Vous etes auto-entrepreneur et vous pensez que le RGPD ne concerne que les grandes entreprises ? Un fichier clients Excel suffit pour vous placer sous le coup du reglement. Voici ce qui s’applique vraiment a votre activite, sans jargon inutile.
Le RGPD s’applique-t-il vraiment a un auto-entrepreneur ?
Oui, sans exception de taille. Des que vous traitez des donnees personnelles, le reglement vous concerne.
Un nom, une adresse email, un numero de telephone ou un SIRET de client particulier sont des donnees personnelles. Peu importe que vous soyez seul ou en societe.
La bonne nouvelle : vos obligations sont proportionnees a votre activite. Un freelance qui gere 40 clients n’a pas les memes contraintes qu’une plateforme de milliers d’utilisateurs.
Quelles donnees un freelance collecte-t-il sans s’en rendre compte ?
Beaucoup plus qu’on ne le croit. Chaque outil du quotidien stocke des informations sur vos clients et prospects.
- Fichier clients et prospects (nom, email, telephone)
- Factures et devis conserves pour l’administration fiscale
- Messagerie et signatures de contrats
- Formulaire de contact du site web
- Outils de facturation, CRM, comptabilite en ligne
- Newsletter et campagnes de prospection
Chacun de ces flux merite une base legale et une duree de conservation. C’est le point de depart de votre mise en conformite.
Comment gerer la prospection commerciale sans risque ?
La regle depend de votre cible. Un client professionnel et un particulier ne se traitent pas de la meme facon.
Pour un prospect professionnel, l’email doit concerner sa fonction et vous devez indiquer une possibilite de refus. Pour un particulier, le consentement prealable est en principe requis, sauf pour vos clients existants sur des produits similaires.
Dans tous les cas, chaque message doit permettre un desabonnement simple. Conservez la preuve du consentement quand il est necessaire. Pour approfondir, consultez notre guide sur les regles du consentement RGPD et nos conseils pour concilier prospection et protection des donnees.
| Situation | Base legale possible | Duree indicative |
|---|---|---|
| Client actif | Execution du contrat | Duree de la relation |
| Facturation | Obligation legale | 10 ans (comptabilite) |
| Prospection B2C | Consentement | 3 ans sans contact |
| Prospection B2B | Interet legitime | 3 ans sans contact |
Gerer seul ses bases legales, ses durees et ses mentions prend vite du temps sur une activite deja chargee. Un accompagnement par un DPO externalise permet de cadrer votre conformite une fois pour toutes et de vous concentrer sur votre metier.
Combien de temps conserver factures et fichiers clients ?
La duree varie selon la finalite. Une facture ne se conserve pas comme un prospect qui n’a jamais repondu.
Les factures se gardent generalement dix ans au titre des obligations comptables. Un prospect sans contact depuis trois ans doit etre supprime ou anonymise.
Definir ces durees a l’avance vous evite de stocker des donnees inutiles. C’est aussi la logique de la base de votre registre des traitements, document que meme un solo doit tenir des qu’il traite regulierement des donnees.
Que doit contenir mon site web pour etre conforme ?
Trois elements reviennent systematiquement. Ils sont souvent absents des sites de freelances.
Il vous faut des mentions legales completes, une politique de confidentialite claire et un bandeau cookies si vous utilisez des mesures d’audience. Le formulaire de contact doit indiquer a quoi servent les donnees saisies.
Pensez aussi a l’hebergement et aux outils tiers. Nos ressources sur le RGPD applique au site internet detaillent chaque brique a mettre en place.
Quelles sont mes obligations envers mes outils et sous-traitants ?
Vos prestataires numeriques traitent des donnees pour vous. Le RGPD vous demande d’encadrer cette relation.
Votre outil de facturation, votre CRM ou votre hebergeur sont des sous-traitants. Un contrat de traitement doit exister avec chacun d’eux.
Verifiez aussi ou sont stockees les donnees, notamment hors Union europeenne. Notre article sur les obligations des sous-traitants vous aide a poser les bonnes questions a vos fournisseurs.
Par ou commencer concretement ?
Une checklist simple suffit pour demarrer. Vous n’avez pas besoin de tout regler en un jour.
- Lister vos fichiers et outils qui contiennent des donnees
- Attribuer une base legale a chaque traitement
- Fixer une duree de conservation par finalite
- Rediger mentions legales et politique de confidentialite
- Verifier les contrats avec vos outils tiers
- Prevoir comment repondre a une demande d’acces ou de suppression
Pour cadrer vos fondations, la CNIL detaille utilement le role et la designation d’un DPO, meme lorsque cette designation reste facultative pour un solo.
FAQ
Un auto-entrepreneur doit-il declarer ses fichiers a la CNIL ?
Non, la declaration prealable a disparu avec le RGPD en 2018. Vous devez en revanche tenir un registre de vos traitements, respecter les durees de conservation et informer les personnes concernees. La logique de responsabilite remplace la formalite de declaration, ce qui vous laisse documenter vos choix vous-meme.
Faut-il un DPO quand on travaille seul ?
Dans la plupart des cas, non. La designation devient obligatoire pour un suivi a grande echelle ou des donnees sensibles. Un freelance classique reste sous le seuil, mais rien ne l’empeche de se faire accompagner ponctuellement pour securiser sa conformite et gagner du temps.
Puis-je envoyer une newsletter a mes contacts professionnels ?
Vers des professionnels, c’est possible si le message concerne leur fonction et si un refus reste facile a exprimer. Vers des particuliers, le consentement prealable est requis, sauf pour vos clients existants sur des offres similaires. Chaque envoi doit toujours proposer un desabonnement clair et immediat.
Que risque un freelance qui ignore le RGPD ?
Le risque principal reste la plainte d’un client ou d’un prospect mecontent, suivie d’un controle. Au dela des sanctions possibles, une mauvaise gestion des donnees abime la confiance et donc votre reputation. Une mise en conformite raisonnable protege surtout la continuite de votre activite.
