Marqué par une sensibilisation croissante à la protection des données personnelles, les entreprises se retrouvent souvent confrontées à des défis complexes. La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), gardienne de ces données en France, joue un rôle central dans ce contexte. Une saisine de la CNIL, bien que potentiellement intimidante, représente une étape cruciale pour assurer la conformité des organisations au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Pourquoi une saisine de la CNIL ?

Une saisine peut survenir pour plusieurs raisons. Elle peut être initiée suite à des plaintes de personnes concernées, suspectant un mauvais usage de leurs données personnelles, ou dans le cadre de contrôles réguliers de la CNIL. Cette démarche vise à vérifier que les entreprises respectent les principes du RGPD, notamment en termes de consentement, de sécurité des données et de transparence dans leur traitement.

Comment y répondre efficacement ?

La réponse à une saisine de la CNIL doit être méticuleuse et bien documentée. Les entreprises doivent démontrer leur conformité en fournissant des preuves concrètes : politiques de confidentialité, preuves de consentement, mesures de sécurité mises en place, etc. C’est une démarche qui exige une compréhension approfondie des exigences légales et une capacité à traduire ces exigences en pratiques opérationnelles.

L’importance de l’accompagnement par DPO Partagé

Dans ce contexte complexe, l’assistance d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) est inestimable. DPO Partagé, grâce à son expertise et à sa connaissance approfondie du RGPD, se présente comme un partenaire de choix pour les entreprises. Que ce soit pour préparer une réponse à une saisine de la CNIL ou pour mettre en place des pratiques de conformité proactives, DPO Partagé offre un accompagnement sur mesure.

Leur rôle ne se limite pas à la réponse à une saisine. Ils aident également à instaurer une culture de la protection des données au sein des entreprises, formant les équipes, auditant les processus et mettant en œuvre des stratégies de conformité efficaces. En anticipant les problématiques de conformité et en réagissant adéquatement aux saisines de la CNIL, DPO Partagé permet aux entreprises de naviguer sereinement dans le paysage complexe du RGPD.

Contacter DPO PARTAGE au 01 83 64 42 98 pour toutes vos questions ou directement avec le tchat (en bas a gauche de votre écran) ou le Formulaire de contact

Devoirs d’information et de transparence Pour respecter le RGPD, vous devez également tenir vos devoirs d’information et de transparence vis-à-vis des participants à votre étude de marché.

Communiquez sur :

• L’identité et les coordonnées du responsable du traitement (la personne de votre entreprise qui décide de la finalité du traitement)
• Vos engagements en matière de protection des données personnelles
• Les destinataires des données collectées
• La durée de conservation des données
• Le caractère obligatoire ou facultatif des réponses
• L’existence de droits d’accès, de rectification et de suppression des données pour le participant pendant la durée de l’étude.

Ces informations doivent être facilement accessibles, dans un langage clair et intelligible. Pensez à inclure ces précisions dans les mentions légales de formulaire.

Externalisation des études à un sous-traitant Si vous externalisez vos enquêtes auprès d’un institut de sondage ou d’une société spécialisée, assurez-vous contractuellement qu’ils présentent des garanties suffisantes de conformité RGPD.

Exigez qu’ils s’engagent par contrat à :

• Traiter les données uniquement selon vos instructions
• Ne pas communiquer les données à d’autres tiers
• Supprimer les données une fois le service réalisé

Ce contrat doit prendre la forme d’un acte juridique contraignant. L’externalisation ne vous exempte pas de vos responsabilités en termes de protection des données personnelles.

Désigner un référent RGPD/DPO Pour montre votre engagement RGPD, vous pouvez désigner un référent interne en la matière ou avoir recours à un Délégué à la Protection des Données (DPO) externe. Celui-ci pourra valider vos procédures d’enquêtes, réaliser des audits RGPD et vous assister en cas de besoin.

Avec ces bonnes pratiques, vous mènerez des études de marché utiles tout en protégeant efficacement les données personnelles des participants ! N’hésitez pas à contacter notre équipe de DPO externalisés pour plus d’accompagnement.