Dans le cadre de leur gestion des ressources humaines, les entreprises françaises détiennent de nombreux documents liés à leurs employés. Ces dossiers d’employés contiennent généralement des informations personnelles sensibles qui doivent être gérées et conservées de manière appropriée en vertu de la loi française et du Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Contenu des dossiers d’employés
Les dossiers d’employés peuvent contenir une variété de documents, tels que :
- Le contrat de travail
- Les bulletins de salaire
- Les déclarations d’accidents du travail
- Les justificatifs de diplômes
- Les attestations d’emploi précédentes
- Les évaluations de performance
- Les formations suivies et leurs évaluations
- Les documents relatifs à la cessation du contrat de travail (certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, etc.)
- Les déclarations et paiements de cotisations sociales
Délais de conservation
Les délais de conservation de ces documents varient selon leur nature. Voici un aperçu de certains des délais de conservation les plus importants :
- Contrat de travail : doit être conservé pendant toute la durée du contrat et jusqu’à 5 ans après sa fin.
- Bulletins de salaire : doivent être conservés pendant au moins 5 ans par l’employeur, mais il est conseillé aux employés de les conserver pendant toute leur vie active pour justifier leurs droits à la retraite.
- Déclarations d’accidents du travail : doivent être conservées pendant 10 ans.
- Justificatifs de diplômes, attestations d’emploi précédentes : doivent être conservés pendant toute la durée de l’emploi et jusqu’à 5 ans après la fin du contrat.
- Évaluations de performance : aucune durée de conservation spécifique n’est indiquée par la loi, mais il est recommandé de les conserver pendant la durée de l’emploi et jusqu’à 5 ans après.
- Formations suivies et leurs évaluations : doivent être conservées pendant 5 ans après la fin du contrat de travail.
- Documents relatifs à la cessation du contrat de travail : doivent être conservés pendant au moins 5 ans.
- Déclarations et paiements de cotisations sociales : doivent être conservées pendant 3 ans.
Conservation des données en conformité avec le RGPD
En vertu du RGPD, l’entreprise doit respecter le principe de minimisation des données et ne conserver les données personnelles que pendant la période nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. En cas de contrôle, l’entreprise doit être en mesure de justifier la durée de conservation des données. Si la période de conservation requise par la loi est dépassée, l’entreprise doit supprimer les données personnelles de manière sécurisée ou les rendre anonymes.
Accès aux dossiers d’employés
Conformément au RGPD, toute personne a le droit d’accéder à ses données personnelles. L’employé peut donc demander à consulter son dossier personnel. L’employeur doit fournir une copie des informations personnelles qu’il traite. Il doit également fournir des informations sur la finalité du traitement
