L’article 30 du RGPD oblige chaque organisme à tenir un registre de ses traitements de données personnelles. Entreprise, association, cabinet médical, commune : la règle vaut pour tous. L’exemption prévue pour les structures de moins de 250 salariés ne joue presque jamais, car elle tombe dès qu’un traitement est régulier. Une paie mensuelle suffit à l’écarter.
Lors d’un contrôle, la CNIL commence en général par demander ce registre. Pourtant beaucoup de structures n’en ont pas, ou gardent un tableur commencé il y a trois ans et jamais terminé. La raison est connue : la page blanche. Il faut savoir quoi écrire dans chaque colonne, choisir une base légale, nommer des catégories de données, et peu de gens ont le temps de s’y plonger.
DPO SUITE remplit la page blanche à votre place
DPO SUITE est une application de conformité RGPD conçue par des DPO qui accompagnent depuis des années des services de santé au travail, des établissements de santé, des collectivités et des entreprises. Elle sert au quotidien à près d’une centaine de DPO.
Le parcours « Créer mon registre » en reprend la méthode et la met à la portée d’une personne qui n’a jamais ouvert le RGPD. Vous décrivez votre activité en cochant des cases. L’application en déduit vos traitements et rédige une fiche pour chacun : personnes concernées, catégories de données, destinataires, base légale.
Les fiches suivent les rubriques exigées par l’article 30 du RGPD et reprises dans le modèle de registre de la CNIL. Elles arrivent dans votre espace sous forme de brouillons, que vous corrigez directement dans l’application. Le registre est complet et utilisable dès sa création, et sa création est gratuite.
Le parcours, de l’e-mail au registre
- Sur la page « Créer mon registre », vous saisissez votre adresse e-mail. Un clic suffit.
- Vous recevez un e-mail qui décrit la suite. Son bouton vous connecte et vous amène sur la première question, sans mot de passe à créer.
- Vous choisissez votre domaine d’activité : santé, commerce, services, etc. Des choix précis s’affichent alors, et vous cochez ce qui correspond à votre quotidien : gestion du personnel, paie, fichier clients, outils informatiques. Une activité vous manque ? Un bouton permet de l’ajouter.
- Une fois le questionnaire validé, l’application prépare vos fiches. Une barre de progression indique combien sont prêtes. Si vous fermez la page, la préparation continue et vous retrouvez tout à votre retour.
- Vous arrivez sur votre registre. Un bouton l’ouvre dans DPO SUITE, la liste des fiches se filtre par recherche, et un autre bouton télécharge le document.
Le questionnaire compte une trentaine d’étapes, toutes à cocher. Aucun long texte à rédiger, aucun terme technique à connaître.
Créer mon registre gratuitement
Une relecture, et le registre devient le vôtre
L’application connaît les traitements habituels d’une activité comme la vôtre. Elle ignore vos particularités : le logiciel de paie que vous avez choisi, le prestataire qui héberge vos sauvegardes, la durée pendant laquelle vous gardez vos devis. Seule une relecture permet de les ajouter.
Chaque fiche s’ouvre dans DPO SUITE et se modifie champ par champ. Les personnes concernées, les données et les destinataires apparaissent sous forme de cases déjà cochées : vous décochez ce qui ne vous concerne pas et cochez ce qui manque. Une fiche relue passe de l’état de brouillon à l’état validé.
Cette étape engage votre responsabilité de responsable de traitement, et personne ne peut la faire à votre place. En revanche, elle se fait en quelques minutes par fiche, sur une base déjà structurée.
Les autres registres, au même endroit
Le registre des traitements appelle d’autres documents : la liste de vos sous-traitants, celle de vos logiciels, vos durées de conservation. DPO SUITE permet de les créer gratuitement eux aussi, à partir des fiches que vous venez de relire.
Votre compte ouvre en plus 15 jours d’essai gratuit de l’application complète : demandes d’exercice des droits, violations de données, analyses d’impact, audits. L’essai se prolonge au besoin pour 69 €, sous forme de crédit.
Questions fréquentes
Faut-il connaître le RGPD pour remplir le questionnaire ? Non. Les questions portent sur votre activité, en mots de tous les jours. L’application traduit vos réponses en fiches de traitement.
Le registre obtenu répond-il aux attentes de la CNIL ? Sa structure reprend les rubriques de l’article 30 du RGPD et du modèle publié par la CNIL. Son contenu sera exact une fois relu et ajusté par vous.
Puis-je récupérer mon registre ? Oui. La page de résultat propose de le télécharger, et l’export reste disponible depuis l’application.
Où sont hébergées mes données ? Chez Amazon Web Services, dans la région de Paris, avec des sauvegardes régulières.
Créez votre registre maintenant
Une adresse e-mail, un questionnaire à cocher, une relecture : votre registre est prêt à présenter. Le jour où la CNIL, un client ou un partenaire vous le demande, vous l’avez sous la main.
