Google forms conformité RGPD : Google Forms est un outil de création de formulaires en ligne offert par Google, permettant de recueillir des informations variées, allant des retours d’enquêtes aux inscriptions. Toutefois, lors de la collecte de données personnelles à des fins professionnelles via cet outil, il est impératif de se conformer au RGPD, une réglementation européenne destinée à sauvegarder les données personnelles des résidents de l’UE.

Le non-respect du RGPD peut entraîner de lourdes sanctions financières pour les entreprises. Ainsi, pour garantir une utilisation conforme de Google Forms, voici quelques recommandations essentielles :

Minimisez la collecte de données : Avant de concevoir votre formulaire, déterminez précisément les informations nécessaires pour votre projet. Évitez de solliciter des informations superflues. Par exemple, pour une étude sur les préférences alimentaires, l’adresse ou le téléphone des participants n’est pas pertinent.

Sensibilisez les répondants : Assurez-vous d’informer clairement les participants sur l’usage de leurs données, la durée de conservation, leurs droits relatifs à ces données (accès, modification, suppression) et la raison de cette collecte. Ces détails peuvent être intégrés directement dans le formulaire ou dans une politique de confidentialité à part.

Optimisez les options de confidentialité de Google Forms : Google Forms propose diverses fonctionnalités pour renforcer la confidentialité, comme la limitation des réponses ou la masquage des adresses IP. Adaptez ces paramètres selon les spécificités de votre enquête.

Assurez la protection des données : Bien que Google Forms conserve les données sur des serveurs sécurisés, il est de votre responsabilité de garantir leur sécurité de votre côté. Cela peut inclure l’usage de mots de passe robustes, le chiffrement des données ou encore la restriction de l’accès aux données uniquement aux personnes habilitées.

Anticipez les incidents liés aux données : Élaborez un protocole d’intervention en cas de compromission des données. Cela implique d’informer rapidement les parties concernées et les autorités, tout en renforçant vos mesures de sécurité pour prévenir d’éventuelles cyberattaques.

En complément, il est bon de rappeler que la formation continue des employés sur les bonnes pratiques en matière de protection des données est cruciale. De plus, il est recommandé de réaliser régulièrement des audits de sécurité pour s’assurer de la conformité et de l’intégrité des données collectées.

Voici quelques alternatives a Google forms pour une conformité RGPD :

Framaforms : C’est une initiative de Framasoft, une association française qui promeut le logiciel libre. Framaforms est une alternative libre à Google Forms qui vous permet de créer des formulaires et des enquêtes. Les données sont hébergées en France.

KoBoToolbox : Bien que ce ne soit pas exclusivement français, KoBoToolbox a des serveurs en Europe et est particulièrement adapté pour les enquêtes humanitaires, de recherche et de service.

LimeSurvey : C’est un logiciel open-source de création d’enquêtes. Bien que la société soit basée en Allemagne, il est possible d’héberger les données en France si vous choisissez un hébergement français pour installer le logiciel.

Drag’n Survey : C’est une solution française pour créer des enquêtes et des sondages en ligne. Elle offre une variété de fonctionnalités et est hébergée en France.

Eval&GO : C’est une plateforme d’enquêtes et de questionnaires basée en France. Elle offre des fonctionnalités avancées pour la création de sondages, l’analyse des données et la génération de rapports.

Sphinx : C’est une solution professionnelle pour les enquêtes et les études de marché. Sphinx propose une gamme de logiciels pour la création, la diffusion et l’analyse d’enquêtes. Les données sont hébergées en France.