La mise en place d’un système de suivi pour garantir la conformité continue à la réglementation RGPD est essentielle pour les entreprises qui traitent des données personnelles. En effet, la réglementation RGPD impose des obligations en matière de protection des données qui doivent être respectées en continu. Il est donc important de mettre en place des processus pour suivre régulièrement la conformité avec la réglementation.

Il existe plusieurs étapes clés pour mettre en place un système de suivi efficace pour garantir la conformité continue à la réglementation RGPD.

Tout d’abord, il est important de réaliser une évaluation des risques pour identifier les domaines où il y a un risque élevé de non-conformité. Cela permet de cibler les efforts de conformité sur les domaines les plus importants.

Ensuite, il est nécessaire de mettre en place des processus pour surveiller régulièrement la conformité dans ces domaines. Il est important de disposer de processus pour détecter les incidents de non-conformité et de les traiter rapidement.

Il est également important de disposer d’un système pour documenter les actions prises pour remédier aux incidents de non-conformité et pour suivre l’efficacité de ces actions. Cela permet de démontrer la conformité avec la réglementation en cas de vérification.

Il est également important de mettre en place des processus de formation pour sensibiliser les employés à la réglementation RGPD et à leur rôle dans la conformité continue. Les employés doivent être informés de leurs responsabilités en matière de protection des données et savoir comment signaler les incidents de non-conformité.

Enfin, il est important de mettre en place des processus pour évaluer régulièrement les performances du système de suivi de conformité et pour apporter des améliorations en fonction des résultats obtenus. Cela permet de s’assurer que le système est efficace et adapté aux besoins changeants de l’entreprise.

En résumé, la mise en place d’un système de suivi pour garantir la conformité continue à la réglementation RGPD est un processus continu qui nécessite une évaluation des risques, une surveillance régulière, une documentation adéquate, une formation des employés et une évaluation régulière des performances.

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Devoirs d’information et de transparence Pour respecter le RGPD, vous devez également tenir vos devoirs d’information et de transparence vis-à-vis des participants à votre étude de marché.

Communiquez sur :

• L’identité et les coordonnées du responsable du traitement (la personne de votre entreprise qui décide de la finalité du traitement)
• Vos engagements en matière de protection des données personnelles
• Les destinataires des données collectées
• La durée de conservation des données
• Le caractère obligatoire ou facultatif des réponses
• L’existence de droits d’accès, de rectification et de suppression des données pour le participant pendant la durée de l’étude.

Ces informations doivent être facilement accessibles, dans un langage clair et intelligible. Pensez à inclure ces précisions dans les mentions légales de formulaire.

Externalisation des études à un sous-traitant Si vous externalisez vos enquêtes auprès d’un institut de sondage ou d’une société spécialisée, assurez-vous contractuellement qu’ils présentent des garanties suffisantes de conformité RGPD.

Exigez qu’ils s’engagent par contrat à :

• Traiter les données uniquement selon vos instructions
• Ne pas communiquer les données à d’autres tiers
• Supprimer les données une fois le service réalisé

Ce contrat doit prendre la forme d’un acte juridique contraignant. L’externalisation ne vous exempte pas de vos responsabilités en termes de protection des données personnelles.

Désigner un référent RGPD/DPO Pour montre votre engagement RGPD, vous pouvez désigner un référent interne en la matière ou avoir recours à un Délégué à la Protection des Données (DPO) externe. Celui-ci pourra valider vos procédures d’enquêtes, réaliser des audits RGPD et vous assister en cas de besoin.

Avec ces bonnes pratiques, vous mènerez des études de marché utiles tout en protégeant efficacement les données personnelles des participants ! N’hésitez pas à contacter notre équipe de DPO externalisés pour plus d’accompagnement.