La fiche 5 du guide CNIL pour les SPST organise la conservation en trois phases : base active, archivage intermédiaire, archivage définitif. Cette grille reste la bonne. Un cas concret est remonté ce semestre et mérite une lecture précise : les données de dosimétrie des travailleurs exposés aux rayonnements ionisants.
La question posée par les services est fréquente : faut-il conserver pendant des décennies les listes collectives de doses reçues, ou seulement la dose individuelle reportée au dossier ?
Ce qui change
L’obligation de conservation longue prévue par l’article R. 4451-83 du code du travail porte sur la donnée individuelle de dose. Elle court jusqu’aux 75 ans du travailleur et, au minimum, pendant 50 ans après la fin de l’exposition. Elle s’applique quel que soit le support de la donnée.
Cette obligation est satisfaite dès lors que le résultat figure dans le dossier médical et dans SISERI, le système d’information géré par l’ASNR. La liste collective reçue par le service n’est qu’un document de transmission. Une fois chaque dose reportée, elle se détruit de façon confidentielle.
Une exception subsiste. Si la liste collective est le seul support de la donnée individuelle, elle se conserve, en accès restreint, pour la durée attachée à la dose.
La même logique de conservation longue concerne les agents chimiques dangereux, pour lesquels l’article R. 4412-55 du code du travail fixe une conservation de 50 ans après l’exposition.
Ce que cela implique pour un SPST
Le principe de limitation de la conservation (article 5.1.e du RGPD) joue dans les deux sens. Le service doit garder la dose individuelle aussi longtemps que le code du travail l’exige. Il ne doit pas, en revanche, accumuler des listes collectives qui mêlent les doses de plusieurs travailleurs, souvent de plusieurs entreprises, et qui n’ont plus d’utilité une fois le report fait.
Conserver ces listes au-delà du report multiplie les copies de données de santé, élargit la surface d’exposition en cas de violation et complique les réponses aux demandes d’accès. Une liste collective consultée par erreur révèle la situation de plusieurs salariés à la fois.
Le service organise donc la chaîne suivante : le report de chaque dose au dossier médical, la vérification que la donnée figure dans SISERI, puis la destruction confidentielle de la liste, tracée. Lorsque le report n’est pas possible et que la liste reste le seul support, elle bascule dans un espace en accès restreint, avec la durée longue.
Le point de départ de la durée doit être défini avec soin. Pour la dose individuelle, il dépend de la date de fin d’exposition et de l’âge du travailleur. Pour la liste collective, il correspond à la date du dernier report.
Comment le traiter dans DPO SUITE
Ouvrez le registre des délais de conservation et qualifiez deux documents distincts. Le premier, « Donnée individuelle de dose », a pour base légale l’article R. 4451-83 du code du travail, pour durée « jusqu’aux 75 ans du travailleur et au minimum 50 ans après la fin de l’exposition », et pour localisation le dossier médical et SISERI. Le second, « Liste collective de dosimétrie reçue », a pour point de départ le report de la dernière dose, une durée limitée au temps du report et une localisation à préciser.
Interrogez le responsable de la donnée, en général le médecin du travail ou le responsable du pôle concerné, pour valider ces délais depuis le registre.
Ouvrez ensuite la fiche du traitement de suivi des travailleurs exposés dans le registre des traitements et reportez les durées validées. Pour les travailleurs exposés à des agents chimiques dangereux, qualifiez de la même manière les documents concernés au titre de l’article R. 4412-55.
Créez une procédure de destruction confidentielle des listes collectives, approuvez-la et suivez son plan de tâches. Si des listes anciennes sont encore stockées sans motif, ouvrez une non-conformité avec une action corrective de tri et de destruction.
ALIX peut proposer une qualification des documents à partir des articles cités. Chaque proposition se relit, puis se valide ou se rejette.
Pour poser ces éléments sur une base saine, testez la création de votre registre dans DPO SUITE.
Repères
- Code du travail, article R. 4451-83 (rayonnements ionisants) et article R. 4412-55 (agents chimiques dangereux)
- SISERI, géré par l’ASNR
- RGPD, article 5.1.e (limitation de la conservation)
- Guide CNIL SPST, fiche 5
