Selon le Règlement général sur la protection des données (RGPD), il n’y a pas de durée précise pour la conservation des emails. Cela dépend de la nature et de l’utilisation des données contenues dans l’email, ainsi que de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
Il est recommandé de conserver les emails uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, et de les supprimer lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Cela signifie que vous devriez évaluer la durée de conservation des emails en fonction de leur contenu et de leur utilisation, et déterminer combien de temps ils doivent être conservés en fonction de cette évaluation.
Il est également important de noter que le RGPD exige que les entreprises et les organisations mettent en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger les données personnelles contenues dans les emails, quelle que soit leur durée de conservation. En résumé, il est recommandé de conserver les emails uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle ils ont été collectés, et de les supprimer lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.
Voici un didacticiel pour optimiser la gestion de vos emails GMAIL selon le RGPD
- Sécurisez l’accès à votre messagerie en activant la double authentification et en choisissant un mot de passe fort :
- La double authentification consiste à utiliser deux méthodes de vérification de votre identité pour accéder à votre compte de messagerie. Cela peut être un mot de passe et un code envoyé par SMS, par exemple. Cette mesure permet de protéger votre compte contre les tentatives de piratage.
- Choisissez un mot de passe fort et unique pour votre compte de messagerie. Un mot de passe fort doit contenir au moins 8 caractères et inclure au moins une lettre majuscule, une lettre minuscule, un chiffre et un caractère spécial. Évitez d’utiliser des mots de passe simples ou des informations personnelles qui pourraient facilement être devinées par d’autres personnes.
- Archivez les emails non importants pour les retirer de votre boîte de réception :
- L’archivage consiste à retirer un email de votre boîte de réception sans le supprimer complètement. Cela peut être utile si vous souhaitez conserver l’email pour une référence ultérieure, mais que vous ne souhaitez pas le voir affiché dans votre boîte de réception.
- Pour archiver un email dans Gmail, sélectionnez l’email et cliquez sur l’icône “Archiver”. L’email sera alors déplacé dans la section “Tous les messages”, qui se trouve dans le menu latéral gauche de votre boîte de réception.
- Supprimez les emails reçus qui n’ont jamais été lus :
- Si vous avez de nombreux emails non lus dans votre boîte de réception, il peut être utile de les supprimer pour libérer de l’espace et simplifier votre gestion de la messagerie. Pour trouver ces emails dans Gmail, utilisez la barre de recherche et tapez “is:unread”. Vous pouvez alors sélectionner et supprimer ces emails en une seule fois.
- Signaler les spams dès réception et bloquer les adresses indésirables (suite) :
- Dans Gmail, vous pouvez bloquer une adresse email indésirable en sélectionnant l’email et en cliquant sur “Bloquer” dans le menu déroulant qui s’affiche. Cela empêchera tous les emails provenant de cette adresse d’apparaître dans votre boîte de réception.
- Vous pouvez également signaler les spams sur la plateforme Signal Spam, qui est gérée par la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) en France. Cela permettra de mieux protéger les utilisateurs contre les spams et les autres formes de courriels indésirables.
- Supprimez les fichiers volumineux joints à vos emails pour libérer de l’espace :
- Si vous recevez des emails avec des pièces jointes volumineuses (vidéos, documents, photos, etc.), cela peut occuper beaucoup d’espace dans votre compte de messagerie. Pour trouver ces emails et les supprimer, utilisez la barre de recherche de Gmail et tapez “has:attachment”. Vous pouvez également cibler les pièces jointes les plus lourdes en utilisant la commande “size:xm”, où “x” est la taille en Mo (par exemple, “size:3m” pour trouver les pièces jointes de 3 Mo ou plus). Vous pouvez alors sélectionner et supprimer ces emails si vous le souhaitez.
- Désactivez les discussions qui s’éternisent et qui ne sont plus nécessaires :
- Si vous avez participé à des discussions de groupe qui ont atteint leur fin, ou si vous avez reçu des emails de notification qui ne sont plus pertinents, vous pouvez désactiver ces discussions pour ne plus être notifié. Dans Gmail, vous pouvez désactiver une discussion en sélectionnant l’email et en cliquant sur “Désactiver les notifications” dans le menu déroulant qui s’affiche.
- Supprimez les emails qui ne sont plus nécessaires et qui ont atteint leur date de fin de conservation (suite) :
- Pour trouver et supprimer les emails qui ne sont plus nécessaires et qui ont atteint leur date de fin de conservation, vous pouvez utiliser la barre de recherche de Gmail et entrer des termes pertinents (par exemple, “date:il y a x ans”, où “x” est le nombre d’années). Vous pouvez alors sélectionner et supprimer ces emails si vous le souhaitez.
- Il est également recommandé de mettre en place un système de gestion de la durée de conservation des emails pour vous assurer que vous respectez les obligations de conservation des données imposées par le RGPD. Cela peut être fait en utilisant des règles de tri ou en mettant en place des processus de suppression automatique des emails qui ont atteint leur date de fin de conservation.
Il est important de noter que le RGPD exige que les entreprises et les organisations mettent en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger les données personnelles contenues dans les emails, quelle que soit leur durée de conservation. En conséquence, il est recommandé de conserver les emails uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle ils ont été collectés, et de les supprimer lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.
