Vous devez tenir un registre des traitements mais vous ne savez pas par où commencer ? Voici 15 exemples concrets de fiches de traitement par secteur d’activité pour vous guider dans la mise en conformité RGPD en 2025.
Pourquoi tenir un registre des traitements ?
Le registre des traitements est le document central de votre conformité RGPD. Il recense l’ensemble des traitements de données personnelles réalisés par votre organisme. L’article 30 du RGPD impose sa tenue à tout responsable de traitement et à tout sous-traitant. Au-delà de l’obligation légale, le registre est un outil de pilotage indispensable pour maîtriser vos données.
Structure type d’une fiche de traitement
Chaque fiche de traitement doit contenir au minimum : la finalité du traitement, les catégories de données collectées, les personnes concernées, les destinataires, les durées de conservation et les mesures de sécurité. Voici une structure que vous pouvez reprendre pour chaque activité.
Exemple 1 : Gestion de la paie (toutes entreprises)
La fiche de traitement « paie » concerne les données des salariés : nom, prénom, adresse, numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires. La finalité est le calcul et le versement des salaires. La base légale est l’obligation légale (Code du travail). La durée de conservation est de 5 ans après le départ du salarié pour les bulletins de paie.
Exemple 2 : Gestion des clients (commerce)
Pour un commerce, la fiche client recense les noms, coordonnées, historique d’achats et préférences. La finalité est la gestion de la relation commerciale et la facturation. La base légale est l’exécution du contrat. Les données sont conservées 3 ans après le dernier achat pour la prospection, 10 ans pour les factures.
Exemple 3 : Gestion des patients (santé)
En secteur médical, la fiche traitement « patients » inclut les données d’identité, les données de santé, les antécédents médicaux et les comptes rendus. La finalité est la prise en charge médicale. La base légale est l’intérêt vital ou la mission de service public. Les dossiers médicaux sont conservés 20 ans à compter de la dernière consultation.
Exemple 4 : Vidéosurveillance (tous secteurs)
La fiche vidéosurveillance couvre les images captées par les caméras. Les personnes concernées sont les salariés, les visiteurs et le public. La finalité est la sécurité des biens et des personnes. La durée de conservation est de 30 jours maximum, sauf incident nécessitant une conservation prolongée.
Exemple 5 : Recrutement (RH)
La fiche recrutement recense les CV, lettres de motivation, notes d’entretien et tests. La finalité est la sélection des candidats. La base légale est le consentement ou les mesures precontractuelles. Les données des candidats non retenus sont conservées 2 ans maximum après le dernier contact.
Exemple 6 : Newsletter et prospection (marketing)
Cette fiche concerne les adresses email, noms et préférences de communication. La finalité est l’envoi de communications commerciales. La base légale est le consentement (opt-in). Les données sont conservées 3 ans après le dernier clic ou ouverture d’email.
Exemple 7 : Gestion des élèves (éducation)
En milieu scolaire, la fiche recense les données des élèves et des parents : identité, résultats scolaires, absences, allergies. La finalité est le suivi pédagogique et administratif. La base légale est la mission de service public. La conservation suit les référentiels de l’Éducation nationale.
Exemple 8 : Site web et cookies (digital)
La fiche site web couvre les adresses IP, cookies, données de navigation et formulaires de contact. La finalité est la gestion du site et l’analyse d’audience. La base légale est le consentement pour les cookies non essentiels. Les logs de connexion sont conservés 12 mois maximum.
Exemple 9 : Gestion des copropriétés (immobilier)
Pour un syndic, la fiche traitement inclut les données des copropriétaires : identité, lots, charges, procès-verbaux d’assemblées. La finalité est la gestion de la copropriété. La base légale est l’exécution du contrat de syndic. Les documents sont conservés selon les durées légales applicables.
Exemple 10 : Comptabilité (tous secteurs)
La fiche comptabilité recense les données des clients, fournisseurs et salariés présentes dans les pièces comptables. La finalité est la tenue de la comptabilité et les obligations fiscales. La base légale est l’obligation légale. Les pièces comptables sont conservées 10 ans.
Exemple 11 : Badge d’accès (entreprise)
La fiche badge d’accès concerne les données d’identité des salariés et visiteurs, les horaires de passage et les zones accedees. La finalité est le contrôle d’accès aux locaux. La base légale est l’intérêt légitime de l’employeur. Les logs sont conservés 3 mois maximum.
Exemple 12 : Gestion des adhérents (association)
Pour une association, la fiche adhérents recense les noms, coordonnées, cotisations et participations aux activités. La finalité est la gestion de la vie associative. La base légale est l’exécution du contrat d’adhésion. Les données sont conservées pendant la durée de l’adhésion plus 3 ans.
Exemple 13 : Logiciel de caisse (restauration)
La fiche logiciel de caisse couvre les tickets, moyens de paiement et éventuellement les données de fidélité. La finalité est l’encaissement et la gestion commerciale. La base légale est l’obligation légale pour les données fiscales. Les données de caisse sont conservées 6 ans pour le contrôle fiscal.
Exemple 14 : Telemedicine (santé connectée)
La fiche telemedicine recense les données d’identité, données de santé, enregistrements de consultations vidéo. La finalité est la teleconsultation médicale. La base légale est l’exécution du contrat de soins. Les données sont hébergées chez un hébergeur certifié HDS et conservées 20 ans.
Exemple 15 : Gestion locative (immobilier)
La fiche gestion locative inclut les données des locataires et garants : identité, revenus, avis d’imposition, quittances de loyer. La finalité est la gestion du bail et le recouvrement. La base légale est l’exécution du contrat. Les documents sont conservés pendant la durée du bail plus les délais de prescription.
Conseils pratiques pour un registre efficace
Pour que votre registre soit réellement utile, mettez-le à jour régulièrement : à chaque nouveau traitement, changement de prestataire ou modification de finalité. Impliquez les responsables métier dans la description des traitements. Utilisez un outil dédié plutôt qu’un simple tableur, qui deviendra vite ingérable a mesuré que vos fiches se multiplieront.
Conclusion
Ces 15 exemples de fiches couvrent les principaux secteurs d’activité et vous donnent une base solide pour construire votre registre des traitements. Adaptez chaque modèle à votre contexte spécifique en veillant à documenter précisément les finalités, les catégories de données et les durées de conservation. Un registre bien tenu est la preuve tangible de votre engagement en matière de protection des données personnelles.
