Les donnees des ressources humaines constituent l’un des traitements les plus sensibles au sein d’une entreprise. En 2025, la CNIL a publie des referentiels precis sur les durees de conservation applicables aux donnees RH. Ce guide detaille les regles a respecter pour chaque categorie de donnees liees a la gestion du personnel, du recrutement au depart du salarie.
Le referentiel CNIL pour la gestion du personnel
La CNIL a adopte un referentiel relatif aux traitements de donnees personnelles mis en oeuvre pour la gestion du personnel. Ce referentiel constitue le cadre de reference pour definir les durees de conservation des donnees RH. Il ne s’agit pas d’une obligation stricte mais d’une recommandation forte : tout ecart doit etre justifie et documente.
Le referentiel distingue clairement les phases de conservation en base active, en archivage intermediaire et les obligations de suppression. Il s’applique a tous les employeurs, quels que soient leur taille et leur secteur d’activite.
Durees de conservation par categorie de donnees RH
Recrutement
Les donnees des candidats non retenus (CV, lettres de motivation, notes d’entretien, resultats de tests) peuvent etre conservees 2 ans apres le dernier contact avec le candidat, sous reserve de l’en informer. Si le candidat demande la suppression de ses donnees, l’organisme doit y proceder sans delai. Les donnees du candidat retenu sont integrees a son dossier de salarie.
Gestion administrative du personnel
Le dossier individuel du salarie (contrat de travail, avenants, fiches de poste, attestations) est conserve en base active pendant toute la duree du contrat de travail. Apres le depart du salarie, ces documents passent en archivage intermediaire pour une duree de 5 ans, correspondant au delai de prescription en matiere de droit du travail.
Paie et remuneration
Les bulletins de paie doivent etre conserves par l’employeur pendant 5 ans conformement au Code du travail (article L3243-4). Les documents relatifs aux charges sociales sont conserves 3 ans (delai de controle URSSAF, qui peut etre etendu a 5 ans en cas de travail dissimule). Les declarations sociales nominatives (DSN) sont conservees 6 ans a compter de leur transmission.
Gestion des absences et conges
Les donnees relatives aux absences (conges payes, arrets maladie, conges maternite) sont conservees en base active pendant l’annee en cours plus l’annee precedente. En archivage intermediaire, elles sont conservees 5 ans. Les certificats medicaux ne doivent contenir aucune indication sur la pathologie et sont conserves separement du dossier individuel.
Evaluation et formation
Les comptes rendus d’entretien annuel et les documents d’evaluation sont conserves en base active pendant la duree de presence du salarie. Apres son depart, ils passent en archivage intermediaire pour une duree maximale de 3 ans. Les attestations de formation et les certifications sont conservees 5 ans apres le depart.
Sanctions disciplinaires
L’article L1332-5 du Code du travail prevoit qu’aucune sanction datant de plus de 3 ans ne peut etre invoquee a l’appui d’une nouvelle sanction. Les donnees relatives aux sanctions disciplinaires doivent donc etre supprimees ou archivees 3 ans apres leur notification.
Fin de contrat
Les documents de fin de contrat (certificat de travail, attestation Pole emploi, solde de tout compte) sont conserves en base active le temps de leur remise au salarie. Le recu pour solde de tout compte peut etre conteste pendant 6 mois, ce qui justifie une conservation en archivage intermediaire d’au moins cette duree, puis 5 ans au titre de la prescription.
Cas particuliers a connaitre
Donnees de sante au travail
Le dossier medical en sante au travail est conserve par le service de prevention et de sante au travail pendant 40 ans apres la fin de la derniere exposition a un risque professionnel, avec un minimum de 10 ans apres la cessation de l’activite. L’employeur n’a pas acces a ce dossier et ne conserve que les avis d’aptitude.
Controle des horaires et badgeage
Les donnees issues des systemes de controle d’acces et de badgeage sont conservees 5 ans en base active pour les besoins de la gestion du temps de travail. Les donnees de geolocalisation des vehicules professionnels sont conservees 2 mois maximum.
Videoprotection sur le lieu de travail
Les images de videoprotection sur le lieu de travail sont conservees 30 jours maximum, sauf en cas d’incident necessitant une extraction. Les images extraites pour les besoins d’une enquete peuvent etre conservees le temps de la procedure.
Bonnes pratiques pour la gestion des durees
Pour mettre en oeuvre efficacement les durees de conservation RH, documentez chaque duree dans votre registre des traitements, mettez en place des mecanismes de purge automatique dans vos logiciels RH et SIRH, formez les equipes RH aux obligations de conservation et de suppression, realisez un audit annuel des donnees conservees, et conservez une trace des operations de suppression effectuees (date, volume, categories de donnees).
FAQ
Peut-on conserver les bulletins de paie au-dela de 5 ans ?
L’obligation legale de conservation par l’employeur est de 5 ans. Au-dela, les bulletins doivent etre supprimes sauf obligation legale contraire (contentieux en cours par exemple). Le salarie, lui, est invite a conserver ses bulletins sans limitation de duree.
Que faire des donnees RH lors d’un rachat d’entreprise ?
Lors d’un transfert d’entreprise (article L1224-1 du Code du travail), les dossiers du personnel sont transferes au nouvel employeur. Les durees de conservation continuent de courir normalement. Le nouvel employeur doit informer les salaries du changement de responsable de traitement.
