La fiche 11 du guide CNIL pour les SPST détermine qui peut accéder au dossier médical en santé au travail et qui peut l’alimenter. Chaque professionnel accède aux seules informations nécessaires à sa mission, sous son propre compte, dans les limites fixées par le code du travail et le code de la santé publique.
Présanse a livré aux éditeurs, fin septembre, la version 2027 des thésaurus harmonisés. L’un d’eux est nouveau : il permet de tracer de manière harmonisée les entretiens individuels des assistants sociaux, des conseillers emploi-formation, des infirmiers et des psychologues. Ces métiers vont écrire dans le dossier selon un format commun.
Ce qui change
Le thésaurus des entretiens individuels figure dans la livraison anticipée des thésaurus 2027, avec un second thésaurus nouveau consacré aux motifs d’annulation des actions en milieu de travail. Le thésaurus des expositions est attendu fin novembre. L’intégration dans les logiciels métiers est prévue pour le 1er janvier 2027.
Le même mois, Présanse a mis en ligne le 20 octobre la version d’octobre 2026 de sa note sur la délégation de missions par les médecins du travail aux infirmiers de santé au travail. Elle intègre les arrêtés du 26 juin 2026 sur les actes et la prescription infirmière et l’arrêté du 6 mai 2026 qui modifie les modèles d’avis. La note rappelle que les préconisations d’aménagement relèvent du seul médecin du travail.
Ces deux évolutions posent la même question sous l’angle du RGPD : qui lit quoi, qui écrit quoi, sous quel compte. Le principe de minimisation (article 5.1.c) et l’obligation de sécurité (article 32) s’appliquent à l’intérieur même du service.
Ce que cela implique pour un SPST
Un entretien social tracé dans la partie médicale du dossier, ou lisible par tous les professionnels, est une erreur de paramétrage qui devient un écart de conformité. Le thésaurus fixe les mots ; les droits d’accès se paramètrent à part.
- Avant l’activation des thésaurus 2027, le service doit disposer d’une matrice d’habilitations : pour chaque métier, les rubriques du dossier qu’il peut lire et celles dans lesquelles il peut écrire.
- Les entretiens des assistants sociaux, des conseillers emploi-formation et des psychologues doivent être rangés dans une rubrique prévue pour leur métier, avec un accès limité aux professionnels qui en ont besoin.
- Chaque professionnel écrit sous son propre compte. Un compte partagé par une équipe empêche toute traçabilité.
- Les actes délégués aux infirmiers sur protocole doivent être tracés comme tels, avec l’identité de l’infirmier et la référence au protocole.
- Les salariés suivis doivent être informés que d’autres professionnels que le médecin et l’infirmier peuvent alimenter leur dossier.
Le paramétrage relève de l’éditeur et du médecin administrateur du logiciel. Le service doit leur demander la matrice prévue avant l’activation.
Comment le traiter dans DPO SUITE
Ouvrez dans le registre des traitements la fiche du dossier médical en santé au travail. Mettez à jour les catégories de destinataires internes en ajoutant les assistants sociaux, les conseillers emploi-formation et les psychologues, avec pour chacun le périmètre d’accès. Mettez à jour la rubrique des mesures de sécurité, puis soumettez la fiche à validation.
Dans le registre des logiciels, ouvrez la fiche du logiciel métier et créez une tâche à l’intention de l’éditeur : transmission de la matrice d’habilitations des nouveaux thésaurus avant le 1er janvier 2027. Rattachez la matrice reçue comme preuve depuis le drive du client connecté.
Créez dans le module des procédures une procédure de gestion des habilitations au dossier, faites-la approuver par la direction médicale et planifiez un atelier avec les métiers concernés dans le plan de tâches. Dans l’audit SPEC 2217, rattachez la matrice à l’exigence relative aux habilitations.
Tester la création de votre registre dans DPO SUITE.
Repères
- Articles 5.1.c et 32 du RGPD
- Articles R. 4624-45-5 et suivants du code du travail ; décret n° 2022-679 du 26 avril 2022, legifrance.gouv.fr
- Arrêtés du 26 juin 2026 et arrêté du 6 mai 2026
- Note de Présanse sur les délégations (version d’octobre 2026) ; thésaurus harmonisés 2027
- Guide CNIL SPST, fiche 11
