La fiche 3 du guide pratique de la CNIL pour les SPST traite des données collectées, de l’identifiant national de santé (INS) et de l’identitovigilance. Le service ne collecte que les données nécessaires à ses missions, et il identifie chaque travailleur de façon fiable pour éviter toute confusion de dossier.
Aucun référentiel n’a changé cet été : le référentiel INS v2.1 et son guide d’implémentation v3.0 (arrêté du 12 décembre 2024) ainsi que le référentiel national d’identitovigilance de janvier 2025 restent la règle. L’usage de l’INS par le service, lui, devient concret, avec un flux entrant identifié par l’INS et des documents sortants qui ne doivent plus le porter.
Ce qui change
Un flux entrant identifié par l’INS
Le décret n° 2026-320 du 28 avril 2026, applicable depuis le 30 avril, organise la transmission par le service du contrôle médical de l’Assurance Maladie, pour les arrêts d’au moins six mois, de l’INS de l’assuré, de la durée de l’arrêt et des éléments médicaux strictement nécessaires. Ces échanges passent par une messagerie sécurisée de santé. L’INS sert ici de clé : le service doit pouvoir rapprocher la donnée reçue d’une identité qualifiée dans son logiciel métier, sans erreur de personne.
Des documents sortants sans INS
L’arrêté du 6 mai 2026, applicable depuis le 1er juin, a retiré l’INS, le NIR, le NIA et le code Datamatrix des modèles d’avis d’aptitude, d’inaptitude et d’attestations remis à l’employeur. Le texte invoque explicitement la protection des données. L’INS sert à ne pas se tromper de personne à l’intérieur du circuit de soins ; elle n’a pas sa place sur un document destiné à l’employeur.
Ce que cela implique pour un SPST
- Le logiciel métier doit être prêt à recevoir une INS transmise par le contrôle médical et à la rapprocher d’une identité qualifiée selon le référentiel national d’identitovigilance. Une INS reçue pour un salarié dont l’identité n’est pas qualifiée appelle une vérification avant intégration.
- Les modèles d’avis et d’attestations édités par le logiciel doivent avoir été mis à jour par l’éditeur au 1er juin 2026. Un avis remis à l’employeur qui porte encore le NIR ou le Datamatrix INS n’est plus conforme. Le contrôle prend quelques minutes : imprimer un avis de test et lire l’en-tête.
- La fiche de traitement du suivi individuel doit mentionner l’INS parmi les catégories de données, avec son usage précis (identification, échanges sécurisés) et l’interdiction de la faire figurer sur les documents sortants destinés à l’employeur.
- Les secrétariats médicaux et les infirmiers manipulent l’INS au quotidien. La règle à leur rappeler tient en une phrase : l’INS reste à l’intérieur du service et se qualifie toujours avant un échange.
Le NIR appelle la même prudence. Sa présence sur un document destiné à l’employeur n’a plus de justification, et sa circulation hors des canaux prévus expose le service à une violation de données au sens de l’article 4.12 du RGPD.
Comment le traiter dans DPO SUITE
- Ouvrez la fiche du traitement « Suivi individuel de l’état de santé » dans le registre des traitements et mettez à jour les catégories de données (INS, données reçues du contrôle médical) et les destinataires.
- Dans le registre des logiciels, ouvrez la fiche du logiciel métier et notez la version qui intègre les nouveaux modèles d’avis. Rattachez comme preuve, depuis le drive du service, la copie d’un avis de test sans NIR ni Datamatrix.
- Si un avis non conforme est encore édité, créez une non-conformité, assortie d’une action corrective adressée à l’éditeur avec une échéance.
- Créez une tâche pour vérifier avec l’éditeur la capacité du logiciel à rapprocher une INS reçue d’une identité qualifiée, et consignez la réponse obtenue.
- Dans le module procédures, mettez à jour la procédure d’identitovigilance, faites-la approuver et déclinez-la en plan de tâches pour les secrétariats.
- Utilisez ALIX pour comparer la fiche de traitement aux exigences de l’arrêté du 6 mai 2026 et validez les propositions retenues. DPO SUITE ne stocke jamais de NIR : les fiches décrivent l’usage de l’identifiant sans le contenir.
Le registre se construit pas à pas, fiche par fiche : tester la création de votre registre.
Repères
- Référentiel INS v2.1 et guide d’implémentation v3.0 (arrêté du 12 décembre 2024)
- Référentiel national d’identitovigilance (janvier 2025)
- Décret n° 2026-320 du 28 avril 2026
- Arrêté du 6 mai 2026 modifiant les modèles d’avis et d’attestations, applicable au 1er juin 2026
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 4.12
- Guide CNIL SPST, fiche 3
