Droit à l’image des salariés en 10 cas, avec modèles

Tuto DPO et référent RGPD

Photo d’équipe sur le site, portrait sur LinkedIn, trombinoscope sur l’intranet, album du séminaire : chaque cas a sa règle de droit, sa base légale RGPD et son modèle d’autorisation. Ce tuto les passe en revue un par un, avec les modèles prêts à adapter.

Une photo de salarié relève de deux régimes à la fois. Le droit à l’image, issu de l’article 9 du Code civil, impose l’autorisation de la personne avant toute diffusion. Le RGPD impose une base légale, une information et le respect des droits. L’entreprise doit respecter les deux, et un même formulaire peut les couvrir.

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La jurisprudence s’est durcie. Depuis l’arrêt du 14 février 2024, la seule constatation de l’atteinte ouvre droit à réparation, sans que le salarié ait à prouver un préjudice. Le 13 mai 2026 (n° 24-19.117), la Cour de cassation a jugé qu’une autorisation signée sans limite de durée cessait avec la rupture du contrat de travail : l’employeur qui avait laissé la photo d’un ancien salarié sur son site a été condamné.

Accès direct

Tableau des 10 cas · Règles communes · Modèles A à D · Questions fréquentes

Photo individuelle : site · réseaux sociaux · intranet · organigramme ou annuaire

Photo de groupe posée : site · réseaux sociaux · intranet

Séminaire, colloque, réunion : site et publications · réseaux sociaux · intranet

Le tableau pour trouver votre cas

Cas	Droit à l’image	Base légale RGPD	Modèle
1. Photo individuelle, site internet	Autorisation écrite	Consentement	A
2. Photo individuelle, réseaux sociaux	Autorisation écrite, réseau par réseau	Consentement	A
3. Photo individuelle, intranet	Autorisation écrite	Consentement (intérêt légitime possible)	A
4. Photo individuelle, organigramme ou annuaire	Autorisation écrite pour la photo	Consentement pour la photo, intérêt légitime pour nom et fonction	A
5. Photo de groupe posée, site internet	Autorisation de chaque personne identifiable	Consentement	B
6. Photo de groupe posée, réseaux sociaux	Autorisation de chaque personne identifiable	Consentement	B
7. Photo de groupe posée, intranet	Autorisation de chaque personne identifiable	Consentement	B
8. Séminaire, colloque, site internet et publications	Vue d’ensemble : information. Plan rapproché et intervenants : autorisation	Intérêt légitime avec opposition, consentement pour les plans rapprochés	C et D
9. Séminaire, colloque, réseaux sociaux	Même régime, appliqué plus strictement	Intérêt légitime avec opposition, consentement pour les plans rapprochés	C et D
10. Séminaire, colloque, intranet	Vue d’ensemble : information. Plan rapproché : autorisation	Intérêt légitime avec opposition	C

Les règles qui valent pour tous les cas

Côté droit à l’image

L’autorisation se donne avant la prise de vue ou avant la diffusion. Aucun texte n’impose l’écrit, mais l’employeur doit prouver l’accord, et sans écrit il n’y parvient pas.

L’autorisation désigne les supports, la finalité, la durée et, pour internet, la diffusion mondiale. Un accord pour l’intranet ne couvre pas le site. Un accord pour LinkedIn ne couvre pas Instagram.

Le droit à l’image suppose que la personne soit identifiable (Cass. civ. 1re, 5 avril 2012, n° 11-15.328). Une personne de dos, floutée ou méconnaissable n’a pas à donner son accord.

Au pénal, l’article 226-1 du Code pénal présume le consentement à la captation quand la photo est prise au vu et au su de la personne, sans opposition de sa part. Cette présomption ne vaut pas autorisation de diffuser au civil.

Côté RGPD

Une photo d’une personne identifiable est une donnée personnelle (article 4). Elle ne devient une donnée biométrique qu’en cas de traitement technique d’identification, comme la reconnaissance faciale (considérant 51). Aucun des dix cas de ce tuto n’en relève.

Le consentement (articles 6.1.a et 7) reste fragile dans la relation de travail. Le Comité européen de la protection des données et le référentiel RH de la CNIL l’admettent seulement quand le salarié peut refuser sans conséquence. La photo de communication remplit cette condition, puisque l’entreprise fonctionne très bien sans elle. Le consentement se retire à tout moment, aussi facilement qu’il a été donné.

L’intérêt légitime (article 6.1.f) convient aux usages internes et à la couverture d’un événement, à condition d’informer les personnes avant et de leur laisser un droit d’opposition (article 21).

Dans tous les cas, l’entreprise informe la personne (article 13), fixe une durée de conservation des fichiers sources et inscrit le traitement au registre.

Deux erreurs fréquentes

La clause d’image glissée dans le contrat de travail lie l’accord à l’embauche et fragilise le caractère libre du consentement. L’autorisation se signe sur un formulaire séparé.

La photo oubliée après un départ coûte cher. Le retrait des photos doit figurer dans la procédure de sortie : les RH préviennent la communication, qui retire la photo du site, de l’intranet, de l’organigramme et des réseaux dans le délai annoncé.

Faire vérifier mes autorisations photo par un DPO DPO FRANCE

Les photos individuelles

Cas 1. Photo individuelle sur le site internet

Droit à l’image. Autorisation écrite et préalable. Elle cite le site, l’usage (page équipe, recrutement, actualité), la mention ou non du nom et de la fonction, la durée et la diffusion mondiale. Le statut de cadre, de commercial ou de dirigeant salarié ne dispense pas de cette autorisation.

RGPD. Consentement. Exposer publiquement un salarié n’est pas nécessaire à son contrat, et l’intérêt légitime de l’entreprise pèse peu face à cette exposition. En cas de retrait, la photo disparaît du site dans le délai annoncé, et l’entreprise demande aux moteurs de recherche la mise à jour de leur cache.

Durée. Jusqu’au départ du salarié. Au-delà, seulement avec un accord exprès pour une durée fixe. Modèle A.

Cas 2. Photo individuelle sur les réseaux sociaux

Droit à l’image. Autorisation écrite, réseau par réseau. La jurisprudence ne fait aucune différence entre le site et les comptes de l’entreprise sur LinkedIn, Instagram ou Facebook. Identifier le salarié par un lien vers son profil personnel demande un accord à part.

RGPD. Consentement. L’information précise que la plateforme traite aussi la photo pour son propre compte, que plusieurs plateformes transfèrent des données hors de l’Union européenne et que l’entreprise ne maîtrise ni les partages, ni les captures d’écran faits par des tiers.

Durée. Jusqu’au départ, avec suppression des publications où le salarié apparaît seul. Modèle A, avec la liste des comptes.

Cas 3. Photo individuelle sur l’intranet

Droit à l’image. L’article 9 du Code civil s’applique aussi en interne. L’autorisation écrite reste nécessaire.

RGPD. Le consentement est la voie la plus simple, recueilli sur le même formulaire. L’intérêt légitime se défend quand la photo sert à se reconnaître entre collègues dans une grande structure ou sur plusieurs sites, avec information et retrait de la photo de celui qui s’y oppose. Accès réservé aux personnes authentifiées. Modèle A.

Cas 4. Photo individuelle dans l’organigramme ou l’annuaire

Nom, fonction et coordonnées. Ils servent à l’organisation du travail et reposent sur l’intérêt légitime ou l’exécution du contrat. La notice d’information RH suffit.

La photo. Elle est facultative et demande une autorisation écrite et un consentement. La photo du badge d’accès répond à une autre finalité (sécurité des locaux) : elle ne peut pas être reprise dans l’annuaire sans accord.

Diffusion externe. Un organigramme publié sur le site, joint à une réponse à appel d’offres ou remis à des clients suit le régime du cas 1. Modèle A.

Les photos de groupe posées

Règle commune aux cas 5 à 7

Chaque personne identifiable donne son accord. Poser devant l’objectif montre qu’on accepte d’être photographié. La diffusion sur un support donné demande un accord écrit. L’entreprise fait signer une feuille collective le jour de la séance (modèle B) et décide à l’avance de ce qu’elle fera si une personne retire son accord : floutage, recadrage ou retrait de la photo.

Cas 5. Photo de groupe posée sur le site internet

Autorisation écrite et consentement de chaque personne identifiable. C’est le cas jugé le 14 février 2024 : un concierge photographié avec ses collègues pour une plaquette remise aux clients, sans autorisation, a obtenu réparation. Un salarié absent le jour de la séance n’est pas ajouté par photomontage sans son accord. Le départ d’un salarié produit le même effet qu’un retrait : une photo d’équipe renouvelée chaque année évite d’accumuler les retouches.

Cas 6. Photo de groupe posée sur les réseaux sociaux

Autorisation écrite de chaque personne, réseau par réseau, avec l’information propre aux plateformes (cas 2). Nommer ou identifier les personnes sur la publication demande un accord individuel en plus. Une publication déjà partagée ne se retouche pas : en cas de retrait, l’entreprise la supprime.

Cas 7. Photo de groupe posée sur l’intranet

Autorisation écrite de chaque personne, même pour un usage interne. Le consentement se recueille sur la même feuille. Pour une photo de service strictement interne, l’intérêt légitime avec droit d’opposition reste possible, comme au cas 3.

Les séminaires, colloques et réunions

Règle commune aux cas 8 à 10 : le cadrage décide

Vue d’ensemble ou photo d’ambiance. La salle, le public, un atelier, sans personne isolée ni mise en avant. Pour un événement ouvert, les tribunaux admettent la diffusion sans autorisation individuelle quand la photo rend compte de l’événement. Côté RGPD, l’intérêt légitime suffit, avec information préalable et moyen simple de refuser.

Plan rapproché. Une personne cadrée seule ou au premier plan, un intervenant à la tribune, un échange à deux. Autorisation individuelle obligatoire (modèle A ou B, modèle D pour les intervenants).

Réunion interne fermée. Un comité de direction ou une réunion de service n’est pas un événement public. Ces photos suivent le régime des photos de groupe (cas 5 à 7).

Cas 8. Séminaire ou colloque : site internet et publications

Vues d’ensemble sans autorisation individuelle pour un événement ouvert. Plans rapprochés et intervenants avec autorisation écrite, par une clause de la convention d’intervention ou un formulaire à part. L’entreprise informe dans l’invitation, le formulaire d’inscription et par un affichage à l’accueil. Elle offre un moyen de refuser avant la prise de vue (case à l’inscription, pastille sur le badge) et retire une photo rapidement sur demande.

Pour les supports imprimés (plaquette, rapport annuel), le retrait devient impossible une fois le document diffusé. L’information le dit, et l’entreprise y place de préférence des photos de personnes qui ont signé une autorisation. Modèles C et D.

Cas 9. Séminaire ou colloque : réseaux sociaux

Même régime, appliqué plus strictement, car la diffusion échappe vite à l’entreprise. Sans autorisation individuelle, l’entreprise publie des vues larges, des photos de dos ou de la tribune vue de loin, et n’identifie aucun participant. Une retransmission en direct ne permet aucun tri après coup : elle exige l’accord préalable des intervenants filmés, une annonce à la salle et une zone hors champ. Modèles C et D.

Cas 10. Séminaire ou réunion : intranet

Vues d’ensemble sur la base de l’intérêt légitime, avec information préalable (invitation, annonce en début de séance) et possibilité de refuser. La personne qui refuse se place hors champ ou est floutée. Plans rapprochés avec autorisation écrite. Accès réservé aux personnes authentifiées. Modèle C.

Registre, notices, autorisations : tout au même endroit

DPO SUITE génère la fiche registre du traitement « photos des salariés », conserve les autorisations signées et vous alerte au départ d’un salarié. Les DPO du réseau DPO FRANCE adaptent les modèles à votre organisation et relisent vos supports avant publication.

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Les modèles à adapter

Les mots en italique soulignés sont à compléter. Chaque autorisation se remet en deux exemplaires et se conserve tant que la photo est utilisée, puis pendant le délai de prescription applicable.

Modèle A. Autorisation d’utilisation de l’image : photo individuelle

Je soussigné(e) prénom nom, fonction, salarié(e) de raison sociale, autorise raison sociale à me photographier le date à lieu et à diffuser ces photos, gratuitement, sur les supports que je coche :

☐ site internet adresse du site, diffusion mondiale
☐ réseaux sociaux de l’entreprise : ☐ LinkedIn ☐ Instagram ☐ Facebook ☐ autre : préciser
☐ identification de mon profil personnel sur ces réseaux
☐ intranet, accès réservé aux salariés
☐ organigramme ou annuaire interne
☐ documents remis aux clients ou partenaires
☐ publications imprimées : préciser
☐ mention de mon nom et de ma fonction avec la photo

Finalité. Présenter l’entreprise et ses équipes.

Retouches. Recadrage et correction de luminosité autorisés. Toute autre modification demande mon accord.

Durée. Pendant la durée de mon contrat de travail. Les photos sont retirées des supports numériques dans un délai d’un mois après mon départ.
☐ J’accepte que les photos restent en ligne douze mois après mon départ.

Retrait. Je peux retirer cette autorisation à tout moment, en tout ou partie, par écrit à adresse électronique. La photo est retirée des supports numériques sous quinze jours. Les documents imprimés déjà diffusés ne sont pas rappelés. Les partages faits par des tiers sur les réseaux échappent au contrôle de l’entreprise.

Liberté de refus. Mon refus ou le retrait de mon accord n’a aucune conséquence sur ma situation professionnelle.

Protection des données. Raison sociale traite mes photos pour la finalité ci-dessus, sur la base de mon consentement (article 6.1.a du RGPD). Destinataires : service communication, prestataire du site et, pour les réseaux cochés, les plateformes concernées, qui traitent aussi les données pour leur propre compte et peuvent les transférer hors de l’Union européenne. Les fichiers sources sont supprimés délai après la fin de l’utilisation. J’exerce mes droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et de retrait auprès de contact DPO. Je peux saisir la CNIL (www.cnil.fr).

Fait à lieu, le date, en deux exemplaires. Signature du salarié. Pour l’entreprise.

Modèle B. Feuille collective : photo de groupe posée

Séance photo du date, à lieu. Équipe : préciser.

Supports cochés par l’entreprise avant signature : ☐ site internet, diffusion mondiale ☐ réseaux sociaux : liste des comptes ☐ intranet ☐ publications imprimées

En signant, chaque personne autorise raison sociale à diffuser gratuitement la photo de groupe sur les supports cochés, pour présenter l’entreprise et ses équipes, pendant la durée de son contrat de travail. Personne n’est nommé sans son accord, indiqué dans la colonne prévue.

Chacun peut retirer son accord à tout moment, par écrit à adresse électronique, sans conséquence sur sa situation professionnelle. En cas de retrait ou de départ, l’entreprise floute, recadre ou retire la photo sous quinze jours. Une publication déjà partagée sur un réseau est supprimée.

Base légale : consentement (article 6.1.a du RGPD). Les autres informations figurent dans la notice remise avec cette feuille.

Nom	Prénom	Supports refusés	Nommé(e) : oui ou non	Signature

Modèle C. Information et opposition : séminaire, colloque, réunion

Texte pour l’invitation, l’inscription et l’accueil

Des photos seront prises pendant nom de l’événement, le date. Raison sociale les publiera sur supports pour rendre compte de l’événement, sur la base de son intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD). Nous publions des vues d’ensemble. Personne n’est photographié en plan rapproché ni nommé sans accord écrit.

Pour ne pas apparaître sur les photos, cochez la case lors de l’inscription ou signalez-le à l’accueil, où une pastille vous sera remise. Après publication, demandez le retrait ou le floutage à adresse électronique : nous y donnons suite sous quinze jours. Les documents imprimés déjà diffusés ne peuvent pas être rappelés.

Les photos restent en ligne durée. Vous disposez des droits d’accès, d’effacement et d’opposition auprès de contact DPO et pouvez saisir la CNIL.

Case du formulaire d’inscription

☐ Je ne souhaite pas apparaître sur les photos publiées après l’événement.

Annonce en début de séance

Des photos d’ensemble seront prises pour supports. Si vous ne souhaitez pas y figurer, signalez-le au photographe ou installez-vous dans la zone indiquer.

Modèle D. Clause pour les intervenants

L’intervenant autorise raison sociale à le photographier et à le filmer pendant son intervention du date, et à diffuser gratuitement ces images, avec son nom, sa fonction et son organisme, sur supports, pour rendre compte de l’événement, pendant deux ans, dans le monde entier pour les supports en ligne.

L’intervenant peut retirer cette autorisation par écrit à adresse électronique. Les images sont retirées des supports numériques sous quinze jours. Les documents imprimés déjà diffusés ne sont pas rappelés.

Les images sont traitées sur la base du consentement de l’intervenant (article 6.1.a du RGPD), selon les modalités du paragraphe « Protection des données » du modèle A.

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Sources

Code civil, article 9. Code pénal, article 226-1.

RGPD, articles 4, 6, 7, 13 et 21, considérant 51.

Comité européen de la protection des données, lignes directrices 05/2020 sur le consentement.

CNIL, référentiel relatif à la gestion du personnel.

Cass. civ. 1re, 5 avril 2012, n° 11-15.328.

Cass. soc., 14 février 2024 (photo de groupe diffusée aux clients sans autorisation).

Cass. soc., 13 mai 2026, n° 24-19.117 (Le Monde du Droit).

Questions fréquentes

Une autorisation pour l’intranet couvre-t-elle le site internet ?

Non. L’autorisation est spécifique à chaque support. Un accord pour l’intranet ne permet pas de publier la photo sur le site ou sur les réseaux sociaux de l’entreprise.

Peut-on garder la photo d’un salarié après son départ ?

Seulement avec un accord exprès pour une durée précise. Une autorisation sans limite de durée cesse avec la rupture du contrat de travail (Cass. soc., 13 mai 2026, n° 24-19.117).

Le consentement d’un salarié est-il valable au regard du RGPD ?

Oui, quand le salarié peut refuser sans aucune conséquence. C’est le cas pour une photo de communication, dont l’entreprise peut se passer. Le salarié peut retirer son consentement à tout moment.

Faut-il l’accord de chaque personne sur une photo de groupe ?

Oui, de chaque personne identifiable. Une feuille collective signée le jour de la séance photo suffit, à condition de préciser les supports de diffusion.

Peut-on publier des photos d’un colloque sans autorisation individuelle ?

Oui pour les vues d’ensemble d’un événement ouvert, si les participants ont été informés et ont pu refuser. Les plans rapprochés et les photos d’intervenants demandent une autorisation écrite.

Une photo de salarié est-elle une donnée biométrique ?

Non, sauf si elle passe par un traitement technique d’identification, comme la reconnaissance faciale. Une photo publiée sur un site ou un intranet reste une donnée personnelle ordinaire.