La fiche 10 du guide pratique de la CNIL pour les SPST décrit les règles du dossier médical en santé au travail (DMST) : ce qu’il contient, qui l’alimente, comment il se conserve. Le RGPD y ajoute une exigence d’exactitude et d’intégrité des données.
L’arrêt de la chambre sociale de la Cour de cassation du 9 septembre 2026 (n° 25-11.901) a jugé que le seul non-respect des préconisations du médecin du travail par l’employeur ouvre droit à réparation. Le dossier devient la preuve de ce que le médecin a constaté et recommandé, et de la date à laquelle il l’a fait.
Ce qui change
Un salarié pourra demander réparation sans prouver de dommage, sur le seul constat que la préconisation n’a pas été suivie. Le service sera sollicité pour attester ce qu’il a recommandé et quand. La tenue chronologique du dossier et l’horodatage des avis prennent une valeur contentieuse.
Sous l’angle du RGPD, l’exactitude (article 5.1.d) impose que les données soient tenues à jour et que les erreurs soient rectifiées. L’intégrité (article 5.1.f) impose des mesures contre l’altération non autorisée. Les deux se concilient par une règle simple : un avis émis est figé, toute correction passe par un nouvel avis daté, et l’historique reste consultable.
Les articles R. 4624-45-3 à R. 4624-45-9 du code du travail encadrent le contenu et la tenue du DMST. Le décret n° 2022-1434 du 15 novembre 2022 et la recommandation de la HAS du 16 mars 2023, inchangée, complètent ce cadre.
Ce que cela implique pour un SPST
Un dossier dont les avis sont horodatés, non modifiables après émission et reliés à leur envoi à l’employeur répond à une demande de preuve sans discussion. Un dossier où l’avis a été corrigé après coup, sans trace, ne le fait pas. Il expose aussi le service à une contestation de l’exactitude de ses propres données.
- Vérifier avec l’éditeur que les avis et préconisations émis ne sont plus modifiables après communication.
- Vérifier que le logiciel conserve l’historique des versions et l’horodatage de chaque émission.
- Relier chaque avis à la trace de son envoi au salarié et à l’employeur.
- Fixer la règle de correction : un nouvel avis daté, jamais une modification de l’avis existant.
- Rappeler cette règle aux médecins, infirmiers et secrétariats.
La règle de correction rejoint le droit de rectification. Si un salarié demande la correction d’une erreur, la rectification se fait par une mention nouvelle, et l’avis initial reste au dossier avec sa date.
Comment le traiter dans DPO SUITE
Ouvrez dans le registre des traitements la fiche du dossier médical en santé au travail. Dans les mesures de sécurité, décrivez le versionnage, l’horodatage et le caractère figé des avis après émission. Rattachez le logiciel métier dans le registre des logiciels et vérifiez la fiche de l’éditeur dans le registre des sous-traitants.
Envoyez à l’éditeur le questionnaire d’audit des sous-traitants avec des questions précises : un avis peut-il être modifié après émission, par qui, avec quelle trace, et l’historique est-il exportable en cas de demande. Si la réponse révèle une faiblesse, créez une non-conformité et une action corrective auprès de l’éditeur.
Dans le module procédures, créez la règle « correction d’un avis émis » avec son plan de tâches, puis faites-la approuver. Pour l’audit SPEC 2217, localisez la preuve sur les exigences relatives à la tenue du dossier et à la traçabilité. Une vérification d’un cas réel dans le logiciel peut être planifiée comme tâche dans la liste des to-do, avec la capture rattachée depuis le drive du client. ALIX peut proposer une rédaction de la règle de correction, à valider avant approbation.
Pour documenter la tenue de votre dossier, testez la création de votre registre.
Repères
- Cass. soc., formation plénière, 9 septembre 2026, n° 25-11.901
- Code du travail, articles L. 4624-8 et R. 4624-45-3 à R. 4624-45-9
- Décret n° 2022-1434 du 15 novembre 2022
- Recommandation HAS du 16 mars 2023
- RGPD, articles 5.1.d, 5.1.f et 16
- Guide CNIL SPST, fiche 10
