La transparence est le premier reflexe impose par le RGPD. Pourtant, une notice d’information sur deux oublie au moins une mention obligatoire. Voici la checklist exacte a cocher, selon que vous recueillez les donnees directement ou via un tiers.
Article 13 ou article 14 : quelle difference concrete ?
Les deux articles repondent a la meme exigence : informer la personne concernee. Ils se distinguent uniquement par l’origine des donnees.
L’article 13 s’applique quand vous collectez les donnees directement aupres de la personne : formulaire, contrat, inscription en ligne ou badge d’acces.
L’article 14 vise les donnees obtenues indirectement : fichier achete, annuaire, partenaire ou source publique. La personne n’a pas remis ses donnees elle-meme, elle doit donc etre prevenue autrement.
Confondre les deux regimes est frequent. Une entreprise qui enrichit sa base clients via un prestataire externe bascule sous l’article 14, avec ses obligations propres.
Cette distinction n’est pas theorique. Elle change le moment ou vous informez et les mentions a ajouter. La suite detaille les deux regimes point par point.
Quelles informations devez-vous obligatoirement communiquer ?
Le socle d’informations est presque identique dans les deux cas. Oublier une seule ligne suffit a rendre la mention non conforme. Le tableau ci-dessous detaille chaque mention et son article de rattachement.
| Mention d’information | Article 13 (collecte directe) | Article 14 (collecte indirecte) |
|---|---|---|
| Identite et coordonnees du responsable | Oui | Oui |
| Coordonnees du delegue a la protection des donnees | Oui | Oui |
| Finalites et base legale du traitement | Oui | Oui |
| Destinataires des donnees | Oui | Oui |
| Transfert hors Union europeenne et garanties | Oui | Oui |
| Duree de conservation des donnees | Oui | Oui |
| Droits des personnes et reclamation a la CNIL | Oui | Oui |
| Caractere obligatoire ou facultatif de la reponse | Oui | Sans objet |
| Categories de donnees concernees | Sans objet | Oui |
| Source d’ou proviennent les donnees | Sans objet | Oui |
Le choix de la base legale du traitement conditionne certaines mentions, comme l’interet legitime poursuivi ou le droit de retirer son consentement. Ces elements doivent rester exacts dans le temps, y compris apres une evolution de vos outils.
Quand et comment delivrer ces mentions ?
Pour l’article 13, l’information est due au moment precis de la collecte, avant que la personne ne transmette ses donnees.
Pour l’article 14, vous disposez d’un delai raisonnable, d’un mois maximum. L’information intervient au plus tard lors du premier contact avec la personne ou de la premiere communication de ses donnees a un tiers.
La forme compte autant que le fond. Le message doit etre concis, transparent et redige en termes clairs. Une notice d’information a plusieurs niveaux affiche l’essentiel puis renvoie vers le detail. Un langage technique ou un renvoi cache vers des conditions generales ne satisfait pas cette exigence.
Sur un site internet, ces mentions s’articulent avec d’autres obligations d’affichage. Vous pouvez verifier ce qui est attendu grace aux obligations a respecter sur votre site internet.
Peut-on se dispenser d’informer les personnes ?
Les derogations existent mais restent d’interpretation stricte. La plus frequente : la personne dispose deja de l’information.
L’article 14 ajoute d’autres cas : effort manifestement disproportionne, information prevue par un texte ou obligation de confidentialite. Documenter le motif retenu dans votre registre reste indispensable en cas de controle.
Rappelez enfin que la duree de conservation et les modalites d’exercice du droit d’acces figurent toujours dans la mention, sans exception possible.
Un audit regulier de vos formulaires et parcours reste le meilleur moyen de reperer une mention devenue obsolete apres un changement de finalite ou de prestataire, avant qu’un controle ne le fasse a votre place.
Construire des mentions d’information completes et les maintenir a jour a chaque nouveau traitement demande de la methode. Un DPO externalise pilote votre conformite et securise vos formulaires, contrats et parcours en ligne.
FAQ
L’article 13 impose-t-il un delai pour informer ?
Non, l’information doit etre delivree au moment meme de la collecte, avant que la personne ne transmette ses donnees. Il n’existe pas de delai differe pour l’article 13. Un formulaire affiche donc la mention, ou un lien clair vers elle, des sa soumission.
Quel delai s’applique a l’article 14 ?
Vous devez informer la personne dans un delai raisonnable, d’un mois maximum apres avoir obtenu ses donnees. Si vous communiquez avec elle avant ce terme, l’information intervient des ce premier contact. En cas de transmission a un tiers, elle est due au plus tard a cette occasion.
Une mention peut-elle renvoyer vers une page web ?
Oui, l’approche a plusieurs niveaux est recommandee. Vous affichez les informations essentielles au point de collecte, puis un lien mene vers la notice complete. La methode reste conforme tant que la personne accede facilement a l’ensemble des mentions avant de fournir ses donnees.
Que risque une mention d’information incomplete ?
Un defaut d’information expose a une mise en demeure puis a une sanction de la CNIL. La transparence figure parmi les manquements les plus controles. Au-dela de la sanction, une mention lacunaire fragilise la base legale du traitement et la confiance des personnes concernees.
