La numérisation des documents est devenue un enjeu majeur pour les entreprises, les organisations et les administrations publiques. En effet, elle permet de simplifier les processus administratifs, de réduire les coûts liés au stockage et à l’archivage papier, de faciliter l’accès et le partage de l’information, et de contribuer à la protection de l’environnement. Toutefois, la question de la validité juridique des copies numériques a longtemps été un obstacle à leur généralisation. voir l’article aRCHIMAG
C’est dans ce contexte qu’a été promulgué en 2016 le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016, qui définit les conditions de la « copie numérique fiable ». Cette dernière est définie comme une reproduction numérisée d’un document dont la conformité juridique est reconnue. Ainsi, les entreprises peuvent désormais numériser des « documents à valeur probante » sans avoir à conserver les originaux papier.
Selon l’article 1379 du code civil, la copie fiable a la même force probante que l’original, sous réserve que tous les moyens adaptés soient employés pour sa création et sa conservation. Toutefois, la fiabilité est laissée à l’appréciation du juge, sauf dans certains cas spécifiques, tels que la copie exécutoire ou authentique d’un écrit authentique. En outre, toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État, est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire.
Pour présumer la fiabilité de la copie réalisée, il convient de respecter plusieurs points fondamentaux. Tout d’abord, il faut définir le contexte de numérisation, notamment la date de création de la copie, l’identité de la personne en charge de numériser, l’identification du document, les réglages du matériel et les tests associés. Ensuite, il est essentiel de garantir l’intégrité de la copie attestée par une empreinte électronique en s’appuyant sur des moyens cryptographiques reconnus. La copie doit également être conservée (ainsi que son empreinte) dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu, par exemple dans un coffre-fort électronique. Toutes les opérations doivent être tracées, notamment en produisant un journal des évènements de la chaine de numérisation. Le processus global de numérisation et de conservation des traces doit être documenté. Enfin, il est nécessaire de mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées en conduisant une analyse des risques, en implémentant des opérations de sauvegarde, en mettant en œuvre des contrôles d’accès physiques et logiciels, en employant des outils de chiffrement des documents et des données, etc.
De plus, si des moyens d’horodatage et/ou de signature conformes au règlement eIDAS (notamment des services qualifiés tels que définis dans ce règlement) sont utilisés, il y aura présomption d’intégrité des copies numériques. Cela signifiant qu’il faudra démontrer la preuve de cette non-intégrité pour s’opposer à une copie fiable.
Dans ce contexte, les Coffres-Forts Numériques (CFN) jouent un rôle crucial pour garantir la fiabilité des copies numériques. Ils permettent de conserver les copies numériques fiables dans des conditions propres à éviter toute altération de leur forme ou de leur contenu. Ainsi, la copie numérique d’un document papier peut remplacer la version originale papier sous réserve de la signer numériquement (horodatage, garantie d’intégrité, identité du verseur), de mettre en place une piste d’audit fiable et de la conserver dans un Coffre-Fort Numérique. Le recours à un service de Coffre-Fort Numérique permet donc l’archivage numérique des documents de façon externalisée, dans un espace totalement confidentiel, conformément aux exigences de la norme sur l’archivage électronique NF Z42-020. Les documents archivés dans un CFN bénéficient ainsi d’une garantie d’intégrité, de pérennité et de traçabilité.
Pour respecter les dispositions légales propres à la copie numérique fiable, il est recommandé de se tourner vers des solutions tout-en-un, capables de respecter la réglementation dès le scan d’un document, jusqu’à son stockage dans un Coffre-Fort Numérique. Le multifonction peut jouer un rôle central pour garantir le respect du cadre légal de bout en bout, depuis un point d’entrée unique. Konica Minolta propose une gamme de systèmes d’impression labellisée « Copie Numérique Fiable Ready », qui répondent à ces exigences et qui permettent de garantir le respect du cadre légal de bout en bout, depuis un point d’entrée unique, en garantissant la fiabilité des copies numériques.
