Google forms, conformité RGPD : google Forms est une plateforme de sondage en ligne proposée par Google. Elle permet de créer facilement des formulaires en ligne pour collecter des données, telles que des réponses à des enquêtes, des opinions, des suggestions ou des inscriptions. Cependant, lorsque vous utilisez Google Forms pour collecter des données personnelles dans un contexte professionnel, vous devez vous assurer de respecter les exigences du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) en vigueur dans l’Union européenne.
Le RGPD est une réglementation européenne visant à protéger les données personnelles des citoyens européens. Elle impose aux entreprises de respecter un certain nombre de règles pour collecter, traiter et stocker les données personnelles. Les entreprises qui ne respectent pas ces règles peuvent être soumises à des amendes importantes.
Voici quelques étapes clés que vous devez suivre pour utiliser Google Forms en conformité avec le RGPD en entreprise :
Exclusivité DPO PARTAGE
Vos questions sur le RGPD
Gratuitement, poser vos questions sur la conformité RGPD.
Une réponse sous 24/48h à votre problématique.
- Limitez les données collectées : Avant de créer votre formulaire, réfléchissez aux données dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs. Ne collectez que les données nécessaires et pertinentes pour votre enquête ou votre sondage. Évitez de collecter des données excessives qui ne sont pas utiles pour atteindre vos objectifs. Par exemple, si vous effectuez une enquête sur les habitudes alimentaires de vos salariés, il n’est pas nécessaire de collecter leur adresse postale ou leur numéro de téléphone.
- Informez les personnes interrogées : Les personnes interrogées doivent être informées de la finalité de la collecte de leurs données, de la durée de conservation de ces données, de leur droit d’accès, de rectification et de suppression de leurs données, et de leur droit de s’opposer au traitement de leurs données. Vous pouvez inclure ces informations dans le formulaire lui-même ou dans une politique de confidentialité distincte. Il est important d’expliquer clairement pourquoi vous collectez ces données et comment elles seront utilisées.
- Utilisez les paramètres de confidentialité de Google Forms : Google Forms offre plusieurs paramètres de confidentialité pour vous aider à protéger les données collectées. Par exemple, vous pouvez limiter les réponses à une seule par personne, masquer les adresses IP, exiger une connexion à un compte Google pour accéder au formulaire, ou encore autoriser ou interdire la collecte de données de localisation. Utilisez ces paramètres en fonction des besoins de votre entreprise et des données collectées.
- Garantissez la sécurité des données : Les données collectées doivent être stockées de manière sécurisée et être accessibles uniquement aux personnes autorisées. Google Forms stocke les données collectées sur les serveurs de Google, qui sont réputés pour être hautement sécurisés. Toutefois, vous devez également prendre des mesures pour protéger les données collectées de votre côté, telles que l’utilisation d’un mot de passe fort pour accéder au formulaire ou le chiffrement des données collectées. Vous devez également vous assurer que les données collectées sont stockées dans des endroits sécurisés et accessibles uniquement aux personnes autorisées.
- Prévoyez un plan d’action en cas de violation de données : Enfin, vous devez prévoir un plan d’action en cas de violation de données, c’est-à-dire une procédure à suivre en cas de perte, de vol, d’altd’altération ou de divulgation de données collectées. Vous devez informer les personnes concernées et les autorités compétentes dans les délais prévus par la réglementation en vigueur. Vous devez également mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les données collectées contre les cyberattaques et les intrusions malveillantes.
