Pour demander une photo à vos salariés dans le respect du RGPD et pour l’utiliser à des fins de trombinoscope et de profil Outlook, voici une approche suggérée :
- Préparez une communication écrite : Rédigez un email ou une note d’information expliquant clairement pourquoi vous souhaitez que vos salariés fournissent leur photo, comment elle sera utilisée et stockée, et quelles mesures de protection des données seront mises en place.
- Identifiez la base légale : Assurez-vous d’avoir une base légale solide pour traiter les photos de vos salariés, telle que l’exécution d’un contrat, le respect d’une obligation légale, l’intérêt légitime de l’entreprise ou le consentement éclairé des salariés.
- Demandez le consentement : Si vous vous appuyez sur le consentement des salariés comme base légale, assurez-vous que le consentement est libre, spécifique, éclairé et univoque. Vous pouvez inclure un formulaire de consentement dans votre communication écrite et demander à vos salariés de le signer pour confirmer leur accord.
- Soyez transparent : Informez vos salariés de la durée de conservation de leurs photos et de leurs droits en vertu du RGPD, tels que le droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données et d’opposition.
- Assurez la sécurité des données : Mettez en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les photos de vos salariés contre l’accès non autorisé, la perte, la destruction ou la divulgation.
- Prévoyez des alternatives : Si certains salariés ne souhaitent pas fournir leur photo, envisagez d’autres options pour répondre aux besoins de l’entreprise sans compromettre leur vie privée.
Voici un exemple d’email que vous pouvez envoyer à vos salariés :
Objet : Demande de photo pour le trombinoscope et le profil Outlook
Cher(e) [Nom du salarié],
Dans le cadre de nos efforts pour renforcer l’esprit d’équipe et faciliter la communication au sein de l’entreprise, nous souhaitons créer un trombinoscope et ajouter une photo à votre profil Outlook.
Nous vous demandons de nous fournir une photo de vous, qui sera utilisée uniquement à ces fins. Votre photo sera stockée de manière sécurisée, et nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données personnelles.
Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), nous nous engageons à respecter vos droits en matière de protection de vos données personnelles. Vous avez le droit d’accéder, de rectifier, d’effacer, de limiter le traitement, de demander la portabilité des données et de vous opposer au traitement de vos données personnelles.
La base légale pour traiter votre photo est votre consentement. Si vous acceptez de fournir votre photo, veuillez remplir et signer le formulaire de consentement ci-joint et nous le retourner avec votre photo.
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette demande, n’hésitez pas à nous contacter.
Voici un exemple de demande de consentement que vous pouvez envoyer à vos salariés :
Objet : Consentement pour l’utilisation de la photo des salariés dans le trombinoscope et le profil Outlook
Je soussigné(e), [Nom et prénom du salarié], salarié(e) de [Nom de l’entreprise], donne par la présente mon consentement libre, spécifique, éclairé et univoque pour que mon employeur, [Nom de l’entreprise], utilise ma photo professionnelle ou formelle aux fins suivantes :
- Intégration dans un trombinoscope destiné à faciliter la communication et la cohésion au sein de l’entreprise.
- Intégration dans mon profil Outlook, qui sera visible sur l’ensemble de mes emails adressés.
Je reconnais avoir été informé(e) que :
- Mon employeur prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer la sécurité et la protection de ma photo contre tout accès non autorisé, perte, destruction ou divulgation.
- Ma photo ne sera utilisée que pour les fins spécifiques mentionnées ci-dessus et ne sera pas traitée ultérieurement de manière incompatible avec ces fins.
- Ma photo sera conservée aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elle a été collectée, ou jusqu’à ce que je retire mon consentement.
Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), je suis informé(e) que j’ai le droit d’accéder, de rectifier, d’effacer, de limiter le traitement, de demander la portabilité des données et de m’opposer au traitement de mes données personnelles. Je suis également informé(e) que je peux retirer mon consentement à tout moment en contactant [Nom du responsable des données ou du délégué à la protection des données et ses coordonnées].
En signant ce formulaire de consentement, je confirme avoir lu et compris les informations ci-dessus et je donne mon accord pour que [Nom de l’entreprise] utilise ma photo conformément aux termes et conditions décrits.
Nom et prénom du salarié :
Signature :
Date :
