Délais de conservation – Documents administratifs

Délais de conservation – Documents administratifs

Le

Délai de conservationRéférence légale
Grand livre10 ansArticle L123-22 du Code de commerce
Livre journal10 ansArticle L123-22 du Code de commerce
Factures clients10 ansArticle L123-22 du Code de commerce
Factures fournisseurs10 ansArticle L123-22 du Code de commerce
Relevés bancaires10 ansArticle L123-22 du Code de commerce
Pièces justificatives comptables10 ansArticle L123-22 du Code de commerce
Bilans et comptes annuels10 ansArticle L123-22 du Code de commerce
Registres des procès-verbaux d’assemblées généralesIndéfinimentArticle R210-21 du Code de commerce
Registre des actions nominativesIndéfinimentArticle R210-21 du Code de commerce

Les délais sont comptés à partir de la clôture de l’exercice comptable pour les livres comptables et pièces justificatives. Pour les assemblées générales et registre des actions nominatives, il n’y a pas de limite dans le temps.

Résumé de l’article L123-22 du Code de commerce concernant les délais de conservation des livres et documents comptables :

  • Les livres, documents et pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice auquel ils se rapportent.
  • Cette obligation de conservation s’applique aux livres obligatoires (livre journal, grand livre, livre d’inventaire), ainsi qu’à tous les documents comptables qui justifient les opérations (factures, relevés bancaires, etc).
  • Les sociétés faisant publiquement appel à l’épargne doivent conserver les documents pendant au moins 10 ans à compter de la publication des informations.
  • En cas de procédure de redressement ou liquidation judiciaire, les documents doivent être conservés aussi longtemps que nécessaire pour les besoins de la procédure.
  • En matière fiscale, les documents sont conservés selon la réglementation propre aux délais de reprise de l’administration (généralement 3 à 6 ans).
  • La conservation peut se faire sur support informatique ou numérique, à condition de pouvoir restituer lisiblement les documents pendant toute la durée de conservation.
  • Le non respect de ces obligations de conservation est puni d’une amende de 75000 euros pour les personnes morales.

En résumé, conservation obligatoire pendant 10 ans sauf exceptions, sous forme originale ou numérisée.

Résumé de l’article R210-21 du Code de commerce concernant la conservation des procès-verbaux d’assemblées générales et des registres d’actions nominatives :

  • Les sociétés anonymes doivent conserver sans limitation de durée les registres des procès-verbaux des assemblées générales d’actionnaires et les feuilles de présence à ces assemblées.
  • Il en est de même pour les registres des actions nominatives qui consignent les mouvements sur ces actions.
  • Ces documents doivent être conservés sous leur forme originale ou sur un support numérique durable.
  • Le lieu de conservation choisi doit garantir leur sécurité et leur intégrité.
  • Le conseil d’administration ou le directoire peut désigner un mandataire chargé de la conservation des registres.
  • Tout actionnaire a le droit de consulter les registres et procès-verbaux, ou d’en demander un extrait certifié conforme.
  • En cas de procédure collective, liquidation, cession totale des actions, les représentants légaux doivent remettre les documents au greffe du tribunal de commerce.

En résumé, conservation indéfinie des procès-verbaux d’AG et registres d’actions nominatives, consultation possible pour les actionnaires.

Comment bien numériser les documents ?

Logiciel RGPD

Pour numériser des archives papiers de manière conforme à la loi, voici quelques recommandations :

  • Utiliser un scanner de bonne qualité, avec une résolution suffisante (minimum 300 dpi) pour avoir une version numérique lisible et exploitable.
  • Numériser en couleur lorsque c’est nécessaire pour avoir tous les éléments visibles (cachets, signatures etc).
  • Enregistrer les fichiers numériques dans un format pérenne non modifiable (PDF/A par exemple) pour garantir l’intégrité.
  • Nommer les fichiers de manière claire et organiser les dossiers de façon logique pour faciliter la recherche et le classement.
  • Conserver les métadonnées des documents numérisés (date, nombre de pages etc).
  • Établir un bordereau de versement pour identifier précisément les documents numérisés.
  • Garantir la sécurité des fichiers en limitant les accès et en faisant des sauvegardes régulières.
  • Détruire de manière sécurisée les archives papier une fois numérisées, sauf si le document original doit être conservé (cas des documents ayant une valeur historique ou probante).
  • Conserver une trace de la destruction des archives papier.
  • Permettre la traçabilité du processus de numérisation et se ménager la possibilité d’un audit.

En respectant ces bonnes pratiques, la numérisation sera conforme juridiquement et la version numérique aura la même valeur probante que l’original papier.

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