DPO SUITE : toutes les fonctionnalités du logiciel de conformité RGPD conçu par des DPO

DPO SUITE est née d’un besoin très concret. Nous accompagnions des services de prévention et de santé au travail dans la préparation de la SPEC 2217, et aucun outil du marché ne permettait de tenir un dossier de conformité complet, prouvé, partagé avec le client, sans finir dans une collection de tableurs. Nous avons donc construit le nôtre. Il a ensuite grandi avec nos missions : collectivités, établissements de santé, CSE, organismes agréés, entreprises de toutes tailles. Aujourd’hui, 95 DPO l’utilisent au quotidien, et l’application s’adresse à tous les secteurs.

Cette page décrit l’ensemble des fonctions, module par module. Elle est longue, volontairement. Chaque partie porte une ancre : vous pouvez partager directement le lien vers le registre des traitements, la gestion des violations ou l’audit NIS2 sans faire défiler le reste.

Dans tout le logiciel, le responsable de traitement décide, le DPO conseille et contrôle, et l’outil garde la trace de qui a décidé quoi, à quelle date. La direction pilote sa conformité avec des preuves qu’elle peut montrer le jour où on les lui demande.

Les principes de conception

Certains choix de conception surprennent les utilisateurs habitués aux tableurs. Ils viennent tous de situations vécues en mission.

Le partage des rôles du RGPD, inscrit dans le logiciel

Les articles 24 et 5.2 placent la responsabilité de la conformité sur le responsable de traitement. Le DPO informe, conseille et contrôle (art. 39). DPO SUITE reproduit cette répartition dans ses mécanismes. Les propositions de l’IA arrivent en brouillon et n’entrent jamais dans un registre sans relecture. Les validations sont attribuées à une personne nommée. Un avis du DPO se distingue d’une décision du client : la signature de la direction sur un avis atteste sa réception, sans valoir accord ni transfert de responsabilité. Les durées de conservation sont validées par le responsable opérationnel de la donnée et repassent « À valider » si ce responsable ou la durée change.

Pour un DPO qui débute, ce cadre évite de valider seul ce qui revient au client. Les DPO expérimentés nous disent surtout qu’ils n’ont plus à reconstruire cette traçabilité à la main.

Des preuves qui restent chez le client

DPO SUITE ne stocke pas les procédures, les contrats ni les pièces justificatives. Ils restent dans le Drive du client (Google Drive, OneDrive, SharePoint, WebDAV ou GED), en un seul endroit, et l’application garde la référence et le lien. Le client garde la main sur ses documents et sur leurs droits d’accès, et chaque pièce n’existe qu’en un exemplaire. Nous avons fait ce choix après avoir vu trop de dossiers où la même procédure existait en quatre versions, dont aucune ne faisait foi.

Hébergement, sauvegardes et données de santé

L’application est hébergée chez Amazon Web Services, en région de Paris, avec des sauvegardes horaires, quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles conservées huit mois. Chaque dossier client est cloisonné des autres. La saisie d’un numéro de sécurité sociale est impossible, et une fonction de contrôle recherche dans les fiches tout numéro de ce type à remplacer par une référence interne. L’IA intégrée repose sur Mistral, sans échange de données personnelles ni d’informations sur la structure cliente.

Lorsqu’un client change de DPO, le nouveau DPO reprend le dossier et coupe les accès de l’ancien. Si le nouveau DPO n’utilise pas DPO SUITE, les données sont supprimées.

Espace DPO et portefeuille

L’Espace DPO regroupe ce qui se pilote à l’échelle du cabinet ou de la mission, au-dessus des dossiers individuels.

Tableau de bord multi-clients et baromètre de conformité

Un DPO qui suit vingt ou trente organismes ne peut pas ouvrir chaque dossier pour savoir où il en est. La vue globale du portefeuille s’affiche en liste dynamique ou sur une carte géographique interactive, avec la taille et le niveau d’activité de chaque client. La carte aide à organiser les déplacements et à repérer les clients d’un même territoire, qui partagent souvent les mêmes sujets.

Le baromètre de conformité donne le score moyen de maturité du parc et fait ressortir les clients les plus avancés comme ceux qui demandent un accompagnement renforcé. Les alertes consolidées remontent les échéances et les retards de tous les dossiers, avec un accès direct au dossier concerné. Le baromètre mesure ce qui est renseigné. Un dossier à moitié rempli peut afficher un score flatteur, et le DPO garde le dernier mot.

Fiche de contexte et cartographie interne

Chaque organisation a une fiche d’identité : responsable de traitement, typologie, indicateur de complétude. La cartographie interne décrit les directions, pôles et services, auxquels chaque traitement et chaque sous-traitant est ensuite rattaché, ainsi que les référents internes avec leurs coordonnées professionnelles.

Gouvernance du DPO : désignation, indépendance, suppléance

L’article 38 impose des garanties que l’on oublie vite de formaliser. DPO SUITE suit la désignation officielle auprès de la CNIL (case de désignation, date de prise de fonction, numéro de désignation), avec une alerte tant que la désignation n’est pas confirmée. La déclaration d’indépendance se formalise de manière guidée et se renouvelle chaque année. Les co-DPO et suppléants se désignent avec un périmètre et des dates, ce qui organise la continuité de la mission pendant les absences.

Groupes mutualisés, groupements intersites et incidents partagés

Plusieurs organismes distincts partagent parfois un même DPO : un réseau de services de santé au travail, des communes regroupées, des associations sœurs. Le groupe mutualisé gère des registres mutualisés : chaque membre reste indépendant et peut ajouter des traitements mutualisés à son propre registre. Le groupement intersites s’adresse à une organisation répartie sur plusieurs sites et décrit les liaisons et les flux entre sites.

L’espace commun de réseau donne à la direction du groupement des indicateurs consolidés de maturité et d’actions, sans accès aux dossiers internes des membres. On voit si un même retard se répète partout, ce qui appelle une action commune, ou si un seul membre décroche.

Quand un incident touche plusieurs établissements à la fois (faille d’un logiciel commun, panne d’un hébergeur partagé), un dossier d’incident commun s’ouvre au niveau du groupement. Chaque établissement conserve son propre événement local. L’analyse, les mesures et la communication sont coordonnées une seule fois, ce qui évite des conclusions divergentes.

Transposition d’un audit sur plusieurs clients

Une grille d’audit construite pour un client peut être reproduite chez d’autres. La transposition copie l’architecture (thèmes, questions, exigences, barèmes, points de contrôle) et jamais le contenu : réponses, notes, constats, pièces et noms de personnes restent dans le dossier d’origine. Un mécanisme anti-doublon et le suivi des versions évitent d’envoyer deux fois la même grille.

Ouvrir et paramétrer un dossier client

Le dossier client est la base que l’application réutilise partout : registre, propositions de l’IA, rapports. Il se construit une fois, avec soin, dans un ordre qui évite les reprises.

Création d’un client, d’un groupe mutualisé ou d’un groupe intersites

Le bouton « Ajouter un client » demande le nom de l’organisation, le SIRET, un contact et le type de relation (DPO externalisé ou DPO mutualisé). Le même bouton propose la création d’un groupe mutualisé ou d’un groupe intersites. Une fenêtre d’amorce recueille ensuite le secteur, la taille, la description, les services, les logiciels et les sous-traitants ; on peut la compléter plus tard.

Le contexte de l’organisation

Le contexte s’organise en onglets : Informations de base, Mission DPO, Audit RGPD et Configuration modules. Une barre de progression calculée sur huit critères indique ce qui manque. Dès que le nom et le secteur sont saisis, l’Assistant IA pré-rédige la description de l’activité et de la structure à partir du site internet de l’organisme ; le texte reste à relire.

L’onglet Audit RGPD recense les services, les activités, les sous-traitants, les logiciels, les référentiels de la CNIL applicables, l’organisation informatique, la vidéosurveillance et la raison du caractère obligatoire de la désignation. Pour un service de prévention et de santé au travail, des champs propres apparaissent : date d’agrément, échéance de renouvellement, niveau d’audit de certification. L’onglet Configuration modules fixe les catégories de personnes concernées (salariés, candidats, salariés suivis, usagers, administrés, personnes prises en charge) et active seulement les modules utiles.

Utilisateurs, profils et droits

Chaque utilisateur du client reçoit une invitation nominative avec un lien d’activation personnel. Les droits se règlent par profil type ou module par module (aucun accès, lecture seule, modification), et l’accès à l’IA se règle aussi par module. Avant d’ouvrir le dossier à quelqu’un, la commande « Voir l’application comme cet utilisateur » vous montre exactement ce qu’il verra. Le principe du moindre privilège (art. 25 et 32) s’applique ainsi dans l’outil du DPO lui-même.

Le registre des traitements

Le registre est la première pièce demandée lors d’un contrôle et la base de tout le reste : information, durées, sous-traitants, AIPD, droits. Celui de DPO SUITE suit les rubriques de l’article 30 et y ajoute ce qui sert à démontrer la conformité. Une fiche enregistrée, une fiche validée et une fiche auditée y restent trois états distincts, que beaucoup d’outils confondent.

Modes de création d’une fiche

« Nouveau traitement » propose de partir d’une fiche vide, d’importer un document (XLSX, ODS, DOCX, ODT, TXT, CSV ou PDF, jusqu’à 10 Mo), de partir des suggestions de traitements calculées à partir du contexte, ou de créer plusieurs fiches en masse. L’import d’un registre existant se fait avec une correspondance des colonnes, pour reprendre le travail déjà fait chez le client. Si le contexte de l’organisation est incomplet, un avertissement s’affiche : les suggestions seraient moins justes.

La fiche de traitement

La fiche couvre les informations générales (nom, service pilote, recours à un système d’IA, description, personne référente), les finalités et la base légale avec sa justification, les personnes concernées, les données traitées, les destinataires et les logiciels, les transferts internationaux, la conservation, les mesures de sécurité, l’exercice des droits, les habilitations et accès, la documentation avec les liens vers le Drive, puis le suivi et le statut.

Lorsque des catégories de l’article 9 ou de l’article 10 sont cochées (santé, appartenance syndicale, opinions, origine, vie sexuelle), un signalement visuel apparaît dans la fiche. Les noms de données saisis sont proposés dans les autres traitements du client, ce qui harmonise le vocabulaire d’un registre à l’autre.

Le questionnaire IA guidé

Pour un pilote de service peu familier du RGPD, remplir une fiche entière décourage vite. Le questionnaire IA guidé pose une question à la fois, sur une trentaine de champs, et reformule les réponses dans la fiche. Le résultat se relit avant de quitter.

Validation, statuts et historique

Une fiche passe par les statuts En cours, Validée, À revoir ou Archivée, avec le nom de la personne qui l’a validée. L’historique des validations conserve chaque version. Modifier une fiche validée ne fait pas disparaître la version précédente, et l’export « Registre validé à une date » restitue le registre tel qu’il était à une date donnée. Le jour où la CNIL interroge sur une période passée, la réponse existe.

Audit d’une fiche de traitement

La commande « Auditer » contrôle la fiche sur l’identification, base légale, minimisation, conservation, destinataires, transferts, droits, sécurité, AIPD et sous-traitants. Certains se contrôlent automatiquement, d’autres demandent une validation manuelle du DPO. La commande « Corriger » renvoie directement vers le champ concerné.

Exports et outils du registre

Le registre s’imprime et s’exporte en Excel, CSV ou ODS. « Détecter les doublons » repère les fiches qui décrivent la même activité, et « Mise à jour en masse » applique une modification à plusieurs traitements à la fois, par exemple le changement d’un logiciel ou d’un prestataire.

Registre des activités en sous-traitance (article 30.2)

Beaucoup d’organismes oublient qu’ils sont aussi sous-traitants pour d’autres : un service de santé au travail qui réalise des prestations pour un groupement, une collectivité qui gère un service pour des communes voisines, un éditeur. Le registre de l’article 30.2 décrit chaque activité, les clients finaux, les données et leur circulation, les sous-traitants de rang 2, la localisation, la sécurité et la fin de contrat, et prépare un dossier par client final.

Cartographie, flux et parcours de la donnée

Cartographie interactive des données

La commande « Générer la cartographie » dessine le schéma des traitements, avec des vues par catégories de personnes, par catégories de données et une vue en étoile. Le schéma reflète ce qui est déclaré dans les registres ; confronté aux notes d’entretien, il fait apparaître les oublis.

Simulateur de demande d’accès

Face à une demande d’accès, la première difficulté consiste à savoir où chercher. Le simulateur part du type de demande (accès, rectification, effacement, portabilité), de la catégorie de personne et des catégories de données, et liste les traitements, logiciels et services où ces données se trouvent.

Flux de données, contrôles de cohérence et plan de transfert

Les flux décrivent les échanges vers l’extérieur. L’onglet Contrôles signale les incohérences entre registres : logiciels liés à aucun traitement, sous-traitants sans contrat référencé, traitements sans logiciel, flux sans base documentée, flux dont le traitement est archivé. Un point justifié s’ignore avec un motif obligatoire, qui reste consultable.

Le plan de transfert suit les échanges de données de santé signalés comme non sécurisés (une pièce envoyée par messagerie classique, par exemple), avec la solution cible, le responsable et l’échéance. Un flux sort du plan lorsqu’il passe à un moyen sécurisé, et le plan s’exporte en PDF pour la revue avec la DSI. ALIX peut proposer des flux à partir des registres existants.

Le parcours de la donnée et les copies

Une donnée vit rarement en un seul endroit. Le dossier médical en santé au travail existe dans le logiciel métier, mais une partie circule aussi par messagerie, dans des exports ou sur papier. Le parcours de la donnée décrit l’exemplaire de référence, celui qui fait foi et qui gouverne la durée, puis ses copies secondaires. Une alerte orange ou rouge apparaît lorsqu’une copie est conservée plus longtemps que l’original, et les preuves de purge manquantes sont repérées. La sur-conservation se loge très souvent dans ces copies.

Annuaire des destinataires

Les destinataires saisis dans les fiches alimentent un annuaire commun au dossier, avec une recherche et un examen des doublons, pour qu’un même organisme ne figure pas sous trois libellés différents.

Délais de conservation

Le RGPD ne fixe aucune durée. Elles viennent d’un texte, d’un référentiel de la CNIL ou d’une décision motivée du responsable de traitement. Une durée sans source reste une opinion, et une purge annoncée mais jamais faite ne se démontre pas. Le module de conservation est construit autour de ces deux difficultés.

Le registre consolidé des délais

La vue consolidée reprend tous les documents et données applicatives déclarés dans les traitements, avec des compteurs : documents avec délais, traitements documentés, sans délais définis, durées à préciser. Le nom du document, le point de départ et la base de licéité proviennent de la fiche de traitement ; la durée est un champ propre au registre des délais. Les lignes s’ajoutent manuellement ou avec l’aide de l’IA, et le registre s’exporte en PDF et Excel.

Saisir une ligne de délai

On fixe d’abord la durée (phase active ou archivage intermédiaire, type de durée, valeur, unité, point de départ). On renseigne ensuite les bases, avec la source précise de la durée et le lien vers la pièce dans le Drive du client. On localise la donnée : exemplaire de référence et copies. On choisit enfin le sort final (suppression, anonymisation, archivage définitif, restitution ou versement aux archives publiques), avec la preuve attendue et la validation par le responsable de la donnée, identifié par son nom et sa fonction.

Une même fiche de document peut servir à plusieurs traitements, et l’application distingue les documents (un contrat, un bulletin de paie) des données applicatives (un compte, un historique de connexion), qui ne se purgent pas de la même façon.

Référentiels sources

Un référentiel CNIL, une réglementation sectorielle, un texte de loi ou un document interne (tableau de gestion des archives, politique d’archivage) peut être enregistré comme source. Chaque règle extraite renvoie au passage d’origine : face à un contrôleur, vous retrouvez la justification d’une durée en quelques secondes.

Planifier les suppressions

Dans Actions et suivi, « Planifier une suppression » prépare l’opération : traitement, données à supprimer, règle de conservation, échéance et méthode. La fiche organise et trace ; la suppression elle-même se fait dans les logiciels du client, et sa preuve d’exécution se range dans son Drive.

Sous-traitants et partenaires

Le rôle d’un partenaire se déduit des faits, et une erreur de qualification fausse tout le reste : mauvais contrat, mauvaise information des personnes. La rubrique Parties prenantes sépare donc trois registres distincts, ce qui oblige à qualifier avant de saisir.

Le registre des sous-traitants

La fiche d’un sous-traitant couvre l’identification et les contacts, la prestation et les traitements liés du registre, les données et les personnes concernées, la criticité (faible, modérée, élevée, très élevée, avec une justification), les documents et les compléments. Une fois enregistrée, elle s’enrichit des sous-traitants ultérieurs et des mailings envoyés.

L’identité se pré-remplit depuis l’annuaire partagé de DPO SUITE, et l’IA peut analyser les pages de mentions légales et de politique de confidentialité du prestataire pour préparer la fiche. La rubrique Documents suit chaque famille de pièces (contrat ou accord de sous-traitance, évaluation de sécurité, engagement de confidentialité) avec son statut réel : copie fournie, référence fournie, manquant ou non applicable, et une case « Examiné par le DPO ».

Création assistée et mise à jour en masse

Le compte rendu d’une réunion, une liste fournie par la comptabilité ou un rapport d’audit peut être collé dans la fenêtre de création en masse : l’IA en extrait les organismes et prépare les fiches, à relire avant usage. La même logique existe à partir d’une conversation de réunion. La mise à jour en masse, l’export du registre et la préparation d’une fiche logiciel depuis un sous-traitant complètent ces commandes.

La chaîne de sous-traitance ultérieure

L’article 28 encadre le recours à un sous-traitant de rang 2. L’onglet Sous-traitants ultérieurs recense ces prestataires avec leur pays et le préavis contractuel en jours. Les changements non validés déclenchent des alertes, pour que la notification d’un nouveau sous-traitant ne soit pas acceptée par simple silence.

Co-responsables et responsables de traitement autonomes

Le registre des co-responsables documente l’organisme, les finalités partagées et l’existence d’un accord de l’article 26, avec son lien. Le registre des responsables autonomes (organisme public destinataire, caisse de retraite, mutuelle pour ses propres missions) porte le type de responsable, la raison de la qualification, les données partagées, la localisation et une case pour un responsable situé hors de l’Union européenne avec son mécanisme de transfert.

Auditer les sous-traitants

« Auditer ce sous-traitant » prépare un audit documentaire, un questionnaire d’évaluation, un audit sur site, un audit technique, une revue des certifications et codes de conduite, ou un audit de suivi. Le questionnaire est rempli par le prestataire sur un portail dédié, puis le DPO valide les réponses en les rapprochant des pièces fournies. Le suivi des sous-traitants, dans Actions et suivi, liste les évaluations à réaliser.

Logiciels, API, sites internet, Shadow IT et systèmes d’IA

Les données vivent dans des outils, et un registre qui les ignore décrit une organisation qui n’existe que sur le papier. Les cinq registres de cette rubrique relient chaque outil aux traitements qu’il porte et au sous-traitant qui le fournit : en cas d’incident ou de changement d’éditeur, on retrouve en quelques secondes les données et les personnes touchées.

Registre des logiciels et applications mobiles

La fiche logiciel décrit les informations générales et la finalité, le mode d’hébergement (SaaS, on-premise, cloud privé, hybride) et le type d’infrastructure, la localisation et les sous-traitants, le support et l’assistance technique, la sécurité et le contrôle d’accès, la conservation et la protection des données. Le sous-traitant principal se choisit parmi les fiches de Parties prenantes. Une application mobile se documente avec ses autorisations, ses outils tiers intégrés et son écran de consentement.

Registre des API

Les échanges automatisés entre logiciels sont des flux à part entière. La fiche API décrit la direction du flux, les applications source et cible, le prestataire, les données et les personnes, la base légale, l’accord de sous-traitance et les transferts, puis la sécurité de l’interface : méthode d’authentification, chiffrement en transit, journalisation des appels.

Sites internet : mentions, cookies, formulaires, mesure d’audience

La fiche d’un site décrit ses responsables et ses adresses, les mentions et politiques (chaque rubrique part de l’état « Non évalué »), la liste des cookies et la newsletter, la sécurité et les transferts, la mesure d’audience, puis une conclusion avec un score. Après enregistrement, les onglets Technologies, Audits et Formulaires s’ouvrent. Le contrôle du bandeau cookies, des politiques et des formulaires se consigne avec ses constats datés.

Shadow IT : outils à régulariser

Le service gratuit de transfert de fichiers, la messagerie personnelle, l’assistant d’IA grand public utilisé sans validation : ces outils se découvrent en entretien, rarement dans les documents. La fiche Shadow IT indique comment l’outil a été découvert (audit proxy, carte bancaire, entretien métier, signalement), les données concernées, le rôle du prestataire, l’accord de sous-traitance, la localisation et la sécurité. Le statut (Shadow IT, en régularisation, validé, interdit) et la décision (à régulariser, à supprimer, à remplacer, accepté temporairement) se tracent avec une date de revue.

Registre des systèmes d’IA et littératie IA

Le règlement européen sur l’intelligence artificielle classe les usages selon leur risque, et l’obligation de maîtrise de l’IA par le personnel s’applique depuis février 2025. Le registre distingue le système de ses usages : un même outil peut reformuler un courrier ou trier des candidatures, avec des risques sans commune mesure. Chaque usage se décrit, avec le rôle de l’organisme (fournisseur, déployeur), les pratiques et domaines proposés, la classification justifiée et ses liens vers les traitements. L’onglet Littératie IA recense les populations concernées et leur formation, et les onglets Audits et Surveillance et bilan préparent le suivi et l’export.

Locaux et infrastructures

Locaux et sites

Chaque local qui abrite des données ou des équipements a sa fiche, géolocalisée, et un questionnaire de 36 questions réparties en six thèmes. Dans l’onglet Conformité, le DPO fixe lui-même le score et le statut du local, avec son commentaire. Nous avons refusé de déduire l’évaluation du taux de remplissage du questionnaire. Les caméras et dispositifs rattachés, les audits de terrain et les justificatifs se consultent depuis la fiche. Les locaux s’importent par copier-coller ou en CSV, se mettent à jour en masse et s’affichent sur une carte des sites et caméras.

Infrastructure technique

Le registre d’infrastructure recense serveurs, hébergements, équipements réseau, postes et sauvegardes, avec leur localisation, leur local de rattachement, leurs informations RGPD et leurs justificatifs. Les liens entre composants se décrivent et se lisent dans une cartographie. Le registre historique des serveurs propose un tableau de bord (serveurs hors Union européenne, avec accord de sous-traitance, risques critiques, certifications), une carte et des imports ou exports.

Vidéosurveillance

Chaque caméra se documente avec son périmètre, le type de zone filmée, ses fonctions et les éléments de conformité attendus selon la zone. L’absence de dispositif peut elle-même être déclarée, ce qui répond par écrit à une question systématique des contrôles. Import et export sont disponibles.

Badges et contrôle d’accès

La fiche d’un dispositif de contrôle d’accès décrit son rattachement, les prestataires et outils associés, la journalisation, le processus de délivrance, la restitution et la désactivation au départ, la sécurité et les risques. Le registre s’exporte.

Audit de terrain sur téléphone ou tablette

Les fiches reprennent les déclarations du client, et seule une visite permet de les confronter au terrain. Une porte de salle serveur calée ouverte ou un mot de passe sur un post-it n’apparaissent dans aucun questionnaire. Depuis l’onglet Audits de terrain, on programme un audit puis on ouvre une grille qui progresse pièce par pièce : accès physiques, postes de travail, archives et papier, locaux serveurs. La grille s’ouvre sur place par un lien sécurisé unique et horodaté, sans compte, et les photos se rattachent au point de contrôle. À la validation, chaque point en échec bascule dans le plan d’action du client avec une priorité et un responsable.

Gestion de la sécurité et violations de données

Le rôle du DPO consiste à vérifier que les mesures existent, qu’elles sont prouvées et qu’elles correspondent au risque, la mise en œuvre revenant à la DSI ou à l’infogérant. Toute la rubrique distingue ce qui est déclaré de ce qui est vérifié.

Le registre unifié de sécurité

Incidents, violations, notifications CNIL, plaintes et signalements se tiennent dans un même registre, avec des indicateurs, une recherche et des filtres. La création d’un événement est volontairement courte : date de détection, types d’événement et résumé des faits suffisent pour enregistrer l’heure de prise de connaissance sans attendre la fin de l’enquête. La case « Violation de données » qualifie l’événement.

Traiter une violation : 72 heures, CERT Santé, NIS 2

Une fois l’événement enregistré, une cellule d’enquête s’ouvre en plusieurs onglets. L’onglet Déclarations et liens affiche le compte à rebours des 72 heures, la décision formelle de notifier ou non la CNIL et sa motivation, puis la date effective et le numéro de dossier. La case « Données de santé concernées » rend obligatoire le volet CERT Santé. Les trois jalons NIS 2 (alerte précoce à 24 heures, notification à 72 heures, rapport final à un mois) se calculent pour les entités concernées. La décision d’informer les personnes (oui, non ou non décidé) exige un motif.

Le plan d’actions correctives distingue les mesures d’urgence des mesures différées. Le journal chronologique du DPO conserve chaque appel, échange et décision, horodatés. L’événement se relie aux traitements, logiciels, sous-traitants et locaux touchés. Lors d’un contrôle, cette trace écrite est souvent la première chose examinée.

Incident annoncé par un prestataire

Une zone distincte accueille les incidents notifiés par un sous-traitant. DPO SUITE propose alors de créer un incident miroir chez les autres clients du portefeuille qui utilisent le même prestataire : un DPO qui suit trente organismes ne passe pas à côté de celui qui partage l’hébergeur touché.

Veille sur les fuites de données

La veille interroge en continu des flux de cybercriminalité, dont RansomFeed, et les sites sur lesquels les groupes de rançongiciels revendiquent leurs attaques. Elle recherche le SIRET et la raison sociale du client, et croise aussi la liste de ses sous-traitants informatiques. Si l’hébergeur ou l’éditeur d’un logiciel du client est revendiqué, le DPO est prévenu, parfois avant la communication officielle du prestataire. Une alerte de veille se vérifie auprès du prestataire avant toute qualification en violation, et chaque échange se date. La veille propose une vue complète, des indicateurs, un centre de notifications et des exports. Elle ne surveille que les prestataires présents au registre, ce qui donne une raison de plus de le tenir à jour.

Paramétrage du RSSI

Le RSSI et son suppléant se désignent parmi les utilisateurs. Le tableau des sujets confiés fixe, sujet par sujet, si l’avis du RSSI est obligatoire, facultatif ou pour information, le délai en jours ouvrés et le valideur final (DPO ou RSSI). Sans RSSI désigné, l’écran signale que les avis obligatoires deviennent une simple information au DPO.

Mesures de sécurité et vérifications

Une mesure technique ou organisationnelle se décrit d’un côté ; sa vérification s’enregistre de l’autre, avec la méthode de contrôle, les dates, le responsable, la référence de la preuve et le résultat. « Nous avons des sauvegardes » devient « restauration testée le 12 mars, procès-verbal au dossier ».

Habilitations et revue des habilitations

La matrice des habilitations logiques formalise qui accède à quoi, sur la base des niveaux de classification des données. « Lancer une revue » organise la revue périodique des droits d’accès, en comparant les comptes d’un logiciel sensible à la liste du personnel.

Classification, risques et analyses d’impact

Classification des données

Classer les données par type et par sensibilité sert à proportionner les mesures au risque. La synthèse de la classification, le catalogue, le monitoring et le journal donnent la vue d’ensemble, et les commandes « Analyser les risques » et « Générer une politique » s’appuient sur cette classification.

Matrice des risques et analyse avancée

La matrice offre une vue synthétique des risques liés aux données classifiées. L’analyse de risques avancée présente un score global, quatre dimensions (traitements, sécurité, conformité, incidents), leur évolution, une carte des vulnérabilités par site, une comparaison sectorielle et des recommandations prioritaires. Ces indicateurs servent à prioriser les chantiers ; ils ne remplacent pas une analyse.

Savoir si une AIPD est obligatoire, et la dispense motivée

L’outil applique la grille des neuf critères des lignes directrices européennes et signale une AIPD probablement obligatoire lorsque deux critères ou plus sont réunis. Ce seuil reste une alerte à confirmer par le DPO. Lorsqu’une AIPD n’est pas requise, une fiche de dispense motivée se génère et rejoint le registre : l’absence d’AIPD est alors justifiée par écrit.

Les parcours d’AIPD

L’AIPD guidée suit le contenu de l’article 35.7, du traitement concerné à la validation, en passant par nécessité et proportionnalité, les droits des personnes, les mesures de sécurité, l’analyse des risques et le plan d’action. L’analyse des risques ajoute des scénarios avec menaces, vulnérabilités, mesures existantes, vraisemblance, gravité et score. Le plan d’action porte priorité, responsable et échéance. L’avis du DPO (favorable, favorable avec réserves, défavorable) et la validation par le responsable de traitement restent deux actes séparés.

Une AIPD réalisée hors de l’outil s’importe en PDF ou Word et se rattache à son traitement. Vous pouvez aussi importer et exporter le format du logiciel PIA de la CNIL : les analyses déjà faites sont reprises, et le client reçoit un fichier dans le format qu’il connaît.

Demandes de droits et questions au DPO

Suivre les demandes de droits et leurs délais

Dès l’ouverture, des compteurs indiquent le total des demandes, celles à traiter, celles dont l’échéance tombe sous sept jours et celles en retard. Une demande regroupe un ou plusieurs droits (accès, rectification, effacement, portabilité, limitation, opposition, ou un droit personnalisé) et passe par les statuts reçue, identité à vérifier, recevable, en cours, prolongée, répondue, close, irrecevable ou transférée.

Le type de délai se choisit à la saisie : un mois calendaire pour le RGPD, huit jours pour la communication d’un dossier médical de moins de cinq ans (avec le rappel du délai de réflexion de 48 heures), ou une date manuelle motivée. Le bloc de conformité renforcée regroupe les services qui détiennent les données, le caractère répétitif de la demande, la date de notification d’une prolongation, le motif d’un refus et la date de suppression prévue des justificatifs. Les rappels se paramètrent (de la réception aux jours de retard, personnes prévenues, alerte d’étape non prise en charge, anonymisation après clôture), et des modèles de formulaires et de réponses sont fournis.

Le mode confidentiel « zéro donnée personnelle »

Traiter une demande ne doit pas créer un nouveau risque de fuite. Dans ce mode, DPO SUITE n’enregistre ni nom, ni coordonnées, ni pièce d’identité du demandeur. Le dossier porte un numéro anonyme, le type de droit et les échéances ; la pièce d’identité et les justificatifs restent dans le Drive sécurisé de l’établissement. La double validation impose un préparateur et un valideur distincts, et le journal chronologique date chaque étape.

Recevoir les demandes par un formulaire public

Un formulaire public donne aux personnes un canal identifié pour exercer leurs droits, articulé avec les mentions d’information. Les demandes arrivent directement dans le suivi, avec leur date réelle de réception.

Questions au DPO et avis formel signé

Une direction dépose une question précise, avec son contexte, sa catégorie et sa priorité. Le DPO l’instruit et rédige un avis motivé, que le demandeur signe par un lien sécurisé, sans création de compte, avec le bouton « Je reconnais avoir reçu cet avis ». La signature atteste la réception ; la décision prise par la direction se consigne séparément. L’avis, sa date et sa réception restent ainsi au dossier.

Pilotage : actions et suivi

Une fois les registres établis, la conformité se joue dans la durée. Le menu Actions et suivi rassemble les outils du quotidien. À tout moment, vous pouvez montrer à la direction ce qui a été décidé, par qui, et où en est la réalisation.

Plan d’amélioration

Les actions proposées se lisent par onglet (vue d’ensemble, traitements, tâches, sous-traitants, logiciels, droits, conformité, sécurité), avec un score et des statistiques qui orientent les priorités.

Liste des tâches et bibliothèque de 42 modèles

Chaque tâche a un titre, une description du résultat attendu, une priorité, une catégorie, une échéance et une récurrence possible. La bibliothèque propose 42 modèles mensuels, trimestriels, semestriels, annuels et ponctuels (revue des habilitations, test de restauration, comité RGPD, contrôle CNIL…). On sélectionne seulement ceux qui servent le client, et l’année se programme en quelques minutes.

Non-conformités

Un écart se trace avec son constat, son type, sa gravité (critique, majeure, mineure), son origine et sa priorité, puis sa prise en charge : personne assignée, délai réglementaire s’il existe, date cible, évaluation de l’impact, exigences concernées. Les actions correctives s’y rattachent.

Validations client

Une demande de validation s’adresse aux utilisateurs actifs du client avec un objet précis : approbation d’un contenu, validation d’un plan d’action ou confirmation d’une réalisation. La réponse est datée et nominative.

Modifications des utilisateurs à vérifier

Quand plusieurs personnes du client alimentent les registres, le DPO consulte ici les créations, modifications et suppressions réalisées, pour vérifier que les informations restent exactes.

Projets et avis du DPO, analyses complémentaires

La protection dès la conception (art. 25) suppose que le DPO soit saisi avant le lancement d’un projet. « Soumettre un projet au DPO » recueille le titre, la description, le service, le porteur, la date de mise en service, les données, les personnes, les logiciels, les prestataires et une question sur les transferts hors Union européenne, à laquelle « Je ne sais pas » est une réponse admise. Les projets suivent les statuts soumis, en analyse, informations demandées, avis rendu, clôturé ou abandonné, avec des indicateurs d’avis en attente, en retard ou avec réserves à lever.

La même rubrique documente des analyses spécialisées, rattachables à un traitement : décisions automatisées, intérêt légitime (intérêt poursuivi, nécessité, mise en balance, garanties, conclusion), réutilisation des données, dossier de facturation électronique, contrôle du recrutement, contrôle de la surveillance et des enquêtes internes.

Dossier de preuves

Le dossier de preuves affiche la couverture documentaire par rubrique (gouvernance, registre, politiques et procédures, contrats, sécurité, formations…) et les pièces déjà présentes dans les autres modules. Chaque preuve reçoit une empreinte à l’envoi : si quelqu’un modifie le fichier ensuite, cela se voit. Les anciennes versions restent consultables. Un index Excel récapitule l’ensemble.

Information des personnes

Chaque mention d’information se relie aux traitements qu’elle couvre. La zone « Traitements sans mention publiée » transforme une obligation diffuse en liste de travail. Une mention précise les personnes informées, son support (site internet, formulaire, contrat ou CGV, affichage, courriel, livret d’accueil), sa date de revue et son texte, prérempli à partir du registre et à adapter.

Transferts hors Union européenne

Les transferts se reprennent du registre des sous-traitants puis se décrivent un par un : destinataire, pays, outil de transfert, analyse d’impact du transfert et sa date, mesures complémentaires, données, traitements concernés et date de réexamen. Les revues se consignent avec la référence de la décision ou de la version des clauses examinée, la conclusion et la prochaine échéance. Les indicateurs montrent les transferts actifs, vers un pays non adéquat, et ceux à régulariser.

Registre des consentements

Une finalité se crée avec le texte exact présenté, le canal et le traitement lié. Chaque accord ou retrait s’enregistre avec la personne, la source et la preuve. Modifier le texte crée une nouvelle version, et vous savez toujours à quelle formulation une personne a dit oui. Une recherche par personne et un journal Excel complètent le registre.

Mailings envoyés

Les envois collectifs sont une source fréquente de plaintes. La fiche d’une campagne documente le canal, le volume, l’outil d’envoi (un sous-traitant), la finalité, l’origine des contacts, la base légale, les pixels de suivi et le lien de désinscription : tout ce qu’on vous demandera après une réclamation.

Formations et sensibilisation

Chaque campagne a des objectifs (thème, comportement attendu, public), une organisation (présentiel, visio, autonome ou mixte, dates, responsable), une règle de réalisation et des relances. La règle se choisit avant les premiers résultats : présence, réussite à un test avec un seuil, ou réalisation externe attestée, par exemple sur FOCUS RGPD, notre plateforme de sensibilisation en vidéo. Une invitation envoyée ne vaut jamais participation, et les relances ne contiennent aucun résultat individuel. La question « qui a été formé, quand, et comment le prouvez-vous » trouve sa réponse ici.

Veille réglementaire

Une actualité s’ajoute avec sa source et son résumé, se partage avec tous les clients si besoin, puis s’évalue client par client : impact, état, action à mener, échéance. Une nouvelle délibération de la CNIL finit ainsi dans le plan d’action des clients concernés, avec une échéance.

Réunions et comptes rendus

Chaque réunion (lancement de mission, comité RGPD, revue de service) s’enregistre avec sa date et sa retranscription. L’analyse par IA propose les décisions et les suites, à relire, puis les décisions rejoignent le plan d’action.

Temps passé

Le DPO titulaire active le suivi du temps. Chacun déclare alors son temps dans le dossier, y compris le temps passé hors application. Seuls les DPO du dossier valident les lignes, et une ligne validée n’est plus modifiable par son auteur.

Suivi d’un contrôle et des réclamations CNIL

Un contrôle se suit avec sa date, son type (sur place, sur pièces, sur audition, en ligne), son périmètre, les pièces demandées et remises, le procès-verbal, les délais fixés et la suite donnée. Une réclamation se suit avec sa référence, son objet, les traitements concernés, la réponse et ses pièces. Ces éléments alimentent les points 29 et 30 du rapport annuel.

Les audits

Tous les audits fonctionnent de la même façon : une réponse renvoie à une preuve, un constat devient une action, et ce qui a été répondu une fois sert aux audits suivants. La DSI répond une seule fois aux questions communes, et cet argument suffit souvent à la convaincre de jouer le jeu.

Auto-audit DPO

L’auto-audit, organisé en blocs pondérés avec les réponses « Oui, conforme », « Non, à corriger » ou « N/A », sert au DPO à faire le point sur un dossier avant une échéance, ou simplement pour se rassurer.

Audits RGPD personnalisés

Le DPO construit sa propre grille : thème (audit RGPD global, sous-traitants, RH, SI, IA, SPST ou personnalisé), récurrence (ponctuelle, annuelle, semestrielle, trimestrielle), chapitres, sous-chapitres, questions et contributeurs. La grille se transpose ensuite chez d’autres clients.

Audit NIS2

La campagne commence par la qualification de l’entité, puis le questionnaire distingue la réponse déclarée de la conclusion de l’auditeur, exigence par exigence, avec sa preuve. Les préconisations et le rapport en découlent, et les indicateurs donnent le taux de conformité.

Audit Cyber Résilience

Cet audit mesure la capacité de l’organisme à résister à une cyberattaque et à redémarrer. Il commence par les activités essentielles (paie, facturation, accueil du public, suivi des salariés pour un service de santé au travail), avec pour chacune son responsable, l’interruption acceptée, la perte de données acceptée et la reprise réellement démontrée lors du dernier test. Le questionnaire compte 78 questions en dix capacités et calcule un indice déclaré et un indice démontré. Pour une direction, l’écart entre les deux parle souvent plus que n’importe quel score. 73 questions sont communes avec l’audit NIS2 ; les réponses se proposent ou se reprennent d’un audit à l’autre, chacune à accepter ou refuser. Les constats partent au plan d’action, et la finalisation fige l’audit.

Audit HAS ESSMS, volet RGPD

Pour les établissements et services sociaux et médico-sociaux qui préparent leur évaluation HAS, l’audit part du profil (numéro et catégorie FINESS, publics accompagnés, statut, groupe, périmètre multi-établissements) qui détermine les critères applicables. Les réponses se cotent et se relient aux preuves, une projection par critère se calcule, puis les préconisations et le rapport se préparent.

Audit Recherche, entrepôts de données de santé et SNDS

Chaque projet se qualifie (nature de la recherche, sources, consentement au traitement des données distinct du consentement à participer, traitements particuliers) et la formalité applicable est proposée puis validée. L’audit de l’organisation et des preuves suit, jusqu’au rapport. Pour les entrepôts de données de santé, la démarche vérifie si l’organisme doit constituer un entrepôt, ce qu’il doit mettre en place au minimum et comment le faire vivre.

Audit SPEC 2217 RGPD

Celui par lequel tout a commencé. La qualification du service (usage du DMST, télésanté, cellule de prévention de la désinsertion professionnelle, études et recherches, service récemment créé) masque les modules sans objet. La reprise des registres propose des réponses issues du dossier, chacune à accepter, corriger ou écarter. Une fiche distincte suit l’audit réalisé par l’organisme certificateur, avec ses dates, son résultat, son niveau et des rappels pour l’échéance du certificat.

Audit IA Act

Le catalogue d’audit compte 139 questions, dont 96 notées et 21 bloquantes, avec des questions répétées pour chaque système et chaque outil génératif. Il s’articule avec le registre des systèmes d’IA.

Audit DORA

Une préqualification détermine si l’entité relève du règlement DORA (entité financière réglementée, établissement dans l’Union, licence, microentreprise), puis le questionnaire complet couvre les cinq piliers du règlement, avec un score de maturité et un plan d’action.

Méthodologies de référence en santé

Les méthodologies de référence MR 001 et MR 003 disposent d’un audit complet, les autres (MR 002, 004 à 008, ESND) d’une qualification. Chaque recherche se qualifie, se contrôle et tient son dossier des déclarations. Le suivi interne reste distinct de la formalité accomplie auprès de la CNIL.

Homologation INS

L’auto-homologation de l’accès au téléservice INSi part de l’état des lieux technique et couvre ensuite les traitements concernés, l’analyse des risques, la supervision, les incidents et violations, la commission puis la finalisation.

Documents, rapports et attestations

L’article 38.3 prévoit que le DPO rend compte au plus haut niveau de la direction. Les rapports reprennent ce qui a été tracé dans le dossier, et un dossier tenu au fil de l’année donne un rapport qui s’écrit presque seul.

Instant rapport

En trois étapes (période, personnalisation, export), l’Instant rapport restitue l’activité d’une période sous forme d’indicateurs visuels : audits, traitements créés, mis à jour et validés, incidents, demandes de droits. On choisit la période (mois dernier, trimestre, année, ou dates libres), la comparaison (période précédente, année précédente, aucune) et le modèle (point mensuel, COPIL trimestriel, rapport direction, bilan annuel). Vous activez, renommez et réordonnez les blocs, rédigez l’introduction, les points d’attention et la conclusion, puis exportez. Le point mensuel avec la direction ne demande plus une demi-journée de compilation.

Procédures RGPD

Une procédure part d’un des 21 modèles, d’une page vierge ou d’un document importé (PDF, DOC, DOCX, ODT). Elle s’attribue, se classe en dossiers, s’active pour un ou plusieurs clients avec ou sans validation requise, et s’exporte pour diffusion. Les suggestions de procédures prioritaires tiennent compte du secteur et de la taille de l’organisme, et classent chaque procédure en indispensable, recommandée ou optionnelle. Un générateur propose les tâches concrètes qui découlent d’une procédure (test annuel de restauration, session de formation des nouveaux arrivants), pour qu’elle ne reste pas lettre morte.

Rapports DPO

Un rapport se crée en mode standard ou guidé avec l’IA, selon son type : annuel, semestriel, trimestriel, compte rendu de réunion, audit, incident ou personnalisé. Les chapitres se rédigent et se sauvegardent un par un, avec le choix des sources utilisées par l’IA, et le rapport s’exporte en PDF, Word ou HTML avec ses versions.

Rapport annuel CNIL, audit guidé E0 à E13 et score sur 100

La campagne annuelle couvre 37 points répartis entre la page de garde, l’essentiel, organisation et conditions d’exercice, actions de mise en conformité, évaluation, perspectives et besoins, annexes. Chaque point indique s’il se remplit automatiquement, en partie ou à la main, avec sa source dans DPO SUITE, des conseils, ce qu’il faut vérifier et le critère de complétude. « Synchroniser les données » reprend les chiffres clés de l’année, un brouillon IA aide à la rédaction, et « Demander la contribution du client » sollicite le bon interlocuteur.

L’audit guidé parcourt quatorze étapes, du cadrage (E0) au suivi des plans d’action (E13), qualifiées conforme, point de vigilance, non-conformité mineure ou majeure, sans objet. Il calcule un score sur 100 et génère les actions correctives. Le score donne à la direction un repère d’une année sur l’autre ; il se présente toujours avec les non-conformités majeures, qu’une moyenne peut masquer. Le rapport s’exporte en PDF.

Attestations vérifiables par QR code

Une attestation peut porter sur l’engagement dans une démarche RGPD, la réalisation d’un audit ou de formations, la conformité RGPD, ou suivre un modèle personnalisé. Chacune précise sa portée, l’état des travaux, son périmètre, ses réserves et sa validité. Elle reçoit un identifiant unique et un QR code : un tiers (client, commissaire aux comptes, donneur d’ordre) vérifie en direct si elle est valide, expirée ou inactive, sans accès au dossier. Les modèles se créent aux couleurs du cabinet, et la génération en masse sert aux attestations fondées sur un fait commun, comme une formation suivie. Une attestation constate des faits vérifiés à sa date sur un périmètre donné ; elle ne constitue pas une certification au sens des articles 42 et 43.

ALIX, l’assistant IA, et le connecteur MCP

ALIX propose, vous décidez

ALIX lit les éléments auxquels vous avez accès et prépare des propositions : réponses, fiches de traitement, brouillons de courriel, délais de conservation, scénarios de risque. Rien n’est validé, envoyé ou clôturé sans votre accord. ALIX ne copie aucun fichier, n’enregistre le contenu d’aucun courriel et n’en envoie aucun. La validation d’un traitement, la clôture d’un audit et la connexion du Drive d’un client restent des actes humains, et deux dossiers ne sont jamais mélangés. La saisie de données de santé et d’identités nominatives est bloquée. Les registres et les PDF ne mentionnent jamais l’IA, puisque rien n’y entre sans validation humaine.

Un avatar animé, que l’on peut désactiver, donne accès à ALIX sans ouvrir sa page. ALIX fonctionne avec les crédits mensuels de l’abonnement ou, si l’administrateur l’autorise, avec votre propre clé OpenAI ou Mistral, auquel cas aucun crédit n’est débité.

Contexte, Drives et messagerie

ALIX travaille mieux avec du contexte, renseigné client par client. Les Drives se connectent (Google Drive, OneDrive, SharePoint, WebDAV pour Nextcloud, ownCloud ou un hébergeur de mairie), ainsi que la messagerie (Gmail, Microsoft 365 et Outlook en connexion directe). La boîte aux lettres ALIX affiche vos messages sans en conserver le contenu : elle garde seulement les liens, les domaines des clients et les expéditeurs bloqués.

Le connecteur MCP : DPO SUITE dans Claude ou ChatGPT

DPO SUITE a un serveur MCP : vous travaillez sur vos dossiers depuis Claude ou ChatGPT. L’adresse du connecteur et la clé d’accès se récupèrent dans l’Espace DPO, et se manipulent comme un mot de passe. Plus d’une centaine d’outils couvrent les registres : traitements, délais de conservation, sous-traitants, logiciels, infrastructures, locaux, AIPD, audits, campagne annuelle, incidents, demandes de droits, tâches, réunions, temps passé, lecture des Drives.

Par exemple : « Liste les sous-traitants du client avec les traitements liés et leur criticité, puis signale ceux qui touchent des données de santé. » Ou encore : « Pour la violation ouverte hier, rappelle-moi les échéances restantes et les informations de l’article 33.3 qui manquent. »

Les verrous sont ceux d’ALIX. Tout ce que le connecteur écrit arrive en brouillon ou marqué à vérifier. Il ne clôture aucun dossier, n’envoie aucun courriel (ni invitation, ni notification CNIL, ni message au client), ne connecte aucun Drive et ne produit aucun document officiel. Il lit les documents des Drives en mémoire, sans en conserver le contenu. Le serveur peut aussi se connecter à une IA locale, par exemple avec LM Studio, pour ceux qui veulent garder le modèle sur leur propre machine.

Drive et pièces justificatives

Chaque Drive est connecté par son responsable : le Drive du client par un membre du client, dans « Stockage des documents », et celui du DPO dans « Mes espaces de stockage ». Le DPO n’a jamais à demander d’identifiants au client, et nous le déconseillons fermement. Un navigateur intégré affiche les dossiers en lecture seule : le DPO consulte, il ne modifie ni ne déplace rien, et les droits restent ceux que le client a définis.

Une pièce se relie à une fiche de traitement, à une réponse d’audit, au dossier de preuves, au contrat d’un sous-traitant ou à un incident. La notice donne une arborescence et un nommage qui tiennent dans le temps, et des repères pour savoir quelle version fait foi. Les GED sans connexion directe et Proton Drive se gèrent par référence.

Gestion du cabinet DPO

Un DPO externe est aussi un chef d’entreprise, avec des devis, des signatures et des factures. Nous avons ajouté ce dont nous avions besoin pour notre propre cabinet.

Lettres de mission et avenants

Des modèles adaptés au type d’intervention (DPO externe désigné, audit initial, accompagnement à la mise en conformité, mission ponctuelle d’expertise) reprennent automatiquement le nom du client, la société, le SIRET, le montant hors taxes et la date. La lettre passe du brouillon à l’attente de signature du DPO, puis du client, avant d’être signée, expirée ou archivée. Un avenant se crée en cours d’année si le périmètre évolue.

Signature électronique intégrée

Le signataire reçoit un lien unique et sécurisé, sans création de compte. Après signature, le document est verrouillé, horodaté et disponible en PDF.

Paiement en ligne par carte ou prélèvement SEPA

En option, la signature déclenche le règlement du premier terme ou de l’acompte, par carte bancaire avec confirmation immédiate ou par prélèvement SEPA avec mandat électronique. Les échéanciers, factures et encaissements se suivent dans l’application.

Suivi des temps et rentabilité

Le temps se saisit par client et par type de prestation, ou s’importe. Pour un client au forfait d’heures, une jauge montre le temps consommé et une alerte se déclenche avant le dépassement, ce qui laisse le temps de proposer un avenant. Le taux horaire effectif compare les honoraires perçus au temps réellement consacré. Un dépassement récurrent signale souvent un manque de moyens côté client, sujet de l’article 38.2 autant que sujet commercial.

CRM du cabinet

Le CRM regroupe les entités, le pipeline commercial, les clients, les tickets, le temps manuel, le budget et les lettres de mission, avec des indicateurs sur le chiffre d’affaires, les heures et le budget.

Compte, administration et sécurité de la plateforme

Le menu du compte réunit des fonctions de portée différente : certaines touchent votre compte, d’autres l’organisation ou toutes les structures.

Profils et droits, journal d’activité

Les profils types se paramètrent pour toute l’organisation, et le journal d’activité garde qui a fait quoi, et quand.

Réglages de sécurité et centre des alertes

Par structure, les réglages couvrent l’authentification à deux facteurs, les règles de mot de passe, les tentatives de connexion, les horaires, pays et adresses autorisés, la durée des sessions, les comptes inactifs, la revue des accès et les seuils d’alerte. Le centre des alertes classe les signaux par gravité. « Mes connexions » retrace les connexions au compte, et « Signaler un incident » ouvre un canal direct.

Contrôle des données de santé

Cette fonction recherche dans les fiches les numéros de sécurité sociale saisis par erreur et invite à les remplacer par une référence interne.

Contrôle des accès aux dossiers des personnes prises en charge

Pour les établissements sanitaires et médico-sociaux, une campagne importe le fichier des accès d’un logiciel sur une période, repère les accès sans lien de prise en charge, demande une justification et prépare un rapport. L’identité des personnes est remplacée par un code avant l’import.

Personnalisation, équipe DPO et abonnement

L’administration du tenant règle la marque, l’adresse de support, le pied de page, le logo, les couleurs et les liens légaux. « Mon équipe DPO » désigne les membres de l’équipe, « Connecteurs IA MCP » gère l’accès au connecteur, et l’abonnement se gère depuis un portail de paiement sécurisé.

La notice d’utilisation et le parcours Nouveau DPO

La notice de DPO SUITE réunit 17 notices, 202 chapitres, 1 175 sections indexées et 276 captures d’écran, consultables par la recherche. Chaque chapitre commence par un encadré « Pourquoi » qui explique la raison d’être de l’étape, chaque section par un encadré « À quoi ça sert », et les termes soulignés renvoient à un glossaire de 95 définitions. Les étapes se cochent au fil du travail, et une rubrique « Je veux… » classe 349 tâches courantes par objectif.

Le parcours Nouveau DPO reprend le RGPD obligation par obligation, sur 21 chapitres qui exposent chacun ce que dit le texte, ce que vous faites chez le client, comment le faire dans DPO SUITE, les erreurs du débutant et les contrôles avant de passer à la suite. Il se termine par un calendrier type de la première année, mois par mois. La notice « Mon dossier de A à Z » décrit les quatre phases d’une mission, de la création du dossier au rapport annuel, avec la check-list du dossier parfait.

Pour qui ?

DPO SUITE s’adresse aux DPO indépendants et aux cabinets qui suivent un portefeuille de clients, aux DPO internes désignés, aux organismes qui ont confié le RGPD à un référent interne, et aux structures sans ressource RGPD qui veulent être accompagnées. Toutes les fonctions décrites sur cette page, IA comprise, sont incluses dans chaque formule ; les formules se distinguent par la quantité d’accompagnement humain par un DPO expérimenté.

Les secteurs que nous connaissons le mieux sont les services de prévention et de santé au travail, les établissements de santé et médico-sociaux, les collectivités territoriales, les CSE et les organismes agréés. L’application reste ouverte à tous les secteurs. Elle est distribuée par DPO FRANCE et NESS TECHNOLOGIE.

Questions fréquentes

DPO SUITE héberge-t-il des données de santé ?

Non. L’application décrit les traitements et n’accueille aucune donnée de santé des personnes suivies. La saisie d’un numéro de sécurité sociale est impossible, les demandes de droits peuvent se traiter sans aucune donnée d’identité, et les pièces justificatives restent dans le Drive du client.

Où sont hébergées les données de DPO SUITE ?

Chez Amazon Web Services, en région de Paris, avec des sauvegardes horaires, quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles conservées huit mois.

Quelle IA utilise DPO SUITE, et que voit-elle ?

ALIX repose sur Mistral, sans échange de données personnelles ni d’informations sur la structure cliente. Vous pouvez utiliser votre propre clé OpenAI ou Mistral si l’administrateur l’autorise. ALIX propose, et toute validation reste humaine.

Le client a-t-il accès à son dossier ?

Oui, avec des comptes nominatifs et des droits réglés module par module. Le client valide les fiches, répond aux demandes de validation, signe la réception des avis du DPO et connecte lui-même son Drive.

Que se passe-t-il si le client change de DPO ?

Le nouveau DPO reprend le dossier et coupe les accès de l’ancien. Si le nouveau DPO n’utilise pas DPO SUITE, les données sont supprimées.

Peut-on reprendre un registre existant ?

Oui. Un registre au format Excel, ODS, CSV, Word ou PDF s’importe avec une correspondance des colonnes, et une AIPD réalisée avec le logiciel PIA de la CNIL s’importe dans son format d’origine.