À qui sert ce référentiel ? À la personne qui doit comprendre puis documenter un recrutement, même sans expérience RGPD, et au DPO qui doit en vérifier la réalité. Il ne remplace ni l'enquête auprès des recruteurs ni la décision du responsable de traitement. Tous les exemples concernent exclusivement une PME lambda fictive, sans nom ni secteur. Les choix de son exemple ne sont pas des obligations universelles.
Périmètre produit. Les intitulés DPO SUITE proviennent de la notice "Traitements et données", chapitre 3. Les listes de choix peuvent dépendre de la configuration. La démonstration ci-dessous est un parcours pédagogique à adapter à la version utilisée.
1. Comprendre avant de remplir
Le traitement n'est pas "la boîte mail recrutement" ni "le logiciel RH". Il est l'activité organisée qui reçoit une candidature, l'étudie, échange avec le candidat, prend une décision et traite les suites. Un CV dans une messagerie, une grille d'entretien dans un dossier partagé, un tableau de présélection et un dossier papier peuvent appartenir au même circuit. Une fiche qui ne décrit que le formulaire oublie souvent l'essentiel des accès et des copies.
Avant la saisie, demander au métier de raconter une candidature du début à la fin. Qui reçoit le premier message ? Qui transfère les pièces ? Où les managers écrivent-ils leurs commentaires ? Qui répond au candidat ? Qui ferme le recrutement et déclenche la suppression ? Faire aussi raconter un abandon de candidature, un recrutement annulé et une candidature spontanée. Ces situations révèlent les dossiers sans date de fin.
Choix pédagogique du cas fictif. La PME reçoit directement des candidatures, sélectionne manuellement, réalise des entretiens et répond. Elle n'utilise ni score automatique, ni analyse vidéo, ni collecte sur réseaux sociaux, ni vérification judiciaire. Elle souhaite éventuellement constituer un vivier : cette activité doit être décidée et documentée séparément, et non glissée dans le recrutement au motif que les CV sont déjà disponibles.
Distinguer quatre objets. Le recrutement en cours sert une décision déterminée. Le vivier sert des opportunités futures. L'archive probatoire sert une défense documentée, pas de nouveaux recrutements. Le dossier du salarié sert la gestion de la relation de travail après embauche. Un même document peut changer de contexte ; cela n'autorise pas le transfert intégral automatique de toutes les notes vers le dossier salarié.
Les principes de finalité, de minimisation, de limitation de conservation et de responsabilité s'appliquent ensemble ; une collecte utile commercialement ne devient pas nécessaire juridiquement. CNIL : RGPD, chapitre II.
Le socle du registre et les compléments de pilotage
L'article 30 du RGPD prévoit notamment l'identification du responsable de traitement et, selon les cas, des acteurs associés, les finalités, catégories de personnes et de données, destinataires, transferts, délais d'effacement envisagés lorsque possible et description générale des mesures de sécurité lorsque possible. Les coordonnées du responsable de traitement ne se confondent donc pas avec celles du référent de cette fiche ; vérifier leur présence dans les informations générales du registre de l'organisme.
DPO SUITE ajoute des éléments utiles au pilotage : justification des bases légales, circuit des droits, matrice d'habilitations, liens documentaires et statut de revue. Ils permettent de démontrer la maîtrise du traitement, mais ne doivent pas être présentés comme autant de champs textuellement imposés par l'article 30. Inversement, une fiche remplie ne dispense pas des autres obligations du RGPD. CNIL : RGPD, article 30.
2. Préparer les éléments de preuve
Organiser un dossier de travail contenant, de préférence, des modèles vierges et des exemples expurgés plutôt que des CV réels. Une preuve utile répond à quatre questions : que démontre-t-elle, sur quel périmètre, à quelle date, et qui l'a vérifiée ? "Le logiciel est sécurisé" n'est pas une preuve. Une extraction des habilitations, datée et comparée aux fonctions exercées, en est une.
Le dossier minimal de préparation peut réunir : le formulaire de candidature, le message d'accusé de réception, une grille d'entretien, le schéma des répertoires, une liste des comptes autorisés, les clauses du prestataire de messagerie ou de recrutement, les implantations d'hébergement et de support, la règle de clôture des recrutements, la procédure de suppression et une notice candidat. Ajouter la justification des tests ou références seulement s'ils existent. L'absence d'un document doit être enregistrée comme une action, pas masquée par une coche.
3. Les douze sections DPO SUITE, expliquées et appliquées
3.1 Informations générales : identifier l'activité et son pilote
Définition et saisie. Le "Nom de la fiche traitement" doit être compréhensible hors du service RH : "Réception des CV et gestion des candidatures". Dans "Département/Service en charge", choisir le service réellement responsable du circuit. La "Personne référente" est l'interlocuteur capable de répondre sur les pratiques, avec fonction et coordonnées professionnelles. Ce n'est pas automatiquement le DPO, le dirigeant ou le responsable de traitement au sens du RGPD. La "Référence interne" est décrite comme désactivée sur une fiche vide : ne pas inventer son format.
La "Description du traitement" raconte les opérations et leurs limites, avec au moins les 100 caractères annoncés par la notice. Exemple : "Réception des candidatures adressées à la PME, examen par les personnes habilitées, organisation des entretiens, consignation des évaluations professionnelles et communication de la décision. Les pièces utiles sont orientées vers la gestion du personnel en cas d'embauche ; les autres suivent le calendrier de suppression ou d'archivage probatoire."
Pourquoi et exclusions. Le lecteur doit pouvoir rechercher toutes les copies dans les outils concernés. Exclure une description publicitaire du logiciel et les finalités "gérer les RH" trop larges. Pour l'interrupteur relatif à un système d'IA, décrire l'utilisation d'IA dans le recrutement, pas l'assistance éventuelle à la rédaction du registre. Une fonctionnalité d'IA activée à l'insu du métier doit faire l'objet d'une investigation, non d'une réponse "non" présumée.
Preuves attendues et contrôle. Compte rendu d'entretien avec le référent ; diagramme entrée–décision–sortie ; inventaire des lieux de stockage ; capture expurgée des fonctionnalités activées. Tester une candidature fictive : retrouve-t-on un passage absent de la description ? Si oui, corriger avant validation.
3.2 Finalités et description : séparer l'objectif de sa justification juridique
Quoi mettre. La finalité principale vise l'examen d'une candidature et la sélection pour un emploi déterminé. Le détail précise les opérations nécessaires. La base légale principale se choisit après analyse, dans les options effectivement disponibles. Les mesures précontractuelles demandées par le candidat peuvent fonder l'examen de sa candidature ; cela n'étend pas automatiquement cette base à une collecte proactive ou à un vivier. La justification doit faire le lien entre l'opération et la base, plutôt que recopier "RGPD".
Alternatives et cas particuliers. Pour une recherche proactive de profils, analyser l'intérêt légitime et les attentes raisonnables, les sources et les garanties. Pour un vivier, définir une finalité distincte, une base adaptée et une possibilité effective de refus ou de retrait selon le choix. Pour une vérification imposée par un texte, identifier précisément l'obligation et les postes concernés. Une "obligation légale" vague ne couvre pas tout le recrutement. Le consentement ne rend pas nécessaires les données excessives et ne doit pas être une case globale conditionnant l'examen du CV.
Preuves attendues. Une note d'une page peut distinguer : candidature reçue, éventuel vivier, éventuelle recherche proactive, archive probatoire. Pour l'intérêt légitime, joindre l'intérêt recherché, la nécessité et la mise en balance ; pour le consentement, le texte présenté, son caractère facultatif, la preuve datée et le mécanisme de retrait. Ne pas conserver une copie de pièce d'identité pour "prouver le consentement" sans nécessité spécifique.
Erreur à détecter. "Contrat + consentement + obligation légale + intérêt légitime" sans correspondance par opération n'est pas une analyse. Si une seule base principale ne représente pas les finalités réelles, expliciter la répartition dans la justification et envisager une fiche distincte. Le guide CNIL décrit les bases et les responsabilités du recrutement : il doit être utilisé comme outil de qualification, pas comme texte à coller intégralement. CNIL : Guide du recrutement.
3.3 Personnes concernées : qui est décrit dans les dossiers ?
Saisie. Cocher "Candidats" et préciser candidats externes, candidatures spontanées ou candidatures à une offre, selon le périmètre. Si des salariés postulent en mobilité interne, les identifier dans la sous-catégorie et vérifier les échanges avec leur manager actuel. Les personnes donnant une référence professionnelle peuvent également être concernées pour leurs coordonnées et propos ; le signaler si cette pratique existe.
Exclusions et alternatives. Ne pas cocher "Salariés" au seul motif que des recruteurs accèdent aux CV : un utilisateur habilité n'est pas automatiquement une personne concernée par l'objet principal du fichier. Les traces de connexion des recruteurs doivent toutefois être couvertes dans le bon périmètre documentaire. Ne pas cocher toutes les populations disponibles.
Mineurs. Un candidat mineur de 16 ou 17 ans n'appartient pas à la case produit "Enfants (- 16 ans)". Le préciser dans le texte. Examiner les conditions d'embauche ou de stage et l'information adaptée ; ne pas déduire qu'un consentement parental RGPD est toujours requis simplement parce que la personne est mineure. Éviter la collecte anticipée de documents familiaux avant d'avoir établi leur nécessité.
Preuves et contrôle. Cartographie des parcours d'entrée, règles d'ouverture des offres, formulaire distinct éventuel, scénario de mobilité interne. Vérifier que les instructions au recruteur correspondent aux catégories saisies et qu'aucune candidature spontanée ne reste hors circuit.
3.4 Données traitées : décrire des catégories, jamais remplir le registre avec des CV
Saisie. Ajouter des noms de données, et non des valeurs : identité de contact, coordonnées de réponse, parcours et qualifications utiles, disponibilité pertinente, candidature et échanges, appréciations professionnelles d'entretien, statut et date de décision. Sélectionner les catégories correspondantes uniquement. La catégorie "vie professionnelle" ne dispense pas de préciser les éléments effectivement utilisés.
Pourquoi et exclusions. Le dossier de recrutement n'est pas le dossier d'embauche. Le NIR, les coordonnées bancaires, la composition familiale, les données fiscales et les copies systématiques de pièces d'identité ne sont pas des champs ordinaires de sélection. La photo ou la date de naissance ne doivent pas être déclarées nécessaires par automatisme parce qu'elles figurent parfois sur un CV. Prévoir une conduite à tenir pour un CV spontanément trop détaillé : ne pas exploiter l'information hors sujet, limiter les reprises et supprimer ou expurger ce qui peut l'être selon le circuit retenu.
Cas particuliers. Un test exige une justification métier précise et proportionnée ; documenter ses résultats et leur usage, plutôt que collecter indifféremment le profil psychologique complet. Une référence ne justifie pas une enquête générale auprès de l'entourage. Prévenir le candidat de la pratique, borner les questions aux aptitudes pertinentes et éviter de contacter son employeur actuel sans cadre clair. Les données de santé ou d'autres catégories particulières exigent, en plus d'une base de l'article 6, une condition de l'article 9 ; les données pénales relèvent d'un régime distinct. Le NIR n'est pas une catégorie particulière de l'article 9, même si l'application le regroupe visuellement avec des données à vigilance renforcée.
Preuves attendues. Formulaire vierge avec champs obligatoires et facultatifs ; grille de notation reliée aux exigences du poste ; consigne sur les commentaires libres ; modèle de demande de référence ; justification du test ; échantillon expurgé montrant que les notes sont factuelles. Exemple acceptable : "N'a pas démontré la maîtrise de la compétence demandée lors de l'exercice". Exemple à proscrire : jugement sur la vie familiale ou une supposition de santé.
Contrôle. Comparer les rubriques annoncées aux exports réels et aux notes des managers. La mention "aucune donnée sensible" n'est pas crédible si une zone libre contient régulièrement des diagnostics. Ne pas demander un extrait de casier "par sécurité" : la CNIL a actualisé en mai 2026 sa fiche sur les vérifications et rappelle l'exigence d'un cadre spécifique. CNIL : Guide, fiche 16 et mise à jour signalée.
3.5 Destinataires : qui reçoit quoi, à quel moment ?
Saisie. Dans les services internes, indiquer les fonctions habilitées : recrutement, manager du poste, décideur d'embauche, selon la réalité. Décrire les limites : le manager consulte les candidatures de son recrutement, pas toute l'historique. Ajouter un sous-traitant uniquement si un acteur traite les données pour le compte de la PME. Un cabinet peut avoir un autre rôle selon ses décisions réelles : le contrat commercial ne tranche pas à lui seul. Les outils utilisés se renseignent séparément à partir du registre des logiciels.
Pourquoi et exclusions. "Direction, RH, informatique, tous prestataires" est trop large sans justification. L'administrateur technique peut disposer de pouvoirs techniques sans être autorisé à lire les CV pour les besoins du recrutement. La communication à une autre société n'est pas automatiquement un partage interne, même en présence de liens capitalistiques.
Preuves et contrôle. Tableau destinataire–données–motif–durée d'accès ; contrat du prestataire avec instructions et clauses de protection ; paramétrage de partage ; liste des invités externes ; clause de confidentialité des intervenants. Dans l'exemple fictif, tester qu'un manager ne peut pas consulter les recrutements clos d'un autre service. La notice DPO SUITE décrit un formulaire "Ajouter un sous-traitant" et un statut initial annoncé "En attente" : une inscription ne prouve ni qualification juridique ni contrat conforme.
3.6 Transferts internationaux : examiner les flux réels
Saisie. La rubrique est libellée "Transferts hors Union européenne" ; l'analyse juridique doit distinguer l'Espace économique européen. Examiner le pays d'hébergement, les sauvegardes, les sous-traitants ultérieurs et les accès du support. Une adresse de facturation européenne ne suffit pas. Ajouter les pays et le mécanisme pertinent uniquement après vérification ; noter les réserves si une réponse manque.
Alternatives. Une décision d'adéquation, des garanties appropriées ou une dérogation sont des mécanismes différents. Ne pas cocher une dérogation de consentement comme solution courante à un outil mal analysé. Les mesures supplémentaires, l'évaluation du contexte juridique et les garanties doivent correspondre au flux, pas à un catalogue générique.
Preuves attendues. Annexe de localisation, liste des prestataires ultérieurs, modalités du support, document encadrant le transfert, analyse complémentaire lorsque nécessaire, vérification de la portée d'une éventuelle adéquation. Une promesse orale du commercial est une piste, pas une preuve finale. Les cases de chiffrement ou de pseudonymisation doivent être étayées ; des CV lisibles par le destinataire ne deviennent pas anonymes par le seul chiffrement du transport.
3.7 Conservation : construire plusieurs échéances, pas une durée magique
Repère actuel. Le référentiel CNIL d'avril 2026 retient l'activité jusqu'au résultat de la candidature, un archivage probatoire de cinq ans depuis la date à laquelle le poste a été pourvu pour les candidatures non retenues, et jusqu'à deux ans depuis le dernier contact pour un vivier. La prescription citée ne signifie pas qu'il faut garder intégralement chaque pièce pendant cinq ans. Sélectionner les éléments nécessaires à la preuve et restreindre leur accès. CNIL : Référentiel durées de conservation RH, recrutement.
Attention au point de départ juridique. La date à laquelle le poste a été pourvu est le repère de conservation présenté par le référentiel CNIL 2026. Elle ne doit pas être confondue avec le point de départ de la prescription de l'action en réparation d'une discrimination : l'article L. 1134-5 du code du travail prévoit cinq ans à compter de la révélation de la discrimination. Examiner les situations contentieuses concrètes et documenter les exceptions nécessaires, sans en déduire une conservation préventive perpétuelle de toutes les candidatures. Code du travail numérique : Article L. 1134-5.
Saisie. Dans "Durée de conservation active", créer des lignes documentaires distinctes. Dans la justification, préciser le point de départ, l'événement de clôture et les cas sans recrutement abouti. Cocher l'archivage intermédiaire seulement si une organisation distincte existe, avec motif, pièces retenues, responsables et échéance. Pour un recrutement annulé ou resté infructueux, arrêter une règle adaptée et documentée : ne pas attendre indéfiniment un événement qui n'arrivera pas.
Application fictive. Le référent ferme le dossier après décision ; les accès métier sont retirés. Un ensemble probatoire sélectionné est isolé avec une date d'expiration calculée. Un éventuel vivier conserve seulement les profils encore utiles selon une politique spécifique. Le "dernier contact" est défini par une interaction pertinente avec la personne : une relance automatique sans réponse ne doit pas repousser artificiellement l'échéance.
Purge et preuves. Décrire les emplacements à traiter : outil principal, boîte collective, dossiers partagés, téléchargements, copies papier, exports transmis aux managers. Conserver un compte rendu de purge sans reproduire les dossiers supprimés, un résultat de recherche après suppression, la procédure de restauration des sauvegardes évitant la réintroduction durable des données et un contrôle des exceptions contentieuses. Une case de registre ne déclenche pas une purge dans les outils.
Erreur fréquente. Appliquer "deux ans" à toutes les candidatures, aux preuves et au dossier salarié confond trois finalités. Cocher "Pas de délais de conservation" parce que les dates de clôture manquent aggrave le problème ; créer l'événement de gestion manquant.
3.8 Sécurité : transformer chaque mesure déclarée en fait vérifiable
Saisie. Cocher uniquement les mesures réellement déployées et préciser leur périmètre : contrôle d'accès, chiffrement, sauvegardes, journalisation, protection des postes et mesures organisationnelles adaptées. Les futurs projets vont dans un plan d'action, pas dans les garanties déjà acquises.
Application et alternatives. Dans la PME fictive, privilégier une boîte collective à accès nominatif et un espace restreint plutôt que les transferts multiples de pièces jointes. Prévoir un dépôt autorisé pour les gros documents, une règle sur les impressions et un rangement fermé. Une petite taille ne justifie pas un mot de passe partagé par toute l'entreprise.
Preuves attendues. Export d'accès daté, configuration d'authentification, compte rendu de test de restauration, procédure d'incident, preuve de sensibilisation, liste des supports papier et bordereau de destruction. Une facture de logiciel ne démontre pas que la bonne option de sécurité est activée. Les sauvegardes doivent elles aussi être protégées. CNIL : Sécurité : sauvegarder.
3.9 Exercice des droits : prévoir une réponse praticable
Saisie. Indiquer le canal réellement surveillé, le service chargé de recevoir, d'orienter et de répondre, et le lien vers une procédure accessible aux agents concernés. Dans le délai, choisir l'option correspondant à la règle applicable sans inventer le menu produit : réponse dans le mois, prolongation possible de deux mois selon la complexité ou le nombre, avec information motivée dans le premier mois. CNIL : RGPD, article 12.
Pourquoi et exclusions. Ne pas imposer une pièce d'identité systématique. Ne pas promettre la suppression absolue de toutes les données si une conservation probatoire justifiée demeure. Les droits dépendent des bases et des conditions légales ; le droit d'accès ne se limite pas au CV fourni par la personne. Les appréciations la concernant doivent être examinées, avec protection des droits d'autrui, et non refusées globalement au motif qu'elles sont "internes".
Preuves et scénario. Demande fictive adressée au mauvais recruteur puis orientée ; chronologie de traitement ; recherche dans les différents outils ; projet de réponse expurgé ; preuve de retrait du vivier ; registre de suivi des demandes minimisé. Contrôler la cohérence entre notice candidat, pratique et fiche registre. Pour les données reçues indirectement, examiner aussi l'information de l'article 14, les sources et son calendrier.
3.10 Habilitations & accès : associer les rôles sans confondre registre et contrôle technique
Saisie. Associer les rôles de la matrice d'habilitations existante ou préparer une matrice selon la commande décrite par la notice. Exemple : gestionnaire de recrutement, manager du recrutement concerné, valideur, gestionnaire des archives probatoires. Pour chacun, préciser lecture, modification, export, suppression et période d'accès dans la documentation support.
Preuves attendues. Matrice approuvée, liste réelle des comptes, demande d'ouverture, retrait lors d'un changement de poste, revue périodique, test d'un refus d'accès. Une association dans DPO SUITE décrit l'organisation ; elle ne modifie pas les permissions de la messagerie ou de l'outil de recrutement. Vérifier spécialement les anciens comptes, les liens publics et les exports locaux.
3.11 Documentation : relier des preuves lisibles et pertinentes
Saisie. Utiliser les cases AIPD, politique de confidentialité, registre des sous-traitants et procédures internes seulement pour des pièces existantes et utiles. Donner aux liens un titre clair, une version et une portée. La notice décrit aussi le téléversement de certains formats jusqu'à 10 Mo ; ce n'est ni une invitation à déposer des CV ni une preuve de conservation sécurisée à lui seul.
AIPD et cas d'IA. Faire une analyse de nécessité d'AIPD au regard des caractéristiques du traitement, des listes et critères applicables. Ne pas conclure "jamais d'AIPD car PME". Une sélection humaine simple n'a pas le même risque qu'une évaluation systématique, un classement automatisé ou une analyse vidéo. Si le projet inclut de l'IA, reprendre le périmètre, les données d'entrée, les sorties, les erreurs, les biais, la supervision effective et les règles concernant les décisions automatisées ; ne pas se contenter de l'interrupteur IA. L'usage expérimental d'un assistant public avec de vrais CV constitue déjà une opération à examiner, même hors outil officiel.
Preuves attendues. Note de décision AIPD motivée ; notice candidat et preuve de mise à disposition ; clauses contractuelles ; grille de conservation ; consignes de recrutement ; audit des outils ; tests d'accès. Un dossier "conformité" vide ne justifie pas un statut validé.
3.12 Suivi et statut : distinguer sauvegarde, revue et validation
Saisie. "En cours" pour un travail non achevé ; "À revoir" si une hypothèse structurante reste ouverte ; "Validée" après une revue effective ; "Archivée" quand la fiche n'est plus active selon le cycle documentaire retenu. Contrôler les dates et identifier la personne ayant réellement validé. Ne pas présenter le DPO comme le garant qui assume à lui seul la décision de l'employeur.
Commentaires utiles. "Vérification des accès de support en attente ; propriétaire : référent outils ; résultat attendu : annexe contractuelle et réponse écrite ; ne pas conclure à l'absence de transfert avant réception." Ce commentaire crée un contrôle vérifiable. "À vérifier" sans responsable ni objet n'est pas suffisant.
Preuves attendues. Compte rendu de revue, réserves levées, décision d'acceptation éventuelle d'un risque, date et motif du prochain réexamen. Déclencheurs : nouveau prestataire, activation d'IA, changement de formulaire, ouverture du vivier, modification des durées ou incident.
4. Exemple fictif de fiche cohérente, à adapter
| Rubrique | Choix de la PME lambda fictive |
|---|---|
| Activité et référent | Réception des CV et gestion des candidatures ; service RH ; référent opérationnel recrutement, coordonnées internes à renseigner dans le dossier réel |
| Description | Candidatures directes, analyse manuelle, entretiens, décision, réponse et clôture ; pas de collecte sur réseaux sociaux ni d'IA dans ce périmètre |
| Finalité et base | Examiner les candidatures reçues pour les postes ouverts ; mesures précontractuelles demandées par les candidats, avec justification opérationnelle |
| Personnes | Candidats externes ; cas de candidats mineurs à préciser si réellement présents |
| Données | Coordonnées de réponse, parcours pertinent, qualifications utiles, disponibilité, échanges et appréciations professionnelles limitées, décision et dates |
| Destinataires | Équipe recrutement et manager du poste selon habilitation ; prestataires techniques uniquement après qualification et vérification contractuelle |
| Transferts | Conclusion non prédéfinie : documenter chaque flux d'après les preuves fournisseurs avant validation |
| Conservation | Actif jusqu'au résultat ; preuve sélectionnée en archive restreinte selon politique documentée ; aucun maintien de fait en vivier |
| Sécurité et accès | Comptes nominatifs, espace restreint, séparation archive/actif, retrait des droits après clôture, revue des exports |
| Droits et information | Notice remise dès la collecte ; canal suivi ; procédure permettant de rechercher aussi les évaluations et copies pertinentes |
| Documentation | Notice, grille d'entretien, matrice d'accès, calendrier, preuve de purge, contrats et analyse des transferts |
| Statut | En cours tant que les accès de support et le test de purge ne sont pas établis ; validation seulement après revue réelle |
Ce tableau n'est volontairement pas "entièrement vert" : inventer une absence de transfert ou une purge réalisée pour obtenir une fiche parfaite rendrait le registre trompeur.
5. Démonstration documentaire DPO SUITE
- Ouvrir la fiche de traitement dans le dossier autorisé. Reprendre les douze sections dans leur ordre décrit, sans utiliser un dossier client pour une démonstration publique.
- Saisir le nom de l'activité, choisir le service et rédiger la description. Vérifier que l'IA concerne bien le traitement étudié.
- Renseigner finalité et justification de base légale. Si un vivier existe, ne pas l'enfouir dans une phrase : organiser une documentation distincte ou une séparation explicite suffisamment détaillée.
- Ajouter les personnes et les noms des données, sans recopier de CV. Comparer les catégories sélectionnées au formulaire réel.
- Renseigner les services, acteurs et outils ; traiter les transferts sur preuve, puis les lignes documentaires de conservation et les modalités de purge.
- Décrire la sécurité réelle, le circuit des droits et les rôles. Ajouter les liens vers les pièces vérifiées, puis les réserves de suivi.
- Utiliser "Sauvegarder". La sauvegarde n'est pas la validation. Contrôler l'"Aperçu / Export" et, si nécessaire, les commandes décrites "Télécharger PDF" ou "Imprimer". Lire le résultat : catégories absentes, justifications tronquées ou références incohérentes doivent être corrigées.
- Faire revoir par le métier et le responsable désigné. Conserver la trace de revue et utiliser l'historique des validations lorsqu'il correspond à l'interface disponible. Aucun clic ne certifie à lui seul la conformité juridique ou l'exécution technique de la suppression.
Pour découvrir le parcours public, consulter Créer mon registre : DPO SUITE. Ce lien présente une entrée vers le service ; il ne vaut ni garantie de génération complète ni validation juridique de la fiche obtenue.
6. Contrôle final : dix questions qui doivent avoir une réponse
Qui ferme les recrutements sans embauche ? Où sont les notes libres ? Le manager peut-il exporter tous les CV ? Une candidature refusée arrive-t-elle dans le vivier sans décision documentée ? Le candidat sait-il comment exercer ses droits ? Les données d'embauche sont-elles demandées trop tôt ? Les références restent-elles professionnelles et limitées ? Les accès de support étrangers sont-ils connus ? L'archive est-elle réellement distincte ? Un test de purge démontre-t-il ce que la fiche annonce ?
Si une réponse est inconnue, la conserver comme inconnue et attribuer une action. Un bon registre n'est pas un questionnaire rempli sans blanc : c'est une description exacte, justifiable et maintenable.
7. Sources officielles et hiérarchie de lecture
Les développements opérationnels, exemples de preuve et scénarios de contrôle sont des propositions pédagogiques DPO FRANCE, non des citations ni une liste imposée par la CNIL.
- CNIL : Guide du recrutement : sommaire thématique, responsabilités, bases, données, information et pratiques particulières ; fiche 16 signalée mise à jour en mai 2026.
- CNIL : Durées de conservation RH, avril 2026 : repère actuel utilisé pour les durées, sans transformer une prescription en obligation de conserver tout dossier.
- CNIL : RGPD, principes, droits, responsabilité, sous-traitance, registre et AIPD : textes à distinguer des recommandations.
- CNIL : Sécurité : gérer la sous-traitance et sauvegarder : contrôles techniques et contractuels à adapter.
- DPO SUITE, notice "Traitements et données", chapitre 3 : source des commandes décrites.
