Quand je reprends un dossier après le départ d’un référent ou d’un DPO, le registre existe presque toujours. Plus personne ne sait pourquoi telle durée de conservation a été retenue, qui a validé la dernière AIPD, ni ce qu’est devenue la violation de données de l’an dernier. La boîte mail du partant a été fermée le lendemain, avec les échanges des sous-traitants dedans.
Il faut alors des semaines pour reconstituer ce que la personne savait. Pendant ce temps, les demandes d’accès attendent et le délai d’un mois court. Un contrôle de la CNIL trouverait une structure incapable de montrer un travail pourtant bien réel.
Un successeur opérationnel dès sa première semaine
Avec DPO SUITE, le nouveau référent ouvre un dossier complet. Il y trouve les traitements validés, les AIPD, les incidents avec leur qualification, les demandes d’exercice des droits avec les réponses envoyées, les sous-traitants audités et les actions encore ouvertes. Il sait par où commencer sans appeler son prédécesseur. Le compte du partant est fermé le jour de son départ, et rien ne disparaît avec lui. Si le DPO change, la passation de dossier transmet tout l’historique au nouveau DPO, qui coupe lui-même les accès de l’ancien. Vous n’attendez plus qu’un ancien prestataire veuille bien répondre à vos mails. Le passage du dossier se fait en quelques secondes, ce qui n’empêche pas le rendez-vous explicatif.
Un contrôle CNIL abordé sereinement
Le RGPD demande à la structure de pouvoir démontrer sa conformité (article 5.2). Le jour où la CNIL demande le registre, l’AIPD d’un traitement, la documentation d’une violation ou la réponse faite à un salarié, vous sortez tout du même dossier. DPO SUITE vous indique où se trouve chaque pièce dans votre propre drive. Le référent arrivé le mois dernier peut répondre seul.
Une direction qui pilote sa conformité
La direction voit l’état de la conformité, les actions en retard et les risques encore ouverts. Elle arbitre sur des faits, fixe les priorités de l’année et suit leur avancement. Le RGPD devient un sujet de gestion, discuté en comité avec des chiffres.
Les personnes dont vous traitez les données y gagnent en premier. Un salarié qui demande son dossier reçoit sa réponse dans le délai. Une violation est qualifiée vite, et ceux qu’elle touche sont prévenus quand il le faut. Nous protégeons leurs données comme nous voudrions que soient protégées les nôtres, et la CNIL constate ensuite un travail déjà fait.
Une application conçue par des DPO pour des DPO
Je suis DPO externe depuis 2018. J’ai d’abord construit DPO SUITE pour mes propres missions auprès des services de prévention et de santé au travail, afin de répondre aux exigences de la SPEC 2217 sans passer mes soirées dans des tableurs. Elle couvre aujourd’hui tous les secteurs, et 95 DPO l’utilisent pour suivre leurs clients.
Chaque choix vient de ce métier. Vos documents restent chez vous, dans votre drive. ALIX, l’assistant intégré, s’appuie sur une IA française, Mistral, sans échange de données personnelles. L’hébergement se trouve en France, dans la région de Paris d’Amazon Web Services. DPO SUITE ne vend aucune prestation de DPO : elle apporte la méthode, et votre DPO garde toute sa place.
Préparer le prochain départ
Désignez un suppléant tant que tout va bien. Faites ouvrir le dossier par le successeur pendant que le partant est encore là. Mettez à jour la désignation du DPO auprès de la CNIL et les mentions d’information (article 37.7). Avec DPO SUITE, ces étapes se font vite, parce que le dossier entier se trouve au même endroit.
Si vous avez déjà vécu le départ d’un référent, vous savez combien de temps il a fallu pour tout reconstituer. Demandez une démonstration de DPO SUITE : contact@dpo-partage.fr ou 01 83 64 42 98.
