Question 1

Comment rester à jour sur l'actualité RGPD sans y passer des heures ?

Accepted Answer

Limitez-vous à quelques sources fiables et notez, pour chaque nouveauté, si elle vous concerne et ce qu'elle vous oblige à faire. Les publications de la CNIL et du CEPD donnent les textes de référence. Un média de veille comme ce blog fait le tri : les articles sont classés par thèmes RGPD et par secteur d'activité, et la newsletter de veille arrive par courriel, avec désinscription possible à tout moment. Une veille utile se termine par une décision datée. Dans DPO SUITE, le logiciel de conformité RGPD créé par des DPO, la rubrique Veille réglementaire sert à cela : chaque actualité y est enregistrée avec sa source, puis évaluée organisme par organisme (impact, action à mener, échéance) avant de rejoindre le plan d'action. Découvrir DPO SUITE.

Question 2

Faut-il un logiciel pour tenir son registre RGPD ?

Accepted Answer

Non, le RGPD impose de tenir un registre des activités de traitement (article 30) sans imposer d'outil : un tableur bien construit suffit dans une petite structure. Le tableur montre ses limites quand les traitements, les sous-traitants et les logiciels se multiplient : les fiches se dupliquent, les durées de conservation ne sont plus revues et plus personne ne sait quelle version fait foi. Un logiciel relie alors le registre aux sous-traitants, aux analyses d'impact et aux demandes de droits. DPO SUITE réunit ces registres dans un seul outil hébergé en France. Son assistant ALIX propose vos principaux traitements dès l'ouverture du compte, à relire et à valider. Vous pouvez créer votre registre gratuitement ou essayer la plateforme 15 jours, sans carte bancaire, sur dpo-suite.com.

Question 3

Comment sensibiliser ses salariés au RGPD ?

Accepted Answer

Construisez un plan sur l'année : un socle commun pour tous, un passage obligé pour chaque nouvel arrivant et des modules ciblés pour les métiers exposés (RH, accueil, santé, informatique). La plupart des incidents partent d'un geste : un courriel envoyé au mauvais destinataire, un lien piégé, un dossier laissé ouvert. Des modules courts et réguliers sur ces situations sont plus faciles à suivre qu'une longue session annuelle. Pour les managers et les référents RGPD, une session en présentiel ou en visio, avec des cas tirés de votre activité, garde tout son intérêt. FOCUS RGPD, la plateforme de sensibilisation que nous utilisons dans nos missions, compte 400 vidéos et plus de 3 000 sensibilisations par mois, avec des modules dédiés à la santé au travail. Elle permet de former chaque salarié dès son arrivée. Découvrir FOCUS RGPD.

Question 4

Comment prouver que ses salariés ont été formés au RGPD ?

Accepted Answer

Conservez pour chaque session qui a été formé, quand, sur quel sujet et selon quelle règle (présence, réussite à un test ou attestation externe) : les preuves de formation font partie des pièces couramment demandées lors d'un contrôle. Un courriel d'invitation envoyé ou un lien ouvert ne prouvent pas qu'une personne a suivi la formation. Les résultats individuels des tests sont eux-mêmes des données personnelles des salariés : ne les gardez pas plus longtemps que nécessaire. Notre article Formation RGPD : une mesure de l'article 32 revient sur cette obligation. Dans DPO SUITE, la rubrique Formations trace chaque campagne (objectif, public, dates, règle de réalisation, relances adressées aux seules personnes non formées) et alimente le dossier de preuves. Une formation suivie sur FOCUS RGPD peut y être rattachée avec l'option Réalisation externe attestée. Voir DPO SUITE.

Question 5

Comment trouver un DPO qui connaît mon secteur ?

Accepted Answer

Demandez au candidat quels organismes de votre secteur il accompagne, s'il connaît vos logiciels métiers et les règles propres à votre activité, et comment il vous répond en cas d'urgence. Un DPO du secteur sait d'emblée quels traitements posent problème chez vous, quelles questions poser à vos équipes et quels référentiels s'appliquent. Vous gagnez les semaines qu'un généraliste passerait à découvrir votre métier. Le réseau DPO FRANCE regroupe des DPO indépendants partout en France, spécialisés par secteur : EHPAD et médico-social, santé au travail, pharmacies, collectivités, PME et ETI, entre autres. Un diagnostic RGPD gratuit, avec le rappel d'un DPO sous 48 heures, permet de vérifier l'adéquation avant de s'engager. Trouver un DPO avec DPO FRANCE.

Question 6

Qu'est-ce qu'un DPO à temps partagé ?

Accepted Answer

C'est un DPO externe, désigné auprès de la CNIL par votre organisme, qui exerce ses missions sur la base d'un contrat de service (article 37 du RGPD) et partage son temps entre plusieurs structures. La formule convient aux organismes qui doivent désigner un DPO, ou qui veulent un vrai pilotage de leur conformité, sans avoir besoin d'un poste à temps plein. Le DPO reste tenu à l'indépendance et à la confidentialité (article 38) : vos dossiers sont cloisonnés de ceux de ses autres clients. DPO PARTAGE exerce cette mission depuis 2018, notamment pour plus de 40 services de prévention et de santé au travail qui l'ont désigné DPO, et s'appuie sur le réseau DPO FRANCE pour les compétences complémentaires, comme la sécurité informatique ou le droit de la santé. Voir l'offre DPO à temps partagé.

Question 7

Mon entreprise est-elle obligée d'avoir un DPO ?

Accepted Answer

Oui si vous êtes un organisme public, si votre activité de base consiste à suivre de façon régulière et systématique des personnes à grande échelle, ou si elle consiste à traiter à grande échelle des données de santé ou d'autres données sensibles, ou des données relatives aux infractions (article 37 du RGPD). Les collectivités sont toujours concernées, tout comme les services de prévention et de santé au travail et la plupart des établissements de santé. En dehors de ces cas, la désignation reste possible et volontaire. Notre page Désigner un DPO détaille les critères. En cas de doute, un DPO du réseau DPO FRANCE analyse votre situation dans le cadre d'un diagnostic RGPD gratuit.

Question 8

Que faire en cas de violation de données personnelles ?

Accepted Answer

Notez l'heure à laquelle vous en avez pris connaissance, contenez l'incident, puis évaluez le risque pour les personnes : sauf risque improbable, la violation doit être notifiée à la CNIL dans les 72 heures (article 33 du RGPD), et les personnes doivent être informées si le risque est élevé (article 34). Chaque violation, notifiée ou non, est consignée dans votre registre des violations. La décision de notifier revient au responsable de traitement, le DPO l'aide à qualifier l'incident. Notre tutoriel pour notifier une violation de données personnelles détaille la démarche. Dans DPO SUITE, l'enregistrement d'une violation affiche un compte à rebours de 72 heures, la décision formelle de notifier ou non, puis la date effective et le numéro de dossier CNIL. Découvrir DPO SUITE.

Question 9

Quel logiciel RGPD choisir quand on est DPO externe ?

Accepted Answer

Choisissez un outil qui sépare strictement les dossiers de chaque client, trace les validations du responsable de traitement et couvre bien plus que le registre : sous-traitants, analyses d'impact, demandes de droits, violations et audits. Vérifiez aussi où sont hébergées les données, qui peut y accéder et si l'outil vous laisse relire tout ce qu'une IA propose avant de l'intégrer. Notre guide d'achat d'un logiciel RGPD en santé détaille ces critères. DPO SUITE a été conçu par des DPO pour suivre tous leurs clients au même endroit : registres, demandes de droits, audits NIS2, AI Act, DORA et AFNOR SPEC 2217. Son assistant ALIX transforme les courriels reçus en tickets et en réponses à approuver. Les données sont hébergées en France. Vous pouvez comparer les offres DPO du marché ou essayer DPO SUITE 15 jours.

Questions fréquentes

Comment rester à jour sur l'actualité RGPD sans y passer des heures ?

Faut-il un logiciel pour tenir son registre RGPD ?

Comment sensibiliser ses salariés au RGPD ?

Comment prouver que ses salariés ont été formés au RGPD ?

Comment trouver un DPO qui connaît mon secteur ?

Qu'est-ce qu'un DPO à temps partagé ?

Mon entreprise est-elle obligée d'avoir un DPO ?

Que faire en cas de violation de données personnelles ?

Quel logiciel RGPD choisir quand on est DPO externe ?

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