La fiche 1 du guide pratique de la CNIL pour les SPST demande d’identifier chaque finalité de traitement et de la rattacher à une mission du service. Une finalité ne se déduit pas d’une autre : quand un flux de données nouveau apparaît, il entre au registre avec sa base, ses destinataires et ses durées.
Un tel flux existe depuis le 1er août 2026. Le décret n° 2026-321 du 28 avril 2026, publié au Journal officiel du 29 avril, crée l’article D. 4622-4-1 du code du travail et organise la transmission d’informations du service vers le service du contrôle médical de l’Assurance Maladie. Le décret n° 2026-320 du même jour, applicable depuis le 30 avril, organise le flux inverse. Les deux textes sont pris pour l’application des articles L. 4622-2-1 du code du travail et L. 315-4 du code de la sécurité sociale.
Ce qui change
Du service vers le contrôle médical
Pour les assurés en risque de désinsertion professionnelle, le service peut transmettre au contrôle médical les propositions d’aménagement, d’adaptation ou de transformation du poste, les mesures d’aménagement du temps de travail, les informations essentielles d’un éventuel avis d’inaptitude et la nécessité d’un accompagnement social.
Cette transmission repose sur l’accord du travailleur. Un professionnel de santé du service le recueille au cours d’une visite, après avoir expliqué les objectifs de l’échange et le contenu des informations transmises. L’accord est conservé dans le dossier médical en santé au travail. Le travailleur peut le retirer à tout moment auprès du service. La transmission passe par une messagerie de santé sécurisée, dans un délai de trente jours.
Du contrôle médical vers le service
Pour les arrêts de travail d’au moins six mois, le service reçoit l’INS de l’assuré, la durée de l’arrêt et les éléments médicaux strictement nécessaires (article R. 315-8 du code de la sécurité sociale). Dans ce sens, le consentement est recueilli par l’Assurance Maladie. Le service n’a pas à le recueillir une seconde fois, mais il doit savoir sur quelle base il reçoit ces données et en tracer la réception.
Ce que cela implique pour un SPST
Le registre doit faire apparaître un traitement « échanges avec le contrôle médical au titre de la prévention de la désinsertion professionnelle », en distinguant clairement les deux sens. Leur régime diffère sur des points précis :
- Vers le contrôle médical : base consentement du travailleur, recueilli en visite par un professionnel de santé du service, consigné dans le dossier, retirable auprès du service. Destinataire : le service du contrôle médical. Canal : messagerie de santé sécurisée. Délai : trente jours.
- Depuis le contrôle médical : données reçues pour des arrêts d’au moins six mois, consentement recueilli par l’Assurance Maladie, intégration au dossier et traçabilité de la réception.
- Données de santé dans les deux sens : l’article 9.2.h du RGPD encadre leur traitement par des professionnels soumis au secret.
Le recueil de l’accord appelle un support. Le professionnel de santé doit pouvoir expliquer simplement ce qui part et pourquoi, et noter dans le dossier l’accord ou le refus, avec sa date. Le retrait doit pouvoir être enregistré aussi facilement, sans démarche particulière pour le travailleur.
La cellule de prévention de la désinsertion professionnelle est la première concernée. Son fonctionnement, ses membres et leurs habilitations sur le dossier sont à décrire dans la fiche de traitement.
Comment le traiter dans DPO SUITE
- Dans le registre des traitements, créez la fiche « Échanges avec le service du contrôle médical (prévention de la désinsertion professionnelle) ». Décrivez les deux flux dans la finalité et précisez, pour chacun, la base légale, les catégories de données et les destinataires.
- Demandez à ALIX une proposition de fiche à partir des articles D. 4622-4-1 du code du travail et R. 315-8 du code de la sécurité sociale, relisez-la et validez-la champ par champ.
- Dans le registre des délais de conservation, qualifiez la preuve de l’accord du travailleur comme document du dossier médical en santé au travail : point de départ, durée du dossier, localisation dans le logiciel métier.
- Dans le registre des logiciels, rattachez au traitement la messagerie de santé sécurisée et le logiciel métier qui conserve l’accord.
- Créez une procédure « Recueil et retrait de l’accord aux échanges avec le contrôle médical », soumettez-la à approbation et déclinez-la en plan de tâches pour la cellule.
- Planifiez une réunion avec la cellule de prévention de la désinsertion professionnelle et consignez les décisions prises dans le module réunions.
Le registre se construit pas à pas, fiche par fiche : tester la création de votre registre.
Repères
- Décret n° 2026-321 du 28 avril 2026 (JO du 29 avril 2026), en vigueur le 1er août 2026
- Décret n° 2026-320 du 28 avril 2026, applicable depuis le 30 avril 2026
- Code du travail, articles L. 4622-2-1 et D. 4622-4-1
- Code de la sécurité sociale, articles L. 315-4 et R. 315-8
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 9.2.h
- Guide CNIL SPST, fiche 1
