Gestion des documents de formation et le RGPD : La gestion des documents de formation est un aspect crucial de notre travail, nécessitant une attention particulière en matière de conservation et de protection des données. Cet article vise à clarifier les obligations légales et les recommandations en matière de durée de conservation des documents de formation, en se référant spécifiquement aux textes de loi pertinents.

1. Attestations de formation

L’article L6353-1 du Code du travail stipule que l’employeur doit délivrer au travailleur une attestation mentionnant les actions de formation suivies par celui-ci. Bien que la loi ne précise pas explicitement la durée de conservation de ces attestations, il est généralement recommandé de les conserver pendant au moins 3 ans. Cette durée permet de répondre aux éventuelles demandes de contrôle de l’administration ou de l’employé lui-même.

2. Listes d’émargement

Selon l’article L6353-1 du Code du travail, les listes d’émargement, signées par les stagiaires et par le formateur à chaque demi-journée de formation, doivent être conservées pendant 3 ans. Ces documents sont essentiels pour prouver la réalité de la formation en cas de contrôle de l’administration.

3. Formulaires d’inscription à la formation

Il n’existe pas de durée légale spécifique pour la conservation des formulaires d’inscription à la formation. Cependant, pour des raisons administratives et de bonne gestion, il peut être utile de les conserver pendant une période raisonnable, par exemple 3 ans.

4. Plaquette de formation

La plaquette de formation, bien qu’elle ne contienne généralement pas de données à caractère personnel, peut être conservée aussi longtemps que nécessaire pour des raisons de marketing ou de référence.

5. Respect du RGPD

En ce qui concerne les documents contenant des données à caractère personnel, le RGPD, en son article 5, stipule que les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire pour les fins pour lesquelles elles ont été collectées. Cela signifie que la durée de conservation des documents contenant des données personnelles peut varier en fonction de la finalité de la collecte de ces données.

Il est donc essentiel de mettre en place une politique de conservation des données qui respecte à la fois les obligations légales et les principes du RGPD. Cela implique de définir une durée de conservation pour chaque type de document, de mettre en œuvre des mesures pour garantir la sécurité des données pendant cette période et de prévoir des procédures pour la suppression sécurisée des données à l’expiration de cette période.