Un SMS de rappel de rendez-vous sert le rendez-vous lui-même : il rappelle la date, l’heure et le lieu. Ce message reste soumis au RGPD, car il utilise un numéro de téléphone et révèle parfois la nature d’un soin.
Dès qu’il ajoute une offre commerciale, il change toutefois de régime. En effet, il relève alors des règles de la CNIL sur la prospection par SMS.
La gestion des SMS de rappel de rendez-vous est une pratique courante dans divers secteurs tels que la santé, la beauté, ou encore les services professionnels. Toutefois, cette pratique soulève des questions importantes en matière de protection des données personnelles, notamment en ce qui concerne le RGPD en vigueur en France et dans l’Union européenne.
Avant d’envoyer des SMS de rappel, il est crucial de déterminer la base légale pour le traitement des données personnelles. Selon le RGPD, cela pourrait être le consentement de la personne concernée, l’exécution d’un contrat ou l’intérêt légitime du responsable du traitement.
Consentement
Si vous optez pour le consentement comme base légale, assurez-vous que celui-ci est donné de manière libre, spécifique, éclairée et univoque. Le consentement doit être recueilli séparément et ne peut pas être inclus dans les conditions générales de service.
Intérêt légitime
Si l’intérêt légitime est la base légale, une évaluation d’impact sur la protection des données (EIPD) doit être effectuée pour équilibrer vos intérêts commerciaux avec les droits et libertés des personnes concernées.
Mesures de Sécurité
Le RGPD exige que des mesures de sécurité appropriées soient en place pour protéger les données personnelles. Cela inclut l’encryption des données, l’accès restreint aux données et la formation du personnel sur la conformité au RGPD.
Transparence et Information
Les personnes concernées doivent être informées de la collecte et de l’utilisation de leurs données. Cela peut être fait via une politique de confidentialité claire et accessible, qui doit être mise à jour régulièrement.
Durée de Conservation
Les données collectées doivent être conservées pendant une période n’excédant pas celle nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont traitées. Il est donc important de définir une politique de conservation des données.
Consultez aussi le site de la CNIL sur le sujet.
Droits des Personnes Concernées
Les personnes dont les données sont collectées ont le droit d’accéder à leurs données, de les rectifier, de les supprimer, et d’opposer leur traitement. Des mécanismes doivent être en place pour faciliter ces demandes.
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FAQ sur le RGPD et les SMS de Rappel de Rendez-vous selon la CNIL
Quelles sont les conditions pour envoyer des SMS de prospection commerciale ?
La prospection commerciale par SMS est possible à condition que les personnes aient explicitement donné leur consentement avant d’être démarchées. Le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque.
Quelles exceptions permettent d’envoyer des SMS sans consentement préalable ?
Deux exceptions existent : 1. Si la personne est déjà cliente de l’entreprise et que la prospection concerne des produits ou services similaires fournis par la même entreprise. 2. Si la prospection n’est pas de nature commerciale (caritative par exemple).
Comment recueillir le consentement ?
La CNIL recommande que le consentement soit recueilli par le biais d’une case à cocher. L’utilisation d’une case pré-cochée est interdite.
Quelles informations doivent figurer dans chaque SMS de prospection ?
Chaque message doit préciser l’identité de l’annonceur et proposer un moyen simple de s’opposer à la réception de nouvelles sollicitations.
Qu’en est-il de la prospection auprès de professionnels (B to B) ?
Dans le cas de la prospection auprès de professionnels, le consentement préalable n’est pas nécessaire, mais la personne doit pouvoir s’y opposer facilement et gratuitement.
Comment signaler des SMS indésirables ?
Vous pouvez signaler des SMS indésirables en les transférant au 33700. Ce service est gratuit pour les clients de Bouygues Telecom, Orange et SFR.
Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité ?
Le non-respect des règles peut entraîner des sanctions financières, dont le montant peut aller jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros.
Est-il possible d’utiliser une case décochée par défaut pour le droit d’opposition ?
Oui, il est recommandé d’utiliser une case décochée par défaut pour permettre aux personnes de s’opposer à la prospection.
Quelles sont les bases légales possibles pour la prospection par SMS ?
Les bases légales possibles sont le consentement préalable ou l’intérêt légitime de l’organisme, notamment si la personne est déjà cliente de l’entreprise.
Les règles sont-elles les mêmes pour la prospection par télécopie (fax) ?
Oui, ces règles sont également applicables en matière de prospection par télécopie.
SMS de rappel de rendez-vous et prospection : la frontière
Pour un particulier, la prospection par SMS exige un consentement préalable, libre, spécifique, éclairé et univoque, par exemple une case non précochée. L’exception vise le client qui a déjà acheté des produits ou services analogues de la même entreprise. Ainsi, un cabinet qui glisse une promotion dans le rappel doit respecter ces conditions.
Chaque sollicitation doit aussi identifier son émetteur et permettre de refuser les suivantes par un moyen simple. De plus, la CNIL rappelle que les SMS indésirables se signalent au 33700.
En pratique, gardez donc le rappel strictement informatif : date, heure, lieu, et nom du professionnel sans motif de consultation. Pour un professionnel de santé, consultez aussi notre guide RGPD en santé et médico-social.
Sources
Consentement, exception des clients, identification de l’émetteur et 33700 : La prospection commerciale par courrier électronique, SMS-MMS et automate d’appel, CNIL.
