Un annuaire paraît simple : un nom, une fonction, un numéro. Mais le même profil peut alimenter l'intranet, le téléphone, la messagerie, le trombinoscope, un espace de travail ouvert aux partenaires et une application mobile. Le vrai sujet du registre n'est donc pas seulement le contenu de la fiche : c'est qui voit quoi, à partir de quelle source et jusqu'à quand.
Ce chapitre prend comme cas de travail une PME fictive disposant d'un annuaire numérique accessible à ses salariés. Il propose une méthode adaptable, pas un référentiel officiel de la CNIL. Les exemples ne décrivent aucun client. Les douze rubriques suivent la notice DPO SUITE ; les choix de fond restent utilisables dans un autre outil.
Trois niveaux sont distingués : obligation juridique issue des textes ; repère CNIL à appliquer à son contexte ; méthode proposée, comme un test ou un exemple de rédaction. Un exemple bien rempli ne prouve pas que l'organisation fonctionne ainsi.
Le socle du registre du responsable de traitement découle de l'article 30 : identification et contacts requis, finalités, catégories de personnes et de données, destinataires, transferts concernés, délais d'effacement et description générale des mesures de sécurité lorsque possible. Les douze rubriques du produit ajoutent un cadre de travail : bases légales, exercice des droits, habilitations, pièces et suivi. Ces compléments facilitent la démonstration, sans transformer chaque champ logiciel en mention expressément imposée par l'article 30. CNIL, registre des activités.
1. Délimiter l'activité avant de remplir les champs
Un annuaire n'est ni tout le dossier RH, ni tout le système d'identité
Le périmètre de départ est le suivant : identifier les interlocuteurs professionnels, connaître leur fonction et leur rattachement, les joindre dans le cadre du travail. Les opérations sont la création du profil, la mise à jour, la consultation, la synchronisation vers des vues autorisées et le retrait.
Ne pas y absorber sans analyse :
- le dossier administratif contenant domicile, salaire, coordonnées bancaires ou personnes à prévenir ;
- la gestion des comptes et de l'authentification, même si elle partage la source ;
- la surveillance des connexions ou de la présence ;
- les pages publiques présentant l'équipe ;
- un réseau social d'entreprise avec publications, réactions et statistiques d'activité ;
- le fichier des contacts externes ou le CRM.
Découpage proposé. Une fiche "Annuaire interne et organigramme" convient si les destinataires, objectifs et règles de conservation restent cohérents. Une publication sur le site internet mérite une analyse distincte : un public indéfini n'est pas un groupe de collègues. La fédération de plusieurs sociétés impose de déterminer leurs rôles et leurs besoins, non de considérer le groupe comme un destinataire unique et nécessairement interne.
L'entretien de découverte : demander une démonstration, pas une assurance
Faire montrer, avec un compte de test, la fiche visible par un salarié ordinaire, par un invité et par un administrateur. Puis demander le schéma des sources et les paramètres d'export. Le DPO cherche notamment à savoir :
- Le nom d'usage vient-il du système RH, d'un annuaire technique ou de la personne ?
- Une modification dans l'intranet est-elle écrasée par la synchronisation nocturne ?
- Les invités voient-ils une personne uniquement dans leur équipe ou toute l'organisation ?
- Un téléphone personnel a-t-il été importé dans un champ "mobile" ambigu ?
- La photo est-elle choisie, absente par défaut, ou reprise automatiquement d'un badge ?
- Que devient le profil d'une personne partie alors que sa boîte de messagerie est conservée ?
- Peut-on télécharger tout l'annuaire, et qui le fait réellement ?
- Existe-t-il des copies papier ou des listes sur les téléphones professionnels ?
Livrable préparatoire proposé : un tableau source → champ → vue → public → événement de mise à jour. Une seule ligne "annuaire dans le cloud" ne permet pas de répondre.
2. Informations générales : nommer une activité et son responsable opérationnel
| Champ DPO SUITE | Exemple adaptable | Pourquoi et preuve attendue |
|---|---|---|
| Nom de la fiche traitement | Annuaire interne et organigramme professionnel | L'activité reste identifiable même si le logiciel change |
| Département/Service en charge | Ressources humaines, avec administration technique par l'informatique | Désigner le métier qui décide des données publiées ; organigramme et attribution des responsabilités |
| Description du traitement | Les informations professionnelles validées sont synchronisées vers l'annuaire réservé aux personnes habilitées. Les salariés consultent les coordonnées nécessaires à leurs échanges. Les fonctions et rattachements sont actualisés lors des changements de poste ; les profils sont retirés à la fin du besoin opérationnel. | Décrire les opérations réelles, les interfaces et les exceptions ; ne pas reprendre cet exemple sans vérifier les règles de départ |
| Personne référente | Responsable du processus d'annuaire, avec fonction et contact professionnel | C'est l'interlocuteur capable de corriger le processus, pas automatiquement le DPO |
| Usage d'un système d'IA | À qualifier selon le fonctionnement réel | Une recherche de collègues classique n'est pas automatiquement une IA ; l'aide à rédiger la fiche n'est pas l'IA du traitement décrit |
| Référence interne | Identifiant attribué selon le fonctionnement du produit | Ne pas inventer un format ni un numéro pour simuler une validation |
Le registre identifie également le responsable de traitement et les contacts exigés par l'article 30, éventuellement au niveau commun du registre. La personne morale employeur ne doit pas être remplacée par le nom du responsable RH. À l'inverse, le nom et les coordonnées privées du représentant légal n'ont pas à figurer dans l'annuaire parce qu'il représente juridiquement l'entreprise. Sa fiche professionnelle n'est pertinente que pour une fonction réellement exercée et utile aux lecteurs. CNIL, registre des activités.
3. Finalités et description : justifier chaque visibilité
Finalité principale et détail
Proposition : "Permettre aux collaborateurs d'identifier et de joindre les interlocuteurs professionnels nécessaires à leurs missions." Le détail précise le public, les coordonnées accessibles, la recherche par service et la représentation des rattachements. "Gestion des salariés" serait trop large ; "utiliser un annuaire" décrit le moyen.
Finalité secondaire
N'ajouter l'organigramme que s'il existe. Ne pas ajouter par anticipation la communication externe, le suivi des présences ou l'évaluation de la collaboration. Si le logiciel expose le statut en ligne ou calcule des scores, déterminer s'il s'agit d'une autre opération et qui exploite ces données. Une fonctionnalité livrée par défaut ne devient pas une finalité justifiée.
Base légale principale et justification détaillée
Pour une entreprise privée, l'intérêt légitime constitue une piste pertinente pour un annuaire professionnel nécessaire à l'organisation du travail ; il figure parmi les illustrations du référentiel RH de la CNIL. Ce choix exige une analyse du besoin et des effets sur les personnes. Il n'est pas une règle universelle pour tout annuaire, notamment public ou multi-organismes. CNIL, référentiel RH, section relative aux bases légales.
Trame d'analyse proposée :
- Intérêt poursuivi : permettre d'identifier rapidement le bon service et de contacter son interlocuteur.
- Nécessité : justifier pourquoi le nom et le contact individuel sont utiles ; préférer une adresse de service pour une fonction qui ne nécessite pas d'identification nominative.
- Mise en balance : examiner l'attente raisonnable des salariés, les risques de démarchage, d'exposition de situations personnelles et d'accès par des tiers.
- Garanties : limiter les champs, réserver l'accès, permettre la rectification, traiter les oppositions et les situations nécessitant une protection particulière.
- Conclusion : indiquer qui a arbitré et quels paramètres réalisent les garanties.
Ne pas écrire "exécution du contrat de travail" uniquement parce que les personnes sont salariées. Ne pas invoquer une obligation légale de constituer cet annuaire sans citer un texte qui l'impose effectivement. Les bases de licéité répondent à des conditions différentes. RGPD, articles 5 et 6.
Photo : facultative ne signifie pas juridiquement réglée
La CNIL présente la photographie destinée à un annuaire interne comme facultative. L'absence de photo ne doit donc pas empêcher d'utiliser l'annuaire. Si le consentement est retenu pour cette opération, vérifier qu'un refus ou un retrait n'entraîne aucun désavantage, et que le retrait se répercute dans les vues concernées. Un accord pour un badge ne vaut pas accord pour une publication sur internet. CNIL, gestion du personnel.
Dans la justification, décrire séparément la photo si son fondement et ses modalités diffèrent de ceux des coordonnées professionnelles. Le champ de base principale ne dispense pas de rendre cette distinction lisible.
4. Personnes concernées : qui figure et qui consulte ?
Dans "Catégories de personnes", sélectionner les salariés si leurs profils sont présents. Ajouter les prestataires seulement si des personnes externes ont elles-mêmes une fiche ; leur simple accès à l'annuaire concerne les destinataires, pas nécessairement les personnes fichées. Préciser les stagiaires, alternants ou intervenants concernés dans les sous-catégories adaptées à la configuration.
Exemple : "Salariés en activité ; intervenants extérieurs disposant d'une fonction opérationnelle identifiée, distingués visuellement des salariés. Les candidats et anciens salariés ne sont pas intégrés à la vue courante."
Ne pas sélectionner "clients", "fournisseurs" ou "visiteurs" au motif que tout le monde pourrait un jour appeler l'entreprise. Ne pas ajouter les proches et contacts d'urgence. Pour un jeune alternant, ne pas déduire que toutes les personnes mineures sont correctement décrites par une option produit limitée aux moins de seize ans.
Preuve : comparer le décompte des profils avec les populations réellement autorisées ; expliquer les écarts sans joindre au registre la liste nominative complète.
5. Données : construire une liste positive, pas importer le dossier RH
| Donnée envisagée | Décision proposée à instruire | Question de contrôle |
|---|---|---|
| Nom et prénom professionnels / nom d'usage | Généralement utiles | La source permet-elle une correction sans exposer inutilement un ancien nom ? |
| Fonction, service, rattachement | Utiles si exacts | La fonction est-elle mise à jour après mobilité ? |
| Email professionnel, ligne professionnelle | Utiles selon le rôle | Une adresse de service suffirait-elle pour certaines fonctions ? |
| Site ou bureau professionnel | À limiter au besoin | Le détail est-il nécessaire à tous ou seulement à certaines équipes ? |
| Photo | Facultative, selon dispositif défini | L'absence de photo et son retrait fonctionnent-ils réellement ? |
| Mobile personnel | À exclure de la vue générale dans le cas de départ | Un besoin d'astreinte relève-t-il d'un répertoire restreint distinct ? |
| Adresse privée, date de naissance, situation familiale | Hors périmètre de cet annuaire | Une synchronisation les expose-t-elle par erreur ? |
| NIR, coordonnées bancaires, rémunération | Hors périmètre | Le connecteur est-il limité à une liste de champs autorisés ? |
| Compétences, langues, réalisations | Seulement pour une finalité documentée | Donnée déclarative ou évaluative ? Qui la valide et la voit ? |
| Statut de connexion, localisation en temps réel | Pas assimilés à de simples coordonnées | Une autre analyse est-elle nécessaire ? |
| Identifiant technique et date de mise à jour | Utiles à certaines opérations techniques, pas nécessairement à afficher | Peut-on les masquer à la vue ordinaire ? |
Dans DPO SUITE, associer les catégories à une description précise dans "Nom des données" : "nom, prénom, fonction, service, email et téléphone professionnels ; photo facultative". Une case "coordonnées téléphoniques" seule ne dit pas si le numéro est privé ou professionnel.
Une photo ordinaire n'est pas automatiquement un traitement biométrique ; une reconnaissance automatisée destinée à identifier une personne soulèverait une autre question. Ne pas cocher une catégorie particulière de données pour décrire indistinctement tout champ personnel. Ne pas non plus recopier une information sensible observée dans un commentaire : corriger le défaut à la source et documenter l'incident avec accès restreint.
Contrôle concret : examiner les schémas d'import et d'export, pas seulement l'écran. Un champ masqué dans l'intranet peut rester présent dans une API, un export CSV ou une synchronisation de contacts.
6. Destinataires : "interne" ne décrit pas une habilitation
Distinguer les lecteurs, les éditeurs, les administrateurs et les prestataires techniques. Les logiciels sont des moyens ; leurs éditeurs ou exploitants sont des acteurs à qualifier.
| Groupe | Accès proposé pour le cas fictif | Preuve attendue |
|---|---|---|
| Salariés habilités | Consultation des seules coordonnées professionnelles utiles | Vue avec compte de test ordinaire |
| RH habilitées | Mise à jour des attributs métier autorisés | Rôle et procédure de validation |
| Informatique habilitée | Administration et synchronisation nécessaires | Compte administratif distinct et journal de modification |
| Invités / prestataires utilisateurs | Aucun accès global par défaut ; éventuelle vue limitée à la mission | Test invité et paramètre de partage |
| Hébergeur / fournisseur SaaS | Accès selon la prestation et les mesures contractuelles | Contrat, annexe de traitement et conditions d'assistance |
| Sociétés du groupe | Pas d'assimilation automatique aux salariés de l'employeur | Analyse des rôles, finalité commune éventuelle et droits associés |
Dans "Services internes concernés", préciser les services et leurs fonctions. Dans les sous-traitants, identifier l'entité contractante et les prestations, sans qualifier automatiquement toute entreprise fournisseur de sous-traitant. L'existence d'une fiche prestataire facilite le rapprochement, mais ne prouve pas que son contrat a été vérifié.
Cas à trancher : un portail de projet autorise un partenaire à rechercher tous les salariés. Même s'il demande un mot de passe, cette ouverture ne correspond pas nécessairement au besoin de sa mission. Corriger les paramètres ou documenter une justification précise ; ne pas résoudre le sujet en renommant le portail "intranet".
7. Transferts internationaux : regarder l'accès, pas seulement le serveur
Faire décrire l'hébergement, les sauvegardes, les pays d'assistance et les accès à distance pertinents. Ne pas conclure "aucun transfert" à partir d'une seule mention commerciale "hébergé en Europe". À l'inverse, la nationalité de la marque ne suffit pas à établir à elle seule chaque flux.
Le libellé de la notice DPO SUITE vise les transferts hors Union européenne ; l'analyse juridique doit tenir compte de l'Espace économique européen et des conditions applicables aux transferts vers des pays tiers. Pour un flux identifié, documenter le pays, le destinataire, les données, le mécanisme retenu et les vérifications nécessaires. Les transferts obéissent au chapitre V, et non à une simple case de consentement. RGPD, chapitre V.
Exemple de note de travail : "Région d'hébergement documentée ; pays d'accès du support non encore confirmés. Question adressée au fournisseur, responsable de suivi désigné." C'est plus utile qu'un "non" choisi pour pouvoir terminer la fiche. Les champs de garanties et de mesures supplémentaires doivent correspondre à des dispositifs effectifs, non à une liste de bonnes intentions.
8. Conservation : le départ est un événement, pas une durée standard
La durée doit suivre le besoin réel. Le référentiel CNIL sur les durées RH distingue règles légales et recommandations ; il ne faut pas appliquer à l'annuaire une durée trouvée pour les bulletins ou le dossier salarié. Son édition publiée le 2 avril 2026 est indiquée mise à jour le 20 mai 2026. CNIL, durées de conservation RH.
Une règle par objet
| Objet | Proposition de règle à décider et mettre en œuvre | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|---|
| Profil dans la vue active | Maintien pendant le besoin professionnel ; retrait déclenché lorsque ce besoin cesse, notamment au départ | Événement transmis, délai opérationnel fixé, contrôle des exceptions |
| Fonction et coordonnées devenues inexactes | Remplacement lors du changement, sans conserver l'ancienne version dans la vue courante | Synchronisation de toutes les vues |
| Photo facultative | Retrait à la demande selon le dispositif retenu et au retrait du profil | Propagation au trombinoscope et aux caches maîtrisés |
| Exports bureautiques autorisés | Validité limitée et suppression selon une règle définie | Propriétaire, date, copies et diffusion |
| Journaux de modification | Durée propre justifiée par la sécurité et la traçabilité | Accès restreint, champs enregistrés, purge |
| Sauvegardes | Cycle documenté ; éviter la remise en service de profils retirés lors d'une restauration | Test de restauration et réapplication des suppressions |
Ne pas transformer un délai technique en prolongation autorisée de publication. Si l'outil ne permet pas un retrait rapide, enregistrer l'écart et le correctif plutôt que d'écrire que l'annuaire "doit" conserver les personnes parties.
Archives et preuve d'organisation passée
Un organigramme historique peut répondre à un besoin distinct, à apprécier : preuve d'une délégation, suivi d'un projet, contentieux identifié. Cela ne justifie pas de laisser tous les anciens salariés consultables par tous. Définir l'objet conservé, sa finalité, la durée, les lecteurs et la suppression. Le besoin d'une trace de validation ne nécessite généralement pas de conserver tous les numéros et photos.
Dans DPO SUITE, créer les lignes de conservation par document ou catégorie ; décrire le déclencheur en plus de la valeur numérique lorsque nécessaire. Cocher l'archivage intermédiaire seulement s'il est justifié et organisé. Ne pas utiliser "Pas de délais" pour une règle que personne n'a encore définie. Décrire une purge dans le registre ne l'exécute pas dans le logiciel.
9. Sécurité : retenir les mesures démontrables
Les cases de sécurité de la notice couvrent notamment contrôle d'accès, journalisation, chiffrement, sauvegarde et mesures organisationnelles. Une coche doit être reliée à une configuration ou une procédure pertinente.
Dossier de preuves proposé :
- accès authentifié et paramètres de partage documentés ;
- vues testées avec compte salarié, invité et compte retiré ;
- droits de modification séparés des droits de lecture ;
- attributs synchronisés limités aux champs autorisés ;
- exports encadrés et responsables identifiés ;
- protection des accès administratifs adaptée au risque ;
- journal des modifications utile sans collecte excessive ;
- procédure de retrait et de restauration ;
- maîtrise des copies mobiles et imprimées ;
- procédure de traitement d'une exposition indue.
Les recommandations CNIL sur les habilitations préconisent notamment le moindre privilège, la validation des droits et leur retrait lors des changements pertinents. Une revue périodique complète les contrôles déclenchés par les départs et mobilités ; elle ne les remplace pas. CNIL, gérer les habilitations.
Piège : un annuaire interdit aux visiteurs sur l'intranet peut rester accessible par une fonction de recherche de la messagerie. L'audit doit traverser les interfaces.
10. Exercice des droits : rendre la correction utilisable
Dans "Modalité de réponse", décrire comment la personne demande une correction et qui vérifie la source. Ajouter le service à contacter et le lien réel vers la procédure. Ne pas insérer un lien fictif pour remplir le champ.
Pour le cas étudié :
- correction des coordonnées professionnelles : RH ou service habilité, puis contrôle de propagation ;
- retrait de photo : circuit simple, y compris lorsque plusieurs outils l'utilisent ;
- opposition à un traitement fondé sur l'intérêt légitime : examen de la situation particulière et réponse motivée, pas refus automatique parce que "l'annuaire est interne" ;
- accès : réponse adaptée sans livrer les coordonnées des autres salariés ;
- information : finalité, bases, destinataires, durées et droits expliqués dans une notice accessible.
Le délai de réponse prévu par l'article 12 est en principe d'un mois, avec prolongation possible dans les conditions prévues par le texte. Le choix dans un menu n'allonge pas ce délai. Les droits applicables et leurs limites dépendent du traitement et du fondement retenu. RGPD, articles 12 à 21.
Test proposé : corriger un profil fictif dans la source, puis vérifier l'intranet et les vues secondaires. Si la donnée réapparaît le lendemain, la réponse administrative n'a pas résolu le problème technique.
11. Habilitations et accès : relier le registre à la matrice réelle
La notice prévoit la sélection de rôles issus d'une matrice d'habilitations. Renseigner des fonctions, pas une liste nominative de tous les salariés. L'association dans la fiche documente les rôles ; elle ne doit pas être confondue avec l'application technique des permissions dans l'annuaire.
Matrice minimale proposée : lecture interne ; édition RH ; administration technique ; éventuelle vue externe restreinte. Pour chaque rôle : population autorisée, données visibles, actions possibles, validateur, événements de retrait et preuve de vérification.
Cas de départ : distinguer trois opérations : retrait du droit de consulter ; retrait du profil visible ; traitement des copies et synchronisations. Désactiver le compte ne suffit pas si la fiche reste publiée. Retirer la fiche ne suffit pas si le compte conserve ses accès.
12. Documentation associée : des pièces utiles et maîtrisées
Relier les documents réellement disponibles : schéma des flux, notice d'information, analyse de l'intérêt légitime, règle de photo, matrice des accès, contrat du prestataire, politique de conservation, test de départ et plan de correction. Un lien vers "politique de confidentialité" générique ne prouve pas qu'elle couvre l'annuaire.
L'AIPD n'est pas automatiquement nécessaire pour tout annuaire. Examiner les caractéristiques et risques du dispositif ; une extension vers la biométrie, la surveillance ou le profilage change l'analyse. Documenter la décision et ses motifs, sans cocher "AIPD" pour embellir la fiche. Le critère juridique porte sur le risque élevé dans les conditions de l'article 35. RGPD, chapitre IV.
Préférer des preuves de configuration avec profils fictifs. Un export complet de l'annuaire ou une capture contenant les coordonnées de tous les salariés n'est pas nécessaire pour prouver qu'un champ existe. Organiser les accès aux pièces, pas seulement leur rangement.
13. Suivi et statut : valider un état de connaissance
La notice présente les statuts En cours, Validée, Archivée et À revoir, avec dates, personne ayant validé et commentaires. La validation éditoriale d'une fiche n'est ni une certification juridique ni une validation du prestataire.
Critères de passage proposés : périmètre relu par le métier ; données et publics confrontés aux écrans ; décision de base légale documentée ; flux et prestataires identifiés ; conservation et départ testés ; information disponible ; écarts ouverts attribués à un responsable. Un écart important n'est pas effacé par le passage au statut Validée.
Revoir la fiche lors d'un changement significatif : ouverture aux partenaires, nouveau connecteur, application mobile, fusion d'annuaires, import de photos, nouveau pays d'assistance ou modification des règles de départ. Le déclencheur concret est plus utile qu'une date renouvelée sans examen.
14. Mini-audit ciblé : l'annuaire montre-t-il seulement ce qu'il doit montrer ?
| Test | Répondant principal | Preuve attendue | Critère proposé / alerte |
|---|---|---|---|
| ANN-01 : Comparer trois vues | Informatique avec métier | Captures fictives salarié, invité, administrateur | Les différences correspondent aux rôles autorisés ; visibilité globale invité inexpliquée = écart |
| ANN-02 : Vérifier la source des mobiles | RH et informatique | Mapping de champs, échantillon fictif | Pas de copie automatique d'un numéro privé vers une vue générale |
| ANN-03 : Retirer une photo | Métier et support | Test avant/après sur les vues liées | Retrait effectif sans désavantage ; réapparition par synchronisation = écart |
| ANN-04 : Simuler un départ | RH et informatique | Événement, exécution, résultat de contrôle | Compte et profil traités séparément, exceptions motivées |
| ANN-05 : Examiner un export | Responsable de l'usage | Autorisation, contenu, destinataires et règle de suppression | Un export non maîtrisé n'est pas couvert par la seule sécurité du portail |
| ANN-06 : Examiner l'accès du support | Fournisseur et informatique | Description des accès et pays, conditions contractuelles | Localisation et habilitation cohérentes avec l'analyse des flux |
| ANN-07 : Tester une rectification | RH / support | Correction fictive puis contrôle après synchronisation | La source et les copies sont corrigées ; pas de retour automatique à l'erreur |
| ANN-08 : Examiner les archives | Métier et DPO | Finalité, règle et droits d'une archive éventuelle | Pas de maintien indéfini de l'annuaire complet par simple habitude |
Dans DPO SUITE, un audit peut être créé puis envoyé en tout ou partie au client ou au prestataire. Ici, adresser ANN-01, 04 et 07 à l'équipe qui administre les accès ; ANN-02 et 03 au métier ; ANN-06 au fournisseur, puis confronter sa réponse au contrat et à la configuration. Ne pas demander au fournisseur de décider de la base légale de l'employeur. Les coordonnées et pièces partagées doivent rester adaptées au destinataire.
Pour chaque réponse, distinguer déclaration, preuve examinée et test réalisé. Résultat possible : satisfaisant sur le périmètre testé ; écart ; non applicable motivé ; non vérifié. Une réponse absente n'est pas un résultat favorable.
Suivi de correction proposé : identifiant du test, fait constaté, risque, responsable, décision, échéance convenue, preuve de correction, contre-test et date de clôture. Exemple : "ANN-04 : profil toujours visible après départ fictif ; corriger la règle de synchronisation ; clôture après nouveau test, pas après réception d'un courriel "fait"."
15. Avant / après : une fiche qui permet de travailler
Avant : "Annuaire : salariés : coordonnées : intérêt légitime : durée du contrat : sécurité informatique."
Après : "Identifier les interlocuteurs professionnels et les joindre ; noms, fonctions, service et contacts professionnels ; photo facultative selon règle distincte ; consultation réservée aux populations habilitées ; invités limités à la vue de mission ; source RH filtrée ; retrait déclenché par la fin du besoin et contrôlé sur les interfaces ; export encadré ; conservation des journaux justifiée séparément ; analyse de l'intérêt légitime et preuves de test référencées."
Cette rédaction reste un exemple. Sa valeur vient de la correspondance avec les flux et les décisions réellement constatés.
Sources et version
Les liens juridiques et CNIL figurent au fil du texte. Référentiel RH : adopté le 21 novembre 2019, modifié le 23 mai 2022 (PDF hébergé dans un chemin daté de septembre 2023) ; durées RH : document publié le 2 avril 2026, mis à jour le 20 mai 2026 ; fiche habilitations : 13 mars 2024 ; fiche gestion du personnel : 17 août 2023.
Structure produit : DPO SUITE : Notice Traitements et données, rubriques 1 à 12. La notice publique synthétique complète la découverte du produit. Les champs décrits documentent le traitement ; ils ne constituent pas à eux seuls des preuves de mise en œuvre.
Pour découvrir les ressources et le produit : DPO FRANCE et parcours de préparation du registre. Une première description déclarative doit ensuite être confrontée aux pratiques et aux preuves.
