Pour les écoles et les associations alumni, renouer des liens avec les anciens élèves est une démarche enrichissante, mais aussi une entreprise qui implique la collecte de données personnelles. Ces actions tombent sous le coup du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), qui exige l’obtention d’un consentement clair de la part des personnes concernées. Voici comment naviguer dans ces eaux réglementaires pour obtenir le consentement de vos alumni efficacement.
Le cadre du responsable de traitement
Dans les écoles, le responsable de traitement est généralement l’institution elle-même. La bonne nouvelle, selon la CNIL, est l’application du principe d’opt-out pour l’envoi d’emails relatifs à des services similaires à ceux déjà fournis par l’établissement. Autrement dit, le consentement est présumé sauf opposition pour des services directement liés à ceux pour lesquels les diplômés ont déjà payé, comme le réseau alumni.
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Pour les associations alumni financées principalement par l’établissement, le responsable de traitement reste l’école. C’est donc à elle de s’assurer du consentement pour l’utilisation des données par l’association. Si l’association est indépendante, elle doit suivre le régime d’opt-in, obtenant explicitement le consentement avant toute communication.
Les critères de validité du consentement
Pour être valide, le consentement doit être :
- Spécifique : lié directement à des finalités expliquées clairement à l’alumni.
- Libre : donné sans contrainte ni conséquence négative en cas de refus.
- Éclairé : l’alumni doit comprendre l’étendue et les implications de son consentement.
- Univoque : manifesté par une action claire et positive de la part de l’alumni.
Stratégies pour obtenir le consentement
Inbound marketing
Au lieu de solliciter directement les alumni pour leur consentement, attirez-les vers vous. Utilisez des contenus engageants sur vos sites web ou réseaux sociaux avec des appels à l’action (CTA) tels que « Rejoindre la communauté alumni ». Ceci incite les alumni à cliquer et à s’engager de manière plus approfondie, par exemple en remplissant un formulaire qui inclut des cases à cocher pour le consentement.
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Formulaires « RGPD friendly »
Proposez des formulaires simplifiés demandant le strict nécessaire : nom, prénom, promotion, cursus et email. Assurez-vous d’inclure des options claires acceptant ou refusant le consentement pour différentes utilisations des données, ainsi que l’accès à la politique de confidentialité détaillée.
Plateforme alumni
Développez une plateforme spécifique où les anciens peuvent mettre à jour leurs informations et gérer leurs préférences de consentement. Cela simplifie non seulement la gestion des données mais aussi leur actualisation continue, ce qui est bénéfique tant pour l’école que pour les alumni.
