Prenons le cas de Madame B., qui a quitté l’établissement il y a huit mois pour rejoindre une unité spécialisée. Son dossier est clôturé dans le logiciel. Son nom figure pourtant encore dans le tableur des régimes alimentaires, dans le classeur de l’animation, dans une vingtaine de courriels échangés avec sa fille, et sur le téléphone d’une aide-soignante qui avait photographié son plan de soins pour l’avoir sous la main la nuit.
Cette situation est banale. Elle pose pourtant une vraie question de conformité, parce que la clôture du dossier ne règle rien tant que ces copies existent.
Combien de temps garder quoi
La CNIL a publié en 2023 un référentiel des durées de conservation pour le secteur social et médico-social.
Les données d’accueil, d’hébergement et d’accompagnement, hors dossier médical, se conservent deux ans à compter du dernier contact avec la personne. En cas de décès, elles sont archivées pour répondre aux obligations du code de la santé publique.
Le dossier médical se conserve vingt ans à compter du dernier séjour. Si le résident décède moins de dix ans après son dernier passage, il se conserve dix ans à compter du décès (art. R. 1112-7 du code de la santé publique).
Ces durées s’appliquent au dossier officiel. Les copies de travail n’ont en revanche aucune raison de survivre à la sortie du résident.
Où se cachent les copies
Posez à chaque service la même question : où avez-vous noté le nom de ce résident en dehors du logiciel ? Les réponses reviennent presque toujours aux mêmes endroits : tableurs de suivi des chambres, des régimes, des anniversaires ; boîtes de courriel de l’accueil et des cadres ; dossiers partagés ; cahiers de transmission ; groupes de messagerie et galeries photo des téléphones ; plateformes externes de la pharmacie ou du laboratoire.
Une procédure de sortie en une page
Un document d’une page, déclenché à chaque départ ou décès, suffit :
| Copie | Action | Responsable | Date prévue | Fait le |
|---|---|---|---|---|
| Tableur des régimes | Ligne supprimée | Cuisine | J+7 | |
| Classeur animation | Fiche retirée et détruite | Animatrice | J+7 | |
| Courriels avec la famille | Archivés dans le dossier puis supprimés de la boîte | Accueil | J+30 | |
| Photos et messages sur téléphones | Supprimés, consigne rappelée | Cadre de santé | J+7 | |
| Dossier papier | Rangé sous clé en archives | Secrétariat médical | J+30 |
Rempli et signé, ce tableau devient une preuve. Le jour d’un contrôle ou d’une plainte d’une famille, il montre que l’établissement applique ce qu’il écrit.
Et quand la famille demande le dossier ?
Après un décès, les ayants droit peuvent obtenir les informations du dossier médical nécessaires pour connaître la cause du décès, défendre la mémoire du défunt ou faire valoir leurs droits, sauf opposition exprimée par la personne de son vivant. Leur demande doit préciser le motif, et la communication se limite à ce qu’il justifie. Une procédure écrite évite les réponses improvisées au guichet de l’accueil.
Pour aller plus loin
Nous avons réuni dans un livre blanc l’ensemble du parcours du résident, de l’admission au départ, avec les règles sur les caméras en chambre, les messageries des soignants, les prestataires et les incidents. Il se termine par une grille d’autodiagnostic en vingt questions que vous pouvez remplir en une heure avec votre cadre de santé. Pour le recevoir, laissez vos coordonnées dans le formulaire ci-dessous, en précisant « livre blanc EHPAD ».
Source : CNIL, référentiel des durées de conservation dans le secteur social et médico-social.