Les benevoles sont le moteur des associations. Pour organiser les activites, planifier les evenements et coordonner les equipes, les associations collectent de nombreuses informations sur leurs benevoles : coordonnees, disponibilites, competences, parfois des donnees de sante. Le RGPD encadre cette collecte pour proteger les droits des benevoles tout en permettant le bon fonctionnement associatif.
Quelles donnees peut-on collecter sur les benevoles ?
Les donnees indispensables
L’association peut legitimement collecter les donnees necessaires a l’organisation de ses activites : identite (nom, prenom), coordonnees (adresse, telephone, email), disponibilites et competences. Ces informations permettent de contacter les benevoles, de constituer les equipes et de repartir les missions. La base legale est generalement l’interet legitime de l’association.
Les donnees complementaires
Certaines activites justifient la collecte de donnees supplementaires : permis de conduire pour les transports, certificat de premiers secours pour l’encadrement, photo pour les badges d’identification. Ces donnees doivent etre collectees uniquement lorsqu’elles sont reellement necessaires a la mission confiee au benevole.
Les donnees sensibles a traiter avec precaution
Les donnees de sante (allergies, traitements medicaux, handicap) peuvent etre collectees pour les sorties, les camps ou les missions a l’etranger, mais uniquement avec le consentement explicite du benevole. Ces informations doivent etre conservees de maniere strictement confidentielle et detruites a l’issue de l’evenement concerne.
Le principe de minimisation applique aux benevoles
Le RGPD impose de ne collecter que les donnees strictement necessaires a la finalite poursuivie. Une association ne peut pas demander systematiquement la date de naissance, la situation familiale ou la profession de ses benevoles si ces informations ne sont pas utiles a l’organisation des activites.
Avant de creer un formulaire d’inscription pour les benevoles, posez-vous la question pour chaque champ : cette information est-elle vraiment indispensable ? Si la reponse est non, ne la collectez pas. Moins vous collectez de donnees, moins vous avez d’obligations de protection.
Informer les benevoles sur l’utilisation de leurs donnees
Chaque benevole doit etre informe de maniere claire et accessible de l’utilisation de ses donnees personnelles. Cette information peut prendre la forme d’une charte du benevole, d’un document d’accueil ou d’une mention sur le formulaire d’engagement. Elle doit preciser qui est responsable du traitement, les finalites de la collecte, les destinataires des donnees, la duree de conservation et les droits du benevole.
Conservation et suppression des donnees
Les donnees des benevoles actifs sont conservees pendant la duree de leur engagement. Lorsqu’un benevole quitte l’association, ses donnees doivent etre supprimees dans un delai raisonnable, generalement un an apres son depart. Ce delai permet de gerer les eventuelles questions administratives liees a son engagement.
Les attestations de benevolat et les documents relatifs a l’assurance peuvent etre conserves plus longtemps, conformement aux obligations legales. Cependant, le fichier operationnel des benevoles doit etre regulierement mis a jour pour supprimer les personnes qui ne sont plus actives.
Partage des donnees au sein de l’association
Les coordonnees des benevoles sont souvent partagees au sein de l’association pour faciliter l’organisation : liste des participants a un evenement, planning des permanences, trombinoscope. Ce partage interne doit etre limite aux personnes qui en ont reellement besoin et les benevoles doivent en etre informes.
La diffusion d’un annuaire interne des benevoles avec leurs coordonnees personnelles necessite leur accord prealable. Chaque benevole doit pouvoir choisir quelles informations il accepte de partager avec les autres membres.
Photos et videos des benevoles
Les associations publient frequemment des photos et videos de leurs activites sur leur site web et leurs reseaux sociaux. Lorsque des benevoles sont reconnaissables, leur consentement est necessaire. Il est recommande de faire signer un formulaire de droit a l’image precisant les supports de diffusion et la duree d’utilisation.
Pour les benevoles mineurs, l’autorisation des deux parents ou representants legaux est obligatoire. En cas de retrait du consentement, l’association doit retirer les photos concernees dans un delai raisonnable.
Bonnes pratiques pour la gestion des donnees des benevoles
Pour proteger efficacement les donnees de vos benevoles, adoptez ces reflexes : limitez la collecte au strict necessaire, informez chaque benevole de ses droits des son arrivee, securisez les fichiers avec des mots de passe et des acces restreints, mettez a jour regulierement les listes en supprimant les personnes inactives et formez les responsables d’equipe aux bonnes pratiques de protection des donnees.
Ces mesures simples renforcent la confiance des benevoles et temoignent du serieux de votre association dans la gestion de ses activites.
