Ecole privée demande de droit d’accès, un DPO Obligatoire pour les école ? Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) encadre le traitement de ces données. Dans ce contexte, la question se pose de savoir si les écoles privées en France sont tenues de désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO).

Étape	Obligations de l’École	Délai de Réponse	Remarques
Réception de la Demande	– Accuser réception de la demande. – Vérifier l’identité du parent demandeur.	Immédiat	– L’école doit s’assurer que le parent a le droit d’accéder aux données de l’enfant.
Évaluation de la Demande	– Examiner la légitimité de la demande. – Considérer les droits de l’autre parent et les objections éventuelles. – Évaluer les données à inclure/exclure.	7 jours	– Consulter les documents légaux et les politiques internes. – Considérer le bien-être de l’enfant.
Consultation Juridique	– Consulter un conseiller juridique en cas de désaccord ou d’incertitude. – Se référer à une autorité de protection des données si nécessaire.	Selon le cas	– Important en cas de situations complexes ou de désaccords entre les parents.
Préparation de la Réponse	– Rassembler les données pertinentes. – Anonymiser les informations concernant d’autres individus. – Préparer une réponse détaillée et claire.	15 jours	– Veiller à la confidentialité et à la protection des données.
Restitution des Données	– Fournir les données au parent demandeur. – Expliquer les inclusions/exclusions. – Répondre aux questions et préoccupations.	30 jours (max)	– Le délai peut être prolongé en cas de demande complexe, mais le parent doit être informé.
Gestion des Objections	– Aborder les objections de l’autre parent. – Médiation et résolution des conflits. – Informer les autorités si nécessaire.	Selon le cas	– Prioriser le bien-être de l’enfant et les droits légaux des parents.

Cadre Légal du RGPD

Le RGPD impose des règles strictes concernant le traitement des données personnelles et stipule les conditions dans lesquelles un DPO doit être désigné. Un DPO est obligatoire si :

1. Le traitement des données est effectué par une autorité publique ou un organisme public.
2. Les activités de base de l’organisme nécessitent un suivi régulier et systématique à grande échelle des personnes concernées.
3. Les activités de base de l’organisme consistent en le traitement à grande échelle de catégories particulières de données ou de données relatives à des condamnations pénales et à des infractions.

Écoles Privées et DPO

Les écoles privées en France, tout comme les écoles publiques, sont soumises à ces règles si elles remplissent l’un des critères mentionnés. Ainsi, une école privée qui gère des données sensibles, telles que les données médicales des élèves (ce qui est le cas des lors que l’on a copie des carnet de vaccination, ou que l’on échange avec des professionnels de la santé), ou qui utilise des systèmes de surveillance électronique, doit désigner un DPO pour assurer la conformité avec le RGPD.

Même si la désignation d’un DPO n’est pas obligatoire selon les critères du RGPD, il est fortement recommandé pour les écoles privées d’avoir un DPO ou, à minima, de mettre en place des mesures pour gérer les questions de protection des données. Cela permet de s’assurer que l’école respecte les obligations légales et réglementaires en matière de protection des données personnelles et de gestion des risques associés.

Rôle du DPO

Le DPO a un rôle de conseil, d’information, et de contrôle en matière de protection des données au sein de l’établissement. Il est le point de contact privilégié entre l’école et la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), l’autorité de contrôle française en matière de protection des données.

Consultation et Conformité

La mise en conformité avec le RGPD est non seulement une obligation légale mais elle contribue également à renforcer la confiance entre les écoles et les parties prenantes, telles que les élèves, les parents, et le personnel éducatif.

Mise en pratique : Demande d’exercice du droit d’accès

Lorsqu’un parent demande l’accès aux données personnelles de son enfant détenues par une école, plusieurs considérations et règles s’appliquent. Voici comment une école pourrait aborder une telle demande et les questions qui peuvent se poser.

1. Droit d’Accès des Parents:

Selon le RGPD, les parents ont le droit d’accéder aux données personnelles de leur enfant mineur. Cependant, il est essentiel de vérifier l’identité du parent demandeur pour s’assurer qu’il a bien le droit d’accéder à ces informations, sauf si vous connaissez déjà le parent, il va de soit.

2. Accord des Deux Parents:

En principe, l’accord d’un seul parent est généralement suffisant pour accéder aux données de l’enfant. Cependant, il est recommandé de tenir compte de la situation familiale et des droits de l’autre parent, surtout en cas de désaccord entre les parents et de répondre favorablement à toutes les demandes.

3. Correspondance avec d’Autres Établissements:

Les courriers et e-mails envoyés à d’autres établissements concernant l’enfant doivent faire partie des données à restituer, à condition qu’ils ne contiennent pas d’informations confidentielles concernant d’autres personnes ou ne violent pas d’autres règles de confidentialité, il en va de même pour les échanges avec les professionnels de santé, en effet le secret médical ne s’applique pas aux parents de l’enfant, dans ce cas.

4. Courriers et E-mails Reçus:

Les courriers et e-mails reçus mentionnant l’enfant devraient également être inclus dans la restitution des données, sous réserve des mêmes restrictions concernant la confidentialité et la protection des données d’autres individus.

Exemple de Réponse à une Demande d’Accès:

1. Vérification de l’Identité:
   • L’école doit d’abord vérifier l’identité du parent demandeur pour s’assurer qu’il a le droit d’accéder aux données de l’enfant.
   • Si l’identité est confirmée, l’école procède à la collecte des données pertinentes.
2. Collecte des Données:
   • L’école rassemble toutes les données pertinentes concernant l’enfant, y compris les dossiers scolaires, les correspondances et les e-mails, en veillant à respecter la confidentialité des autres élèves et du personnel ( il est possible d’annonymiser les noms d’autres élèves).
   • Les données sensibles et confidentielles qui ne peuvent être partagées sont exclues ou anonymisées.
3. Restitution des Données:
   • Une fois les données collectées et vérifiées, l’école les restitue au parent demandeur, en expliquant clairement ce qui est inclus et ce qui est exclu, et en fournissant des justifications pour toute exclusion.
   • L’école peut proposer un rendez-vous pour discuter des données et répondre à toutes les questions du parent, il est préférable de le faire par écrit.
4. Considération des Droits de l’Autre Parent:
   • Si l’autre parent s’oppose à la divulgation des données, l’école doit évaluer les droits respectifs des parents et peut nécessiter de consulter un conseiller juridique ou de se référer à une autorité de protection des données pour obtenir des conseils. Mais se point pourrait seulement etre évoqué si l’un des parents n’avais plus l’autorité parentale.

Refus ou absence de réponse

Si une école refuse de fournir certains documents ou omet sciemment de les inclure dans la restitution des données personnelles d’un élève à un parent, elle peut être exposée à divers risques et conséquences, notamment juridiques et réputationnels. Voici quelques-uns des risques et des mesures que les parents peuvent prendre :

1. Sanctions Administratives :

• Amendes : La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) peut imposer des amendes aux établissements qui ne respectent pas les obligations du RGPD en matière de droit d’accès.
• Mises en demeure : La CNIL peut également mettre en demeure l’école de se conformer à la réglementation dans un délai imparti.

2. Recours Judiciaires :

• Action en Justice : Les parents peuvent intenter une action en justice contre l’école pour non-respect du RGPD et obtenir réparation pour le préjudice subi.
• Injonction : Un tribunal peut ordonner à l’école de fournir les documents manquants.

3. Répercussions Réputationnelles :

• Image de l’École : Le non-respect des obligations en matière de protection des données peut nuire à la réputation de l’école et entraîner une perte de confiance de la part des parents, des élèves et du public.
• Relations avec les Parents : Le refus ou l’omission de fournir des documents peut détériorer la relation entre l’école et les parents, ce qui peut avoir des conséquences à long terme sur la coopération et la communication.

4. Mesures à Prendre par les Parents :

• Contacter la CNIL : Les parents peuvent déposer une plainte auprès de la CNIL si ils estiment que leurs droits ont été violés.
• Dialogue avec l’École : Les parents peuvent chercher à dialoguer avec l’école pour comprendre les raisons de l’omission et demander la fourniture des documents manquants.
• Conseil Juridique : Les parents peuvent également consulter un avocat pour obtenir des conseils sur les options juridiques disponibles.

Je suis une école privée et j’ai oublié de répondre – La CNIL me contact

Si la CNIL vous contacte suite à un “oubli” de réponse à une demande d’accès, il est crucial de réagir rapidement et de manière proactive. Voici les étapes à suivre :

1. Réponse Immédiate à la CNIL :

• Accusez réception de la communication de la CNIL dès que possible.
• Exprimez votre volonté de coopérer pleinement avec l’autorité de contrôle.

2. Analyse de la Situation :

• Revue de la Demande : Examinez la demande d’accès initiale et déterminez pourquoi elle n’a pas été traitée.
• Évaluation des Données : Identifiez les données concernées par la demande et évaluez si elles peuvent être divulguées.

3. Préparation de la Réponse :

• Rassemblement des Informations : Collectez toutes les informations pertinentes concernant la demande d’accès.
• Documentation : Préparez une documentation détaillée sur la demande, y compris les raisons de l’oubli et les mesures prises pour y remédier.

4. Consultation Juridique :

• Conseil Juridique : Consultez un avocat spécialisé en protection des données pour obtenir des conseils sur la réponse à apporter à la CNIL et sur la manière de traiter la demande d’accès oubliée.

5. Réponse à la Demande d’Accès :

• Contactez le Parent : Informez le parent demandeur de l’oubli et présentez vos excuses.
• Fournissez les Données : Répondez à la demande d’accès dans les plus brefs délais, en fournissant toutes les informations requises, sauf si une exception légale s’applique.

6. Réponse Formelle à la CNIL :

• Explications : Fournissez à la CNIL une explication détaillée de l’oubli, des raisons pour lesquelles la demande n’a pas été traitée et des mesures prises pour y remédier.
• Mesures Correctives : Informez la CNIL des mesures correctives mises en place pour éviter que de tels oublis ne se reproduisent à l’avenir.

7. Mise en Œuvre de Mesures Préventives :

• Amélioration des Processus : Revoyez et améliorez vos processus internes pour garantir que toutes les demandes d’accès soient traitées en temps voulu.
• Formation du Personnel : Assurez-vous que le personnel est formé et conscient de l’importance de répondre aux demandes d’accès aux données personnelles.

8. Suivi avec la CNIL :

• Coopération Continue : Maintenez une communication ouverte avec la CNIL et fournissez toutes les informations supplémentaires requises.
• Mise en Conformité : Travaillez en étroite collaboration avec la CNIL pour résoudre tout problème de conformité et démontrez votre engagement en matière de protection des données.

https://www.ac-paris.fr/rgpd-protection-des-donnees-124670

Contacter DPO PARTAGE au 01 83 64 42 98 pour toutes vos questions ou directement avec le tchat (en bas a gauche de votre écran) ou le Formulaire de contact

Devoirs d’information et de transparence Pour respecter le RGPD, vous devez également tenir vos devoirs d’information et de transparence vis-à-vis des participants à votre étude de marché.

Communiquez sur :

• L’identité et les coordonnées du responsable du traitement (la personne de votre entreprise qui décide de la finalité du traitement)
• Vos engagements en matière de protection des données personnelles
• Les destinataires des données collectées
• La durée de conservation des données
• Le caractère obligatoire ou facultatif des réponses
• L’existence de droits d’accès, de rectification et de suppression des données pour le participant pendant la durée de l’étude.

Ces informations doivent être facilement accessibles, dans un langage clair et intelligible. Pensez à inclure ces précisions dans les mentions légales de formulaire.

Externalisation des études à un sous-traitant Si vous externalisez vos enquêtes auprès d’un institut de sondage ou d’une société spécialisée, assurez-vous contractuellement qu’ils présentent des garanties suffisantes de conformité RGPD.

Exigez qu’ils s’engagent par contrat à :

• Traiter les données uniquement selon vos instructions
• Ne pas communiquer les données à d’autres tiers
• Supprimer les données une fois le service réalisé

Ce contrat doit prendre la forme d’un acte juridique contraignant. L’externalisation ne vous exempte pas de vos responsabilités en termes de protection des données personnelles.

Désigner un référent RGPD/DPO Pour montre votre engagement RGPD, vous pouvez désigner un référent interne en la matière ou avoir recours à un Délégué à la Protection des Données (DPO) externe. Celui-ci pourra valider vos procédures d’enquêtes, réaliser des audits RGPD et vous assister en cas de besoin.

Avec ces bonnes pratiques, vous mènerez des études de marché utiles tout en protégeant efficacement les données personnelles des participants ! N’hésitez pas à contacter notre équipe de DPO externalisés pour plus d’accompagnement.