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Archives médicales / archiviste

En tant que professionnel de santé, vous êtes tenu de respecter le secret professionnel et de protéger les données médicales de vos patients. Si vous souhaitez confier vos dossiers médicaux à une société d’archivage, il est important de respecter les obligations du RGPD et du secret médical en matière de protection des données personnelles.

Les éléments à rendre en compte lorsque l’on confie l’archivage à une société extérieure :

  • Assurez-vous que la société d’archivage est en conformité avec le RGPD et le secret médical : avant de confier vos dossiers médicaux à une société d’archivage, vérifiez qu’elle est en conformité avec les règles de protection de la vie privée et de confidentialité en vigueur.
  • Souscrivez un contrat de sous-traitance avec la société d’archivage : il est recommandé de souscrire un contrat de sous-traitance avec la société d’archivage pour fixer les conditions de traitement de vos données médicales et garantir leur protection.
  • Vérifiez les mesures de sécurité mises en place par la société d’archivage : assurez-vous que la société d’archivage met en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger vos dossiers médicaux, comme des mesures de chiffrement, de contrôle d’accès, etc.
  • Informez vos patients de la délégation de votre responsabilité de traitement : il est important d’informer vos patients de la délégation de votre responsabilité de traitement de leurs données médicales à une société d’archivage, et de leur fournir toutes les informations nécessaires sur leur droit d’accès, de rectification, d’effacement, etc.
  • Veillez à la mise à disposition de vos dossiers médicaux en cas de besoin : assurez-vous que vous pouvez accéder à vos dossiers médicaux en cas de besoin, et que la société d’archivage est en mesure de vous les fournir rapidement et en toute sécurité.
  • Gardez une trace de toutes les étapes de la délégation de votre responsabilité de traitement : il est important de documenter toutes les étapes de la délégation de votre responsabilité de traitement de vos dossiers médicaux à une société d’archivage, afin de pouvoir justifier de votre conformité au RGPD et au secret médical.

Est-il possible de confier à une personne le ‘secret médical’ ?

Le secret médical est une obligation professionnelle qui s’applique aux professionnels de santé, comme les médecins, les infirmiers, les pharmaciens, etc. Ces professionnels sont tenus de protéger les données médicales de leurs patients et de ne pas les divulguer à des tiers, sauf dans certaines situations prévues par la loi.

Il est donc possible de confier le secret médical à une personne qui ne fait pas partie du corps médical, à condition que cette personne respecte les obligations de confidentialité et de protection des données médicales. Cela peut être le cas, par exemple, pour une personne chargée de l’archivage des dossiers médicaux d’une clinique ou d’un hôpital.

Il est important de noter que, même si la personne en question ne fait pas partie du corps médical, elle doit être consciente de l’importance de la confidentialité des données médicales et de ses obligations en matière de protection de la vie privée. Elle doit également être formée aux règles de protection des données et être en mesure de les respecter.

En résumé, il est possible de confier le secret médical à une personne qui ne fait pas partie du corps médical, à condition qu’elle respecte les obligations de confidentialité et de protection des données médicales et soit formée aux règles de protection des données.

Est-il possible de confier à une société archiviste le secret. médical ?

Oui, il est possible de confier le secret médical à une société d’archivage externe, à condition de respecter les obligations de protection de la vie privée et de confidentialité en vigueur, notamment celles prévues par le RGPD et le secret médical.

Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous confiez le secret médical à une société d’archivage externe :

  • Assurez-vous que la société d’archivage est en conformité avec le RGPD et le secret médical : avant de confier vos dossiers médicaux à une société d’archivage, vérifiez qu’elle est en conformité avec les règles de protection de la vie privée et de confidentialité en vigueur.
  • Souscrivez un contrat de sous-traitance avec la société d’archivage : il est recommandé de souscrire un contrat de sous-traitance avec la société d’archivage pour fixer les conditions de traitement de vos données médicales et garantir leur protection.
  • Vérifiez les mesures de sécurité mises en place par la société d’archivage : assurez-vous que la société d’archivage met en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger vos dossiers médicaux, comme des mesures de chiffrement, de contrôle d’accès, etc.
  • Informez vos patients de la délégation de votre responsabilité de traitement : il est important d’informer vos patients de la délégation de votre responsabilité de traitement de leurs données médicales à une société d’archivage, et de leur fournir toutes les informations nécessaires sur leur droit d’accès, de rectification, d’effacement, etc.
  • Veillez à la mise à disposition de vos dossiers médicaux en cas de besoin : assurez-vous que vous pouvez accéder à vos dossiers médicaux en cas de besoin, et que la société d’archivage est en mesure de vous les fournir rapidement et en toute sécurité.
  • Gardez une trace de toutes les étapes de la délégation de votre responsabilité de traitement : il est important de documenter toutes les étapes de la délégation de votre responsabilité de traitement de vos dossiers médicaux à une société d’archivage, afin de pouvoir justifier de votre conformité au RGPD et au secret médical.

Quel est le risque à confier ses archives médicales à une société d’archiviste ?

Il y a plusieurs risques à confier vos archives médicales à une société externe d’archivage, tant au niveau de la protection de la vie privée de vos patients que de votre propre responsabilité en tant que professionnel de santé.

Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous confiez vos archives médicales à une société externe d’archivage :

  • Risques pour la vie privée de vos patients : en confiant vos archives médicales à une société externe d’archivage, vous prenez le risque de ne pas être en mesure de garantir la protection de la vie privée de vos patients. Il est important de s’assurer que la société d’archivage respecte les règles de protection de la vie privée et de confidentialité en vigueur, et qu’elle met en place les mesures de sécurité adéquates pour protéger vos données médicales.
  • Risques pour votre responsabilité en tant que professionnel de santé : en tant que professionnel de santé, vous êtes responsable de la protection de la vie privée de vos patients et de la confidentialité de leurs données médicales. Si vous confiez vos archives médicales à une société externe d’archivage et que cette société ne respecte pas les règles de protection de la vie privée et de confidentialité, vous pourriez être tenu responsable de cette violation.
  • Responsabilité du sous-traitant selon le RGPD : selon le RGPD, le responsable de traitement est responsable du traitement de données qu’il effectue, même s’il délègue cette responsabilité à un sous-traitant. Cela signifie que, même si vous confiez vos archives médicales à une société externe d’archivage, vous restez responsable du traitement de ces données et de la conformité de ce traitement aux règles de protection de la vie privée et de confidentialité en vigueur.

En cas de violation de données chez l’archiviste quels sont les risques ?

En cas de violation de données chez un archiviste, vous risquez plusieurs conséquences, tant au niveau de la protection de la vie privée de vos patients que de votre propre responsabilité en tant que professionnel de santé.

Il est donc important de prendre toutes les précautions nécessaires pour protéger vos données médicales et éviter toute violation de données chez un archiviste. Cela inclut la sélection d’un archiviste fiable et en conformité avec les règles de protection de la vie privée et de confidentialité en vigueur, et la souscription d’un contrat de sous-traitance clair et précis définissant les conditions de traitement de vos données médicales.

En cas de violation de données et de manquement aux obligations du RGPD, vous risquez d’être soumis à des sanctions administratives, telles que des amendes financières.

Les amendes financières prévues par le RGPD sont proportionnelles à la gravité de la violation et peuvent aller jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé.

Il est important de noter que les autorités de protection de données compétentes peuvent également imposer d’autres sanctions, comme des injonctions de mettre en conformité, des avertissements, des interdictions de traitement de données, etc.

Il est donc essentiel de respecter les obligations du RGPD et de prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger les données personnelles de vos patients et éviter toute violation de données. Cela inclut la mise en place de mesures de sécurité adéquates, la documentation de vos activités de traitement de données, et la formation de votre personnel aux règles de protection de données.

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