Contenu des dossiers de candidats à l’embauche et délais conservation CV
Un dossier de candidature peut contenir plusieurs types de documents et d’informations. En général, on y trouve :
- Le CV du candidat
- La lettre de motivation
- Les formulaires de candidature
- Les références professionnelles
- Les diplômes et attestations de formation
- Les résultats d’évaluations ou de tests
- Les échanges de courriels et les notes d’entretiens
Délais de conservation
En France, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) fournit des directives sur la durée de conservation des données de candidats. Selon ces recommandations :
- Les CVs, lettres de motivation et formulaires de candidature peuvent être conservés jusqu’à 2 ans après le dernier contact avec le candidat si la candidature n’a pas été retenue. Si le candidat est embauché, ces informations font alors partie du dossier de l’employé et sont soumises à d’autres réglementations.
- Les informations relatives à des contrôles de références professionnelles peuvent être conservées pendant la durée du processus de recrutement et doivent être détruites ou rendues anonymes à l’issue de celui-ci.
- Les résultats d’évaluations ou de tests peuvent être conservés pendant une durée de 2 ans après le dernier contact avec le candidat non retenu, ou deviennent partie du dossier de l’employé en cas d’embauche.
Conservation des données en conformité avec le RGPD
Selon le RGPD, les données personnelles ne doivent être conservées que pendant la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Dans le cas des dossiers de candidats, cela signifie qu’une fois qu’un poste a été pourvu, les données des candidats non retenus ne doivent pas être conservées indéfiniment. L’employeur doit être en mesure de justifier la durée de conservation des données et s’assurer que toutes les informations sont supprimées ou rendues anonymes une fois cette période écoulée.
Accès aux dossiers de candidats à l’embauche
En vertu du RGPD, toute personne a le droit d’accéder à ses données personnelles. Par conséquent, un candidat a le droit de demander à consulter son dossier de candidature. En réponse à une telle demande, l’employeur doit fournir une copie des informations personnelles qu’il détient sur le demandeur. Il doit également fournir des informations sur l’objectif du traitement, la durée de conservation des données et, le cas échéant, les destinataires des données.
