Certaines idées reçues ont la vie dure, comme la demande de consentement des salariés pour utiliser leur photo . La croyance tenace selon laquelle il serait impératif de recueillir le consentement des collaborateurs pour afficher leur photo dans un organigramme interne ou sur un intranet d’entreprise. Pourtant, la réalité juridique est bien plus nuancée, et parfois même à contre-courant de ces opinions largement relayées.
Entrons dans le vif du sujet : non, le consentement n’est pas toujours nécessaire, et dans bien des cas, il est même inapproprié de le prendre comme base légale du traitement.
Le piège du consentement en contexte professionnel
Le consentement, pour être valable au sens du RGPD, doit être libre, éclairé, spécifique et univoque. Mais dans un cadre professionnel marqué par un lien de subordination, cette liberté est relative. Un salarié peut-il réellement refuser sans crainte de répercussion ? La réponse est incertaine. C’est pourquoi, sauf situations très particulières, le recours au consentement est à éviter dans la relation employeur-salarié.
L’intérêt légitime : une base juridique plus adaptée
L’affichage de la photo des collaborateurs dans un annuaire interne ou un trombinoscope servant à faciliter la communication et l’identification des personnes dans une structure, notamment dans un groupe étendu ou international, repose généralement sur l’intérêt légitime de l’entreprise. Cet intérêt est reconnu à partir du moment où :
- la finalité est claire (ex. : identification dans un outil collaboratif ou un organigramme),
- l’accès est restreint à un usage strictement interne,
- la photo n’est pas utilisée à des fins détournées ou disproportionnées (ex. : marketing externe sans lien direct).
Cet usage doit cependant respecter un équilibre entre les intérêts de l’employeur et les droits fondamentaux du salarié, comme l’indique le RGPD. En d’autres termes, l’entreprise doit être capable de démontrer que son intérêt est légitime, que le traitement est nécessaire et que les impacts pour la vie privée des salariés sont minimisés.
Consentement des salariés pour utiliser leur photo et droit à l’image : un cadre civil distinct
Il est important de ne pas confondre le droit à l’image au sens du Code civil avec le RGPD. Le premier concerne surtout la diffusion de l’image dans un espace public (réseaux sociaux, site vitrine, publications externes), pour laquelle une autorisation écrite reste recommandée voire nécessaire. En revanche, pour un usage strictement interne et proportionné, le droit à l’image ne s’oppose pas à un traitement fondé sur l’intérêt légitime.
Consentement des salariés pour utiliser leur photo, une approche mesurée et transparente
Même si le consentement n’est pas requis, cela ne signifie pas qu’il faille ignorer la transparence. Il est essentiel d’informer clairement les collaborateurs :
- de la finalité du traitement,
- des modalités d’accès aux photos,
- de la possibilité d’exercer leur droit d’opposition, s’ils estiment que la publication de leur photo leur porte un préjudice particulier.
Un salarié ayant un motif sérieux (raisons médicales, situation de violence, etc.) peut parfaitement demander à ce que sa photo ne soit pas publiée, et l’entreprise doit alors examiner cette demande au cas par cas.
Le recours au consentement des salariés pour utiliser leur photo dans beaucoup de situation est souvent un faux ami : plus risqué qu’utile. Il ouvre la porte à des retraits à tout moment, crée de la confusion juridique et affaiblit la sécurité du traitement. L’intérêt légitime, s’il est bien documenté et assorti de garanties adéquates, offre un fondement plus robuste, cohérent et conforme à l’esprit du RGPD.
Conseil aux responsables de traitement : ne vous laissez pas piéger par une lecture trop littérale du consentement. Le RGPD n’est pas un formulaire à signer, c’est un équilibre à construire.
