La fiche 11 du guide CNIL pour les SPST encadre l’accès au dossier médical en santé au travail et son alimentation. Le médecin du travail reste administrateur des habilitations, et l’accès intégral est réservé aux professionnels de santé. Cette règle ne change pas.
La difficulté de terrain du semestre tient aux logiciels métier : le personnel administratif et de direction y dispose souvent d’accès plus larges que ce que permet le cadre, par commodité de gestion.
Ce qui change
Le personnel de direction et le personnel administratif ne sont pas autorisés à prendre connaissance du contenu du dossier médical, ni à l’alimenter. La règle résulte de l’article R. 4624-45-5 du code du travail, combiné au secret médical.
L’avis d’aptitude ou d’inaptitude et les restrictions écrites ne leur sont pas communicables. Seules les préconisations et propositions d’aménagement destinées à l’employeur sortent du périmètre médical (articles L. 4624-3 et L. 4624-4 du code du travail).
La veille propose une grille d’accès graduée :
- visites neutres (information et prévention, périodique, embauche, suivi renforcé) : accès large possible ;
- visites révélatrices (pré-reprise, reprise, post-exposition) : accès encadré et masquage du libellé ;
- données de santé (avis, restrictions, motifs) : accès interdit au personnel non soignant.
Ce que cela implique pour un SPST
Les profils du logiciel métier doivent refléter cette grille. Un profil « secrétariat » qui affiche les avis d’aptitude, ou un profil « direction » qui ouvre les restrictions, dépasse le cadre et constitue un accès non autorisé à des données de santé (article 9 du RGPD).
Le secrétariat peut gérer un agenda sans connaître la raison de la visite. Le motif d’une visite de reprise est déjà une information de santé et se masque comme un diagnostic (voir aussi fiche 7).
Le médecin administrateur valide le principe des habilitations. La direction, responsable de traitement, met en œuvre les moyens techniques pour que ce principe soit respecté. Les deux rôles doivent être écrits.
La revue des accès doit être documentée. L’auditeur SPEC 2217 la vérifie : il attend une liste des profils, une revue datée, et la trace des corrections apportées. La sécurité de l’article 32 du RGPD suppose aussi une journalisation des accès, pour détecter un usage anormal.
Un engagement de confidentialité signé par le personnel administratif complète le dispositif. Il ne remplace pas la restriction technique des accès.
Comment le traiter dans DPO SUITE
Ouvrez la fiche du traitement du dossier médical dans le registre des traitements. Dans les mesures de sécurité, décrivez les trois niveaux d’accès, les profils correspondants et le rôle du médecin administrateur. Validez la fiche après relecture par le médecin.
Dans le registre des logiciels, rattachez le logiciel métier au traitement. Envoyez à l’éditeur, depuis le registre des sous-traitants, le questionnaire d’audit portant sur le paramétrage des profils, le masquage des libellés et la journalisation.
Créez une procédure « Revue annuelle des habilitations », approuvez-la et suivez son plan de tâches : extraction des profils, validation par le médecin administrateur, corrections. La revue reste chez le service ; rattachez-la depuis le drive connecté et localisez-la comme preuve dans l’audit SPEC 2217.
Chaque profil trop large donne lieu à une non-conformité et à une action corrective. Si la revue révèle qu’une personne non soignante a effectivement consulté des données de santé, déclarez un incident de sécurité et laissez DPO SUITE qualifier la violation et calculer le délai de 72 heures.
ALIX peut proposer une grille de profils à partir de la description de l’organisation du service. La proposition se valide ou se rejette.
Pour poser ces éléments sur une base saine, testez la création de votre registre dans DPO SUITE.
Repères
- Code du travail, article R. 4624-45-5 (accès au dossier médical), articles L. 4624-3 et L. 4624-4 (préconisations et aménagements)
- Code de la santé publique, article L. 1110-4 (secret médical)
- RGPD, article 9 et article 32
- Guide CNIL SPST, fiche 11
