composante essentielle de la gestion administrative, nécessitant une attention particulière à la confidentialité et à la précision des données enregistrées.

Par ailleurs, la gestion de la paie est un autre domaine où la collecte de données personnelles est inévitable. Elle permet de garantir une rémunération exacte et en temps voulu, en accord avec les termes du contrat de chaque employé.

Il est important de noter que le terme « personnel » s’applique ici à toute personne travaillant de manière permanente ou temporaire au sein de l’officine. Cela inclut les individus de tous statuts, quels que soient le type ou la durée de leur contrat et leur niveau de rémunération.

RGPD Informer votre personnel du traitement de leurs données personnelles – Modèle de Note d’Information

Vos données personnelles, notamment vos données d’identité, les données relatives au suivi de carrière et de formation, à l’établissement de la fiche de paie, aux outils et matériels informatiques mis à disposition, font l’objet d’un traitement mis en œuvre par la pharmacie1 _________________________________________________________________ , en notre qualité de responsable de traitement. Vos données sont traitées à des fins de gestion du personnel telles que décrites au point 3 du référentiel de la CNIL du 21 novembre 2019 relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion du personnel, conformément au Règlement européen général sur la protection des données du 27 avril 2016 et à la loi Informatique et Libertés modifiée.

Les bases juridiques du traitement reposent sur nos obligations légales en matière de gestion du personnel et conformément à votre contrat de travail.2

Vos données sont destinées aux personnes habilitées chargées de la gestion du personnel, de la paie, des outils informatiques mis à votre disposition, et aux prestataires en charge de la paie et de la maintenance informatique agissant en qualité de sous-traitant.3

Elles sont également transmises aux organismes extérieurs autorisés, tels que les organismes de retraite, de prévoyance, ou autres assurances, diverses autorités réglementaires.

Dans ce contexte, vos données ne font l’objet d’aucun transfert en dehors de l’Union européenne.4

Vos données sont conservées pendant la durée de la relation de travail, sauf disposition légale ou réglementaire contraire. Ainsi, par exception5 :

–  Vos bulletins de salaire sont conservés 1 mois, puis archivés :  Au format papier : 5 ans (Art. L. 3243-4 du code du travail), Au format électronique : pendant 50 ans ou jusqu’à vos 75 ans (Art. D. 3243-8 du code du travail) ;

–  Les ordres de virement pour vos paiements sont conservés le temps nécessaire à l’émission de votre bulletin desalaire, puis archivés 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable (Art. L. 123-22 du code du commerce) ;

–  Les mentions vous concernant figurant sur le registre unique du personnel sont conservées la durée pendant laquelle vous faites partie des effectifs, puis archivées 5 ans à compter de votre départ de l’officine (Art. R. 1221-26 du code du travail).Conformément au Règlement européen général sur la protection des données et à la loi Informatique et Libertés modifiée, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification de vos données à caractère personnel, et sous certaines conditions, d’opposition, d’effacement, de portabilité ou de limitation du traitement. Ces droits peuvent être exercés auprès de6 ________________________ en adressant un courrier électronique à l’adresse suivante6 :____________________________________________________________ ou par courrier postal à6 : __________________________________________________________________________________.Il est également possible, si vous l’estimez nécessaire, d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

1 Indiquer le nom de la pharmacie
2 À adapter et compléter en fonction des traitements de données personnelles que vous mettez en œuvre (vous pouvez vous référer au point 4 du Référentiel de la CNIL du 21 novembre 2019 relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion du personnel) 3 Conserver uniquement ce qui est applicable
4 À adapter si transfert en dehors de l’UE
5 À adapter et compléter en fonction des traitements de données personnelles que vous mettez en œuvre et des durées de conservation que vous avez fixées (vous pouvez vous référer au point 7 du Référentiel de la CNIL du 21 novembre 2019 relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion du personnel)
6 À compléter