La fiche 1 du guide pratique de la CNIL pour les services de prévention et de santé au travail demande que chaque traitement du service poursuive une finalité déterminée, explicite et inscrite au registre. Le guide part des missions du code du travail et invite à décrire ce que le service fait réellement des données, au lieu de recopier une liste générique.
En septembre 2026, aucun texte ne crée de finalité nouvelle pour les services. Un changement plus discret mérite pourtant une ligne au registre : un éditeur de logiciel métier a ajouté un libellé de suivi propre à l’attestation de non contre-indication médicale prévue par le décret n° 2025-355 du 18 avril 2025, avec un repérage automatisé des salariés concernés depuis l’espace adhérent.
Ce qui change
Le décret n° 2025-355 du 18 avril 2025 a prévu une attestation de non contre-indication médicale pour certaines situations de travail, dont l’autorisation de conduite et les travaux sous tension. L’éditeur a traduit cette obligation dans son logiciel par une catégorie de suivi distincte. L’adhérent signale, depuis son espace, les salariés qui relèvent du dispositif, et le logiciel les repère pour organiser le suivi.
Sous l’angle du RGPD, un libellé de ce type a des effets concrets. Il correspond à une raison de traiter des données qui n’existait pas sous cette forme, avec un destinataire identifié (l’employeur qui demande l’attestation), un flux entrant depuis l’espace adhérent et une durée de conservation à fixer. L’article 5.1.b du RGPD impose que la finalité soit déterminée et explicite. L’article 30 impose qu’elle figure au registre. L’information des adhérents et des travailleurs doit aussi la mentionner, au titre des articles 13 et 14.
Le repérage automatisé pose une question de minimisation (article 5.1.c). Les données que l’adhérent transmet pour signaler un salarié doivent se limiter à ce qui permet d’organiser le suivi : identité, poste, nature de l’autorisation demandée. L’adhérent doit aussi être fondé à les transmettre.
Ce que cela implique pour un SPST
Un nouveau libellé activé dans le logiciel modifie le périmètre des traitements, même quand personne au service ne l’a demandé. Le service qui découvre ce libellé en consultant son logiciel doit en tirer les conséquences dans sa documentation.
- Recenser les libellés et catégories de suivi créés par l’éditeur depuis le début de l’année, et les rapprocher des finalités déjà inscrites au registre.
- Décrire la finalité « délivrance de l’attestation de non contre-indication médicale » : base légale, catégories de données, destinataires, durée.
- Vérifier les champs que l’espace adhérent demande pour signaler un salarié, et retirer ceux qui ne servent pas au suivi.
- Compléter la mention d’information destinée aux adhérents et celle destinée aux travailleurs.
- Prévoir dans la procédure de gestion des changements du logiciel que toute nouvelle catégorie de suivi soit signalée avant usage.
Le dernier point évite de courir après l’éditeur à chaque mise à jour. Un auditeur SPEC 2217 ou la CNIL qui constate un libellé absent du registre en tire une conclusion simple : le registre ne décrit pas le système réel.
Comment le traiter dans DPO SUITE
Ouvrez le registre des traitements et repérez la fiche qui décrit le suivi individuel de l’état de santé. Deux options sont possibles. Si l’attestation suit les mêmes règles que les autres suivis, complétez la fiche existante : ajoutez la finalité, l’employeur comme destinataire de l’attestation et l’espace adhérent comme source de collecte. Si le circuit diffère, créez une fiche de traitement dédiée et renseignez la base légale, les catégories de données et de personnes, les destinataires, la durée et les mesures de sécurité.
Dans le registre des logiciels, rattachez le logiciel métier et son espace adhérent à cette fiche, puis vérifiez que l’éditeur figure au registre des sous-traitants avec sa localisation cloud. Si l’éditeur n’a pas répondu récemment au questionnaire d’audit, envoyez-le en ciblant les évolutions fonctionnelles livrées depuis janvier.
Dans le registre des délais de conservation, qualifiez l’attestation comme un document à part entière : nom, point de départ, base légale, durée, localisation. Interrogez le responsable de la donnée depuis l’application pour faire valider la durée retenue.
Dans le module procédures, ajoutez à la procédure de gestion des changements du logiciel une tâche « signalement des nouvelles catégories de suivi avant activation », puis faites approuver la procédure. ALIX peut proposer une rédaction de la finalité et de la mention d’information à partir de la fiche existante ; la proposition se valide ou se corrige avant enregistrement. Soumettez enfin la fiche à la validation des traitements pour garder la date de mise à jour.
Pour reprendre votre registre sur cette base, testez la création de votre registre dans DPO SUITE.
Repères
- Décret n° 2025-355 du 18 avril 2025
- RGPD, articles 5.1.b, 5.1.c, 13, 14 et 30
- AFNOR SPEC 2217, édition d’août 2023
- Guide CNIL SPST, fiche 1
